Какво представлява поръчката за банкет (BEO)?

Това е ключът към успешното събитие

Местата искат да бъдат сигурни, че големите събития изчезват без никакво възбуждане или, ако има нещо, те искат да бъдат сигурни, че това не е тяхна вина. С оглед на това, те създават внимателно изработени поръчки за банкети (BEOC), които координаторите на събитията трябва да подпишат. Въпреки че може да е трудно да се съди, ако не е спазено писмото на BEO, за всички цели и цели е сключен правен договор; разбира се, трябва да бъде прочетено внимателно, преди да бъде подписано.

Какво представлява поръчката за банкет (BEO)?

Почти всяко голямо събитие, планирано в хотел или специално заведение, изисква поръчка за банкет-събитие или BEO, което е договор, който очертава всеки детайл от събитието. Ако сте плановик за събития, вие ще искате да се запознаете с BEO's, за да сте сигурни, че всички детайли са покрити правилно.

Споразумението често се очертава върху формуляр, който подробно посочва селекциите за храни и напитки, аудио / визуално, настройка на помещенията, включително центрове за маса, изисквания за персонал и всички други елементи, свързани с Вашето събитие. Включено в BEO е разбит списък на разходите, които ще трябва да платите.

Споразумението най-вероятно включва "блокове" на информация по подпозиции, като например информация за контакт, график, условия за храна и напитки, настройка на помещенията, аудиовизуални материали, условия и блокове за подпис.

Прочитане на поръчката за банкет

Докато е очевидно, че трябва да прочетете BEO и да приемете условията, посочени в споразумението, не забравяйте да прочетете и финия шрифт.

Уверете се, че сте напълно информирани за това, с което се съгласявате, включително всички разходи.

Проверете дали в общия раздел на BEO е очертано следното:

• Информация за контакта на място, включително номер на мобилен телефон
• Използване на пространството за деня на мероприятието (двойна проверка, за да сте сигурни, че споменатите интервали са местата, които сте обиколили)

• Времето за настройка, начало и край на събитието
• Очаква се общият брой гости

Храни и напитки

Част от БЕО ще бъде посветена на споразумения за храни и напитки. Искате да се уверите, че следното е описано подробно в този раздел:

• Цялото меню , включително всички курсове
• Всеки елемент на шведска маса и как всяка станция ще бъде поставена и поставена в стаята
• Как мястото се стреми да отговори на нуждите на гостите, които имат специални хранителни проблеми (като например безглутенови или вегетариански диети)
• Срокове на обслужване
• Специални предмети за сервиз, като вино и пенлива вода на масите
• Разбивка на всички цени на храните
• Подробен списък с алкохол, марки алкохол и бира на разположение в бара

Настройка на стаята

BEO трябва конкретно да очертае цялата настройвана стая. Включва:

• Поставяне на таблици
• Броят на местата на масата
• Поставяне на хранителни станции
• Разположение на забавленията (и подробности относно настаняване на артисти, ако е необходимо, включително съхранение на оборудване, достъп до храна и напитки, променящо се пространство и т.н.)
• Местоположение на бар / и

Някои BEOs могат дори да включват диаграма на стаята.

Аудиовизуални и външни доставчици

Аудиовизуалните договорености понякога ще се появяват в BEO, но тъй като много места се договарят с трети лица, може да има отделен договор.

Ако е включена в BEO, уверете се, че всички данни са финализирани преди подписването на договора .

Правила и условия

Всички договори, включително БЕО, имат условия, които трябва да спазвате. Преди да подпишете документа, уверете се, че сте запознати с всички условия. Например какви са условията на споразумението в случай на анулиране? Как ще бъдат разрешени споровете, ако например гостът падне и падне?

Важно е да задавате въпроси на управителя на съоръжението и да потвърдите данните си с клиента си преди подписването му. След като подпишете BEO, това е обвързващ договор.