Как инициативата APEX промени плана за корпоративно събитие

Оригиналният бутон за стандартизиране на комуникацията в индустрията за събития

Едно от най-често срещаните заявки сред корпоративните събития и планиращите срещи е за стандартизиран софтуер за планиране на събития, който да подпомогне комуникацията между професионалистите в отрасъла и цялостната ефективност. Докато една напълно стандартизирана и предписана система или софтуер все още не е приета в целия бранш, Конгресният съвет на индустрията (CIC) стартира инициатива, която осигуряваше безпрецедентна посока за планиране на събития, професионалисти в бранша и в крайна сметка разработчици на софтуер за планиране на събития в цялата страна това, което е известно като APEX.

Обменът на приетите практики на CIC

APEX означава "Обмен на приети практики", инициатива на Съвета на индустрията на Конвента (CIC), чиято цел е да обедини всички срещи, конвенции и изложби, за да разработи и приложи доброволни стандарти за софтуер за планиране на събития и други инструменти. Независимо от доброволното си естество, това е играч в индустрията.

Повече от 2500 членове на индустрията в 60 града в САЩ и Канада участваха в практически дискусии и повече от 350 професионалисти от бранша участваха като доброволец от 2001 г. насам. Чрез сътрудничество, участниците в APEX се надяваха да определят дефинираните в отрасъла индустрии практики, които биха определили стандарти за софтуер за планиране на събития и други инструменти. Тази инициатива в крайна сметка се превърна в създаването на инструментите за планиране на събития в APEX, които включват поредица от ресурси за планиране на събития и непрекъснатото разработване на нов софтуер за планиране на събития.

APEX инструменти и ресурси

Още през 2001 г., инициативата APEX беше единствената индустриална и последователна тласък за разработване на стандарти за инструмента за планиране на събития. В крайна сметка това доведе до разработването на инструментариум, шаблони и насоки за най-добри практики, които много плановици все още използват в някаква форма днес. Всички ресурси все още са налице за онлайн употреба или са достъпни за изтегляне в Microsoft Word на PDF формати.

Всички инструменти са на разположение безплатно.

1. Онлайн речник на APEX
   Този интерактивен онлайн инструмент е изчерпателна справка за терминологията, жаргона и акронимите, използвани в цялата индустрия за срещи и събития. Това прави голям ресурс за осигуряване на съгласуваност на термините и все още се оказва полезен инструмент за обучение на нови служители.
2. ESG (Ръководство за спецификациите на събитията)
   Управителите на събития използваха термина "резюме", за да отбележат спецификациите на срещите. Акронимът ESG (който служи за ръководство за спецификациите на събитията) замени този термин след стартирането на APEX със стандартен инструмент, който да се използва при подготовката и споделянето на пълни инструкции и подробности за събития от всякакви размери.
3. APEX Жилища и регистрация
   Тези приети практики бяха разработени за събиране, отчитане и извличане на пълни данни за настаняване и регистрация за срещи, конвенции и други събития. То се оказа и ресурс за справяне с жилищните въпроси, като доставчици на жилища, интернет въпроси, международни жилища и оповестяване.
4. Шаблонът PER (Шаблон за доклад след събитието)
   Замяната на старите отчети за "историята", отчетът след събитието или PER са все още приемлив формат за събития и срещи за събиране, съхранение и споделяне на точни и изчерпателни данни от доклади след събития за събития от всички видове (въпреки че съществуват нови версии различни програми).

1. Шаблони за заявки за предложения (RFP)
   Заедно с бялата хартия, публикувана от CIC съвместно с делегатите на APEX и Асоциацията за глобални бизнес пътувания (GBTA), CIC все още предлага стандартни RFP формати, които адресират основната информация и уникалните потребности от разнообразни нужди на RFP, включително: аудиовизуални управляващо дружество, изпълнител на услуги, единично съоръжение, транспорт, функционален график и настройка на функциите. Тези шаблони улесняват търсенето на подходяща информация, сравняването на отговорите и вземането на информирани решения.

Ресурси и софтуер за планиране на събития

Целта на инициативата APEX на Конгреса на индустриалния съвет бе да промени фундаментално начина, по който професионалистите съобщават в цялата индустрия за срещи и събития от проектанти на събития до доставчици, доставчици, изпълнители и други професионалисти в службите по събития.

Преди APEX, нейните стандартизирани насоки, най-добри практики и в крайна сметка неговите онлайн инструменти и ресурси, комуникацията беше основното предизвикателство за професионалистите в бранша.

Много се е променило от началото на 2000-те. Докато идеята за APEX и тези цели започна още през 1997 г. и CIC се съсредоточи главно върху концептуалния етап от 2000-2004 г., който чака да започне до 2004 г. и 2005 г. От стартирането на стандартите и инструментите на APEX, много други ресурси и събития софтуер за планиране са разработени, но нито един орган не е отхвърлил CIC в предписването на индустриални стандарти на практика.