Как да увеличите участието си в семинари и бизнес събития

by Rob Hard

Съвети за увеличаване на присъствието на корпоративни събития

Най-важната стъпка към преодоляването на страховете за липса на участие в събитие или за увеличаване на списъка на РСВП е да се признае, че хората наистина се радват на посещения на добре изпълнени семинари и други събития. Чрез посещение на бизнес срещи участниците получават шанс да научат нова информация и да си взаимодействат с връстници и лидери в своята област. Но най-успешните срещи надхвърлят звездните ключови бележки и вдъхновяващи презентации; те създават топла, приятелска среда за всички - което ги прави по-приятни. Ето как можете да планирате приятно бизнес събитие, което ще привлече голямо участие.

01 - Създайте страхотна програма

След като домакините разберат, че хората се наслаждават на събития, важно е да създадете програма, която си струва да присъствате. Дневният ред трябва да се съсредоточи върху една единствена тема, за да не се завладява участниците, но трябва да има достатъчно разнообразие, за да се запази интересът на участниците. Например, следващият семинарен график за полумесечен ден отчита нуждите на участниците в срещите от храна за прекъсване на презентациите:

8:00 ч. Пристигане и закуска
8:45 ч. Добре дошли
9:00 ч. Главен говорител
10:00 ч. Пауза
10:15 ч. Панелна дискусия
11:30 Закриване Забележки

02 - Бъдете чувствителни към календара и часовника

Въпреки най-добрия дневен ред, участниците в събитията имат предпочитания относно това кога искат да присъстват на такива програми и кога не. В някои сезонни индустрии, понякога е въпрос на не може да бъде толкова добре. Помислете следното, когато планирате датите и часовете за събитието:

Участниците предпочитат сутрешните графици за семинари
Участниците предпочитат събитията за повишаване веднага след работа
Вторник и четвъртък са популярни срещи
Избягвайте да провеждате срещи в петък, ако е възможно
Избягвайте планирането на срещи по време на празниците и в навечерието на празниците
Бъдете чувствителни към изискванията на участниците за пътуването за събитието

Също толкова важно е установяването на репутация за започване на време и завършване навреме - особено за годишни или повторни събития.

03 - Идентифицирайте уникално и удобно местоположение

Повечето бизнес срещи се провеждат в хотели и този тип мероприятия сам по себе си не е толкова уникален. Можете да изберете да разкъсате матрицата и да намерите чудесно място за настаняване извън хотела, или да разберете, че всички хотели не са създадени равни и да откриете чудесен хотел. Основното тук е да изберете място, където гостите ви ще искат да отидат. В края на краищата, те ще се отклоняват от рутината си и искат да се насладят на събитието. Обсъдете следните фактори:

Изберете място, което е близо до мнозинството от присъстващите
Изберете място, където участниците ще се забавляват
Изберете място, което има опит при хостване на подобни събития

За още съвети за избора на място, не забравяйте да проверите Ръководство на Планиращия събитие за планиране на мероприятия .

04 - Съставяне на подходящ списък с гости

Успешните срещи имат конкретна тема или послание и целева аудитория за това съобщение. Важно е да се състави списък с гости, който включва подходящи присъстващи, дори ако те са класирани по ред на важност. Твърде често домакините ще съставят главен списък на бъдещите гости само за да отворят срещата за масите. Това ще работи само ако се опитвате да запълните седалките въз основа на играта с номера.

Работна среща, конференция или семинар не трябва да се разглеждат като директна поща с 1-3% процента на RSVP. Предпочитам да обучавам клиентите си да генерират конкретни списъци с целеви присъстващи - хора, които наистина искат да участват с надежда с RSVP проценти от 50% или повече.

Последна мисъл за присъстващите: Опитайте се да поканите на срещата хора с подобен ранг и опит.

05 - Покани, покани, покани!

Един от ключовете за постигането на голямо присъствие на вашето събитие е да поканите хората рано и да ги следвате. Това означава изпращане на напомняния на тези, които не са направили RSVPed и потвърждения на тези, които имат. Изпращането на напомняне за събитие точно преди събитието до потвърдени гости също не е лоша идея.

Важно е да се създаде вълнение около събитието. Традиционните отпечатани покани са подходящи, но това се превръща в норма да се гледа и на имейли и дори на социални медии в зависимост от вашата аудитория. Опитайте този подход:

Споменете събитието с гостите, които вие или екипът ви познавате лично, преди да изпратите покани.
Изпратете запазената дата в началото на процеса на планиране (хартиен или електронен).
Изпратете подробна покана, включваща акценти от дневния ред (хартия или електронни) с искане за RSVP.
Препратете подробната покана отново с персонализирана бележка до лични приятели или познати (електронни). *
Проследяване с потвърдени гости един до два дни преди насроченото събитие (електронно или по телефона).

* Можете също така да изберете официално да се обадите на гостите и да удължите лично покана за събитието.

06 - Не подценявайте силата на личните покани

Една физическа покана - печатна или електронна - е хубава, но не трябва да се разглежда като заместител на лично разширена покана за приятели, колеги или познати (освен ако, разбира се, планирате голям симпозиум или конвенция с 500 или повече присъстващи). Това е стъпката, която прави много домакинства да се сблъскват ... те не искат да вдигат телефона, но това може да означава разликата между високите проценти на RSVPs (с ниски нива на липса на показване) и по-малко от идеалното.

За някои събития е полезно да споделите тази отговорност. Списъкът с гости на дадено събитие често се съставя от списъци с контакти, които се поддържат от различни лица, а лицата с най-близки отношения с поканените трябва да отправят директна покана към своите гости.

07 - Утвърждаване на репутацията за предоставяне на отлични програми

Всеки е присъствал на добри конференции и лоши конференции. Същото важи и за семинарите и други събития за благодарност. Щастлив за планиране на събития, хората по-често се радват на срещите, които посещават.

Ключът тук е да помогнете на клиента си да установи репутация за предоставяне на отлични бизнес програми. Просто, както изглежда, ако някой се радваше да присъства на последното ви събитие, той или тя е по-вероятно да присъства на бъдещи програми и дори да донесе приятел или колега.

08 - Изпращане на последващи съобщения и благодарности на участниците

Тъй като хората посещават срещи, за да събират нова информация, много от участниците оценяват получаването на допълнителни материали и материали, които може да са споменати от водещи и други хора във вашата организация. Проследяването е отлична възможност да споделите тази информация и да разпространявате благодарствени послания на тези, които присъстваха на събитието.

Благодарствената бележка и последващата комуникация са нещо, което много организации често пренебрегват, но тези, които не се възползват от предимствата.