Регистрацията е първата точка за контакт с вашите гости, а гладкият процес на регистрация поддържа високите нива на вълнение и определя тона за голямо събитие. От друга страна, неорганизираното и отнемащо време преживяване може да накара тълпата да се разсърди до края на събитието. С толкова много езда на регистрационната таблица, определено искаш да го направиш за първи път. Следвайте този контролен списък, който е от съществено значение, за да сте сигурни, че ще успеете да започнете добро начало.
По-големият е по-добър
Простата математика ни казва, че големи тълпи ще изискват повече човешки сили, ако искате да избягвате дълги линии. Препоръчвам един служител за всеки сто души, а по една за всеки двеста гости. Що се отнася до нуждите на масата , поемете двама служители на маса от осем стъпки и добавете допълнителна таблица към това изчисление за доставките и работното пространство.
Останете свързани
Вие не искате да бягате през халета, търсещи електрическа мрежа или интернет връзка, така че не забравяйте да получите тези линии на масата ви предварително. Вие също ще искате да донесете лаптоп, дори ако не планирате да го използвате. Онлайн достъпът може да бъде полезен, ако трябва да проверите имейлите или да помогнете на изгубените гости да намерят своя път до и от мястото. Не на последно място, проверете ситуацията със светлината. Ако коридорът е слабо осветен, може би искате да добавите няколко светлини, които да ви помогнат при четенето на вашите списъци.
Не забравяйте офис консумативи
Всеки плановик трябва да има кутия за зареждане, пълна с най- важното за офиса, като лента, ножици и асортимент от маркери.
Други забележителни елементи за вашия опаковъчен списък включват празни имена, номера на таблици и запазени знаци, които да се използват според нуждите. Да, мястото ви ще има достъп до повечето от тези неща, но времето и разочарованието, които спестявате, като ги държите до вас, е безценно.
Изпратете отговори
Един от най-големите нарушители на вашия "регистрационен ритъм" ще бъде баражът на прости въпроси, идващи както от доброволци, така и от присъстващи.
Можете да предотвратите забавянето на тези запитвания чрез забавяне на регистрационната линия, като настроите таблица с помощни програми. Ще бъдете изумени колко по-ефективно може да се изпълнява таблицата за проверка, когато имате отделен човек, който отговаря на въпроси като "Къде е банята"?
Останете отворени
От съществено значение е да се съхранява поне едно лице в регистрационната таблица по време на събитието. Не искате сравнително малък проблем да се снемете с нещо по-голямо, защото никой не е бил на разположение, за да ви помогне. Това обикновено се случва, когато гостите са принудени да търсят другаде, когато екипът ви не може да бъде намерен. Това отнема само една лоша почивка в банята, за да изпрати нетърпелив участник в кухнята, за да поиска салата без лук!
Поддържайте близките си приятели
Има няколко номера за контакт, които ще искате да получите добре преди началото на събитието. Първият е мобилният номер за координатора на местоположението ви. Няма да има време да измиете сградата, когато хартиените кърпи изчезват в банята, така че това число е абсолютно задължително. Друг добър номер, който трябва да имаме за проблемите, свързани с храните, е този на мениджъра на кетъринга. И накрая, потвърдете най-добрите номера за спешни случаи за полицията и противопожарните служби. Някои хотели имат собствен охранителен персонал, който често е най-добрата контактна точка в тези ситуации.
Таблиците за регистрация трябва да предоставят повече от само знак за добре дошли и име. От гледна точка на госта те представляват център за обслужване на клиенти за Вашето събитие. Но за да се оправдае това очакване, трябва да сте подготвени. В края на краищата, ако гостите не могат да го направят след регистрацията, останалите ваши усилия за планиране ще останат незабелязани.