10 съвета за успешни вътрешни фирмени събития
Ако сте били натоварени с планирането на ежегодния празник на служителите за вашата компания, следвайте няколко основни насоки, за да извлечете максимума от вашето специално събитие и може да ви помогне да намалите разходите, без да повлияете на качеството му. Чрез внимателно оценяване на най-добрия начин за приближаване и изпълнение на тази празнична партия, можете да създадете опит, който не само увеличава морала на компанията, но също така повишава степента на удовлетвореност и задържане на служителите.
Важно е да започнете с основите - каква тема трябва да има партията, къде трябва да се проведе, колко хора идват, кога трябва да се случи и какви храни и напитки ще се обслужват по време на събитието - преди да се премине към специализирано планиране и евентуално изпълнение на събития.
01 - Основните елементи на събитието за ваканционно дружество
Разбира се, както всяко друго събитие или проект, трябва да създадете план на проекта, който да идентифицира подробностите за събитието за празника на служителите. Темата, мястото, часът, датата, броя на гостите, изборът на храна и напитки, декор и програма за събития трябва да бъдат взети под внимание, преди да започнете да изпълнявате Вашето събитие.
Всяко добро парти изисква тези основни елементи да бъдат успешни, но не всичко трябва да бъде поставено в камък, преди да започнете да изпълнявате нуждите си (като осигуряване на място, резервиране на доставчик или планиране на дневен ред).
Въпреки че има много начини да се подходи към тези решения, а решенията за идеи на по-високо ниво, като темата и времето, често попадат на ръководителите на компанията вместо на производителя на събитието, най-добре е да работите с екип, за да решите кои детайли са подходящи за вашите конкретни компания.
02 - Изберете най-ефективното време за задържане на събитието
За съжаление, не всеки може да има възможността да участва в събитието, защото някой трябва да остане обратно и да отговори на обажданията и запитванията на клиентите. Но едно събитие за обяд дава възможност на организацията да контролира разходите и намалява задълженията по отношение на личното време и ангажиментите на служителите.
Очевидно, ако организацията не е домакин на програма за обяд, тогава те ще бъдат домакини на вечерно събитие, което позволява повече служители да присъстват, но често могат да идват с по-високи разходи, в зависимост от това коя вечер от седмицата събитието се провежда.
И така, как ще получите най -големия взрив за долара ? Докато някои може да мислят, че петък е най-добрият ден за провеждане на събитието, защото повечето служители ще бъдат изключени за уикенда, петък е най-популярният ден от седмицата в ресторантите и други места - най-скъпото време. Малко организации ще искат да обмислят неделя вечер, така че изглежда следващият най-добър вариант може да бъде понеделник вечер.
03 - Помислете за хостинг на парти в извън сезона
В началото на октомври и в края на януари се налага да организирате годишна партия за поскъпване, тъй като можете да намерите по-голяма наличност на опции извън залата, да спестите пари за разходите за кетъринг и потенциално да получите по-добри оферти за парти пакети по време на това събитие извън сезона.
Един недостатък при създаването на годишна партия за благодарност, вместо да се празнуват общите годишни празници, е, че служителите може и да не помнят това като традиция, както и да правят коледни или новогодишни партита. Вие ще искате да се уверете, че да се изгради hype около събитието, ако това не е традиционен празник страна.
04 - Изберете екип, който да помогне за изпълнение на събитието
Определянето на правилния размер на отбора и избора на най-добрите членове на екипа са от съществено значение за това събитието ви да бъде успешно възможно най-малко. В крайна сметка, обаче, това не е размерът на комитета, а качеството на работещите по него, което определя калибъра на екипа за планиране на събития.
По-малка група от хора вероятно ще направи планирането по-целесъобразно и рентабилно, но много организации участват в голям комитет от отделни лица, така че на фазите на планиране и изпълнение да бъдат представени повече гласове на служителите. Времето, прекарано в планирането на подобно събитие, обаче може да отнеме от ежедневната производителност на участниците, така че може да обмислите създаването на по-малък екип от лица, които имат правомощия да вземат решения за по-голямата група.
Избирайте тези лица за способността им да влияят положително на другите служители и да използват задачата като награда или стимул за избраните. Планиращият събитието на организацията трябва да работи с оправомощен лидер в областта на човешките ресурси или маркетинга - някой, упълномощен да одобрява плана, за да помогне при вземането на тези решения и да избере най-добрите членове на екипа.
05 - Създайте ценово ефективно парти за празненства
Платените ястия често са по-рентабилни от буферите и те могат да бъдат представени много по-елегантно от това, че всички остават в ред и се обслужват сами.
Разбира се, менюто ви трябва да подсили темата на събитието и трябва да се опитате да изберете елементи, които включват цветовете или марката на събитието ви, но това не означава, че трябва да наемете скъпи декори за спално бельо и други материали.
Изборът на скромни предмети или пресни плодове за центрове, ограничаване на консумацията на алкохол и хостинг на място, което има стандартни декорации за почивка и опции за ценообразуване на храна, са също отлични начини за намаляване на разходите, като същевременно дават на вашите служители добър опит.
06 - Решете нивата и границите на консумацията на алкохол
Все пак повечето служители не искат да присъстват на фирмено събитие, което не съдържа някаква форма на алкохолна напитка. По тази причина искате да стесните избора си на алкохол или дори да създадете евтини коктейли за подписване, за да намалите разходите и да запазите нивата на интоксикация.
Също така можете да обмислите ограничаването на селекцията само на вино, затварянето на бара по-рано и предлагането на напитки само по време на храненето, за да помогнете за по-нататъшното намаляване на разходите и да ограничите сумата, която служителите пият, докато представлява компанията на Вашето събитие.
07 - Напомняйте на служителите на правилната етика
Етикетните грешки, които трябва да се избягват на празника, включват избягване на прекомерно пиене, хранене, говорене или оплакване, пристигане прекалено рано или закъснение, носене на неподходящо облекло и привеждане на прекалено големи гости - всичко това не само може да повлияе на опита на другите но и разходи на компанията.
Въпреки че ежегодно празненството за фирмени празници има за цел да доведе екипа заедно и по-ниски задръжки, които обикновено се срещат на работното място, напомнете на гостите, че все още представляват компанията, дори когато присъстват на това събитие след работно време и следователно се очаква да се държат по начин подходящи за работното място.
08 - Обмислете създаването на подарък
Като цяло, много организации всъщност включват обмен на подаръци между служителите на техните празнични партии. Ако обаче организацията е по-голяма, може би това е най-добре да остане на ниво ведомство, отколкото на събитието на всички служители, тъй като организирането в такъв мащаб може да се окаже трудно, особено ако не сте запознати с определени отдели и техните служители.
Ако обаче има обмяна на подаръци, може би най-добре е домакинът или организаторът да поискат финансова такса за подаръка - може би $ 10 - за да избегнат проблеми, свързани с ценообразуването на подаръци.
Освен това създаването на "бял слон" или подобен тип обмен на подаръци за всички, в който всеки от фирмата е поканен да участва на индивидуално ниво, може да помогне за предотвратяване на организационни кошмари или събития, при които един гост не получи подарък, защото друг забрави да донесе един.
09 - Обмислете дали набирането на средства е подходящо за Вашето събитие
Храните, облеклото и играчките за играчки са част от културата в много организации, а някои насърчават даряването на пари в брой, но това не означава непременно, че фирмената ви партия за оценяване на служителите е подходящото място за набиране на средства.
Макар че е много полезно да свържете конкретна причина за празненството, може би е полезно организацията да насърчава само подаръци с нетърговска цел и дарения в натура, които биха могли да подпомогнат подпомагането на благотворителната организация. По този начин всеки има възможността да предложи подарък със стойност, която да отговаря на личните си бюджети.
10 - Оценете спонсорството на доставчиците за Вашето събитие
Някои хора могат да мислят, че получаването на спонсори от продавачите е чудесен начин да се компенсират разходите за годишните им празници; въпреки това, планиращите събития и техните клиенти може да искат да останат фокусирани върху целта за празничната си партия да оценяват служителите, а не да прехвърлят разходите на спонсорирани доставчици.
Служителите често смятат, че разходите за тези специални събития трябва да бъдат покрити от оперативния бюджет на работодателя. Ако организацията не може да си позволи да бъде домакин на събитие за повишаване на стойността на своите служители или ако по някаква причина не е част от бизнес плана, тогава работодателят не трябва да търси външни приходи за покриване на разходите чрез спонсорство.