Изберете тема и местоположение
Тази стъпка представлява двете променливи, които вашата аудитория ще иска да знае преди всичко друго.
"Къде и защо" на срещата незабавно ще се отрази кой ще бъде поканен и дали ще присъства или не.
Мястото, което избирате, влияе на цялостната среща и засяга други решения на човека, които трябва да направите, когато планирате събитието.
Идентифициране на участниците
Голяма част от провеждането на фокусирана и продуктивна среща се избягва отвличане на вниманието, което означава ограничаване на поканите към водещите взимащи решения. Има тенденция корпоративната култура да включва всички свързани лица в комуникациите, но можете да увеличите производството, като премахнете сътрудниците, които биха могли да забавят прогреса с незначителни дискусии. Вместо да каните участниците без право на глас, насърчавайте ключовите присъстващи да говорят с подчинените си, преди да дойдат на срещата.
Предложете три дати и часове
Бъдете внимателни за това, как се запитвате за наличността на всеки участник. Лесно е да отворите "кутията на Пандора" от въпроси, когато става въпрос за насрочване на взаимно изгодна дата за вашата среща.
Един от начините да се избегне това е да се предложат няколко дати и часове, след което да се попита всеки човек кой работи най-добре. Ако имате късмет, тогава една от датите ще съвпадне с всички. Ако не, не се страхувайте да попитате тези, които могат да настроят календара си, за да приспособят мнозинството.
Създайте маршрут
От решаващо значение е да има график за какви теми ще се обсъждат заедно с кой ще ръководи всеки сегмент от срещата.
Планиращите може да се наложи да потърсят съвет от висшите мениджъри, за да създадат точен маршрут. След като първият проект бъде завършен, той трябва да бъде представен на групата за одобрение.
Обсъдете нуждите от презентации
Има множество различни начини да се представят идеите на групата и всеки насрочен оратор ще има свои собствени предпочитания. PowerPoint функционалност, достъп до интернет и бели дъски са само някои от компонентите, които може да се наложи да уредите. Бъдете проактивни при поискване на тези подробности и следвайте ги, за да ги потвърдите няколко дни преди срещата.
График за хранене
Ключът към поръчването на храна за малки срещи е да запазите менюто функционално. Не искате кетърингът да се намесва във всеки аспект на бизнеса, така че избягвайте прекалено формалните ястия, ако е възможно. Ако се поиска обяд за сядане, опитайте се да резервирате съседна стая за хранене, така че участниците да могат да се върнат на срещата възможно най-скоро.
Изпратете окончателните подробности
Приблизително седем дни преди събитието искате да изпратите окончателно копие от маршрута и подробности за всеки участник. Това трябва да включва всичко, което е било поръчано за деня. Също така включвайте упътвания, информация за паркиране, номера на стаите и спешни контакти.
Ако работите с мениджъри, копирайте административните им сътрудници и по електронната поща.
Ден на срещата
Тъй като планът за срещи е задачата ви да се уверите, че събитието се стартира успешно. Разбира се, ще искате да пристигнете на място рано, за да инспектирате стаята и да се срещнете с координаторите за кетъринг и A / V. В зависимост от местоположението, може да искате да поставите табелки, така че всеки да намери пътя си към стаята.
И там го имате - осем сравнително лесни стъпки за планиране на успешна малка среща.
Изпълнението на всяка стъпка очевидно ще отнеме време и усърдие от ваша страна, но съобщаването на вашите планове на присъстващите е половината от битката. Колкото повече хора знаят какво да очакват от срещата, толкова по-подготвени ще бъдат да се справят с бизнеса.