Бизнес етикетът на поздравителните съобщения в гласовата поща
Когато автоматичният служител прехвърли повикване към това разширение, следващото достъпно разширение ще получи обаждането. Ако всички разширения на счетоводния отдел са заети или не са налице, обаждането ще бъде прехвърлено в полето за гласова поща на отдела.
Опции за поздрави на гласовата поща
В зависимост от телефонната система, която имате във вашата компания, може да има различни опции за вида поздрави на гласовата поща, които ви позволяват да композирате. Те включват:
- Главно поздравление по гласовата поща
Общият поздрав към гласовата поща се използва като поздрав по подразбиране за гласовата поща, ако не е зададен друг тип поздрав. - Вътрешно поздравление по гласовата поща
Използва се за поздравяване на хората, които се обаждат от вашия отдел от собствената ви компания (т.е. от друго разширение). По принцип това се отнася само за много големи компании. - Външно гласово поздравление
Това поздравление ще се играе за хора, които се обаждат извън вашата компания. Автоматизираният служител на телефонната ви система може да свири общо поздравление на компанията, което всички външни повиквания ще чуят. Ако името на фирмата ви е споменато в този поздрав, не е необходимо да го казвате отново във вашето ведомствено поздравление.
- Временна или "извън офиса" гласова поща
Временното или неактивно поздравително съобщение за гласовата поща се определя, когато целият отдел няма да бъде на разположение за определен период от време. Например, отделът има персонал между 8:00 ч. И 17:00 ч. Или има задължително заседание на отдела, което отстранява всички хора да отговарят на телефона. Повечето системи за гласова поща ще ви позволят да зададете дата и час на изтичане, така че не трябва да забравяте да я изключите, когато вашият отдел се върне към нормални операции.
- По телефона (заети) гласова поща поздрав
Това поздравление се използва, за да информира обаждащите се, че отделът е на разположение, но никой не може да се обади веднага, защото всички разширения в басейна на отдела са заети с други обаждащи се.
Елементи на поздравленията за гласовата поща на доброто управление
- Име на отдел
- Изявление, че не можете да се обадите веднага
- Покана за оставяне на съобщение
- Когато могат да очакват обаждане за връщане
- Допълнителни опции, които са налични (напр. "Натискайте клавиша за пауза, за да се върнете към ...")
- Адрес на уебсайта, ако може да предостави смислена информация
- Не повече от 20 - 25 секунди (по правило)
- Не започвайте с поздрав "Вашето обаждане е много важно за нас ...". Тази фраза е прекалено използвана и обикновено е "изключване" на обаждащите се.
- Избягвайте да давате твърде много информация и да правите прекалено дълго поздравление.
Примерни поздрави на главния отдел на службата за добро управление
- Вие сте стигнали до Счетоводството. Всички наши представители са заети с обслужването на други обаждащи се. Вместо да губите ценното си време в задържане, бихме искали да ви върнем обаждането в рамките на два работни часа. Ако искате да се върнете към предишното меню, натиснете звезда сега. В противен случай ни оставете подробно съобщение с вашето име и номер. След като запишете съобщението си, можете да натиснете клавиша за повече опции. Благодаря за обаждането.
- Достигнахте до отдел Продажби в Operations Tech, Inc. Всички наши търговски представители са заети с обслужването на други клиенти, но бихме искали да Ви върнем обаждането възможно най-скоро. За актуална ценова информация или за проверка на състоянието на поръчката, моля, посетете ни в мрежата. В противен случай, моля, оставете ни съобщение с името и номера си след тона. Ако искате да се върнете в предишното меню, натиснете бутона звезда сега.
- Вие сте се свързали с отдел "Счетоводство" в Operations Tech, Inc. Понастоящем отделът е затворен. Нашите нормални часове на работа са от 8:00 до 17:00 от понеделник до петък. В събота и неделя сме затворени. Можете да натиснете клавиша звезда по всяко време, за да се върнете към предишното меню. В противен случай, моля, оставете ни съобщение с вашето име и номер и ние ще ви върнем обаждането, когато офисът отново се отвори. Може да затворите след като напуснете съобщението си или да натиснете клавиша за допълнителни опции. Благодаря за обаждането.
Лоши поздрави на гласовата поща
- Достигнахте до Отдел "Продажби". Остави ни съобщение.
- Здравейте. Стигнахте до Отдел "Счетоводство" на XYZ.com. Всички счетоводители понастоящем присъстват на задължително заседание на отдела и никой не е на разположение, за да се обади. Вашето обаждане е много важно за нас и бихме искали да ви върнем обаждането веднага щом се върнем. Въпреки това, това е краят на годината и нашето натрупване на обаждания е много дълго. Ако се обаждате за извършване на плащане по просрочена сметка, моля, не забравяйте да ни кажете в съобщението си, за да ви се обадим веднага. В противен случай, моля, изчакайте тона и остави подробно поверително съобщение.
- Отделът е затворен. Моля, оставете съобщение след тона.