Не пренебрегвайте този безценен инструмент за успех на събитието
Независимо дали току-що сте започнали в бизнес планиране на събития или сте планиран събитие, вероятно сте запознати с контролен списък за планиране на събития или сте го чували поне по време на курс за планиране на събития или събиране на индустрии. Има причина за това. Контролният списък за планиране на събития е най-добрият приятел на плановете, който е безценен инструмент за успешното управление на вашите събития.
Забележка: Контролен списък за планиране на събития е известен също като график за работа или критичен път.
Планирането на събитията е свързано с планирането. Дори и най-креативната идея за събития ще флоп, ако не е добре планирана и изпълнена. Тук е мястото, където влезе списък за провеждане на събития. Това е вашето ръководство за пребиваване, организирано и в бъдеще - по график, когато жонглирате безбройните отговорности и разнообразни детайли в планирането на успешно събитие. И това е особено полезно при управлението на няколко събития. Забравянето на една малка задача или изоставането в един краен срок може да доведе до ефект на доминото: други привидно несвързани аспекти на вашето събитие могат да започнат да се разпадат един по един.
Така че не разчитайте на паметта си, лепливи бележки или накити, за да запазите бизнеса си за планиране на събития безпроблемно. Научете се да съберете ефективен контролен списък за планиране на събития и скоро ще станете ваш най-добър приятел.
Преди да започнеш
За да започнете, изчистете известно време от графика си, за да се съсредоточите върху събитието, което планирате.
След това изчистете ума си. Сериозно. Не гледайте телефона или не отговаряйте на имейл. Трябва да си представите това събитие от начало до край без прекъсване или разсейване, за да можете ефективно да планирате всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени.
Приготви се
Помислете за събитието, което планирате, и запишете всички потвърдени подробности: име на клиента и информация за контакт, дата на мероприятието, местоположение, брой на присъстващите и т.н.
Извадете календар и маркирайте датата на събитието в този календар с удебелени букви. Съберете всички други подходящи материали - снимки на мястото, списък на доставчиците, които трябва да се свържат - които са част от това събитие.
Върнете се обратно
Начинът да започнете да пишете списък за планиране на събития е да работите обратно.
Гостите преживяват събитие като еднодневно или многодневно събиране с всичко, което се случва едновременно. Подобно на живо изпълнение, което се появява на сцената и се изпълнява прекрасно. Организаторите на събития разглеждат събитията като поредица от по-малки събития, които се съчетават като парчета пъзел, за да достигнат кулминацията в последното събитие. Така че, като планиращи, започваме от самото начало. Което е няколко седмици или месеци, преди да се случи конкретно събитие.
Започнете от началото
Когато решавате къде да започнете да пишете своя списък за планиране на събития, помислете за поставянето на солидна основа за Вашето събитие. Преди да изберете цветови схеми и да поръчате цветя, трябва да се справите с основите. От подписването на договори до договарянето на блок стаи, всичко трябва да бъде написано на вашия списък, независимо колко голям или малък. Ключът е първо да се погрижите за всички задачи, които могат да бъдат изпълнени предварително, за да имате повече време в графика си за тези задачи, които се появяват по-близо до датата на събитието.
Някои примери за елементи, които трябва да включите в контролния списък на плана Ви за събития:
- Подписвайте договори (с клиент, място, доставчици и т.н.).
- Потвърдете датата и часа с местонахождението
- Наемане на развлечения (банда, говорител и т.н.)
- Сигурен хотелски блок
- Поканване по пощата
- Изберете меню
- Наемете персонала
- Потвърдете броя на гостите
- Разходете се от сайта
- Потвърдете настройката на стаята
Оставете допълнително време
С всеки елемент от контролния си списък за събития добавете допълнително време. Ако датата, на която действително е изпратена поканата е 15 март, поставете елемент в списъка си, за да бъдат поканите готови за изпращане по пощата на 8 март, една седмица по-рано. Това ви дава известно време, ако нещо се обърка с поканите или ако сте зад графика поради друга причина.
Включете напомнянията в контролния си списък
Не е достатъчно да напишете "подписване на договор с доставчик на храна" в контролния си списък и след това да отметнете полето, когато е завършено.
Ще трябва да се уверите, че куриерът е получил копие от договора и е върнал подписано копие и на вас. Така че за всеки голям елемент, който добавяте в контролния си списък, ще бъдете напомнени. Например, "Проследяване на снабдяване с доставчик: договор". Добавете друго, по-късно напомняне, че да се чете "Получен подписан договор от доставчик на храна". Не е необичайно да се справите със задачата и да я разгледате, когато тя наистина е завършена само от ваша страна.