Писмото за ново посрещане на клиентите е ценна част от набирането на нови клиенти , особено ако фирмата ви е насочена към лични взаимоотношения. Отделянето на време за написване на ново писмо за посрещане на клиенти има няколко предимства, включително:
- Показва на вашите клиенти, че оценявате тяхната дейност
- Официално представя вашата компания на нови клиенти
- Убеждава новите клиенти, че са взели правилното решение при избора на вашата компания
- Предоставя важна информация за връзка
Този настолен урок ще ви преведе през нов формат на писмото за посрещане на клиенти и секциите, които включва, така че да можете да го използвате като шаблон в собствения си бизнес.
01 - Фигурно писмо
Вашето писмо за ново посрещане на клиента трябва да бъде отпечатано на фирмената ви хартия или поне да включите вашата информация за контакт.
Наличието на професионална бланка с фирмената ви марка е отличен начин да укрепите своята марка чрез посланията си за добре дошли и цялата комуникация с клиентите. Но ако нямате бланки за писмото за ново посрещане на клиента, трябва да включите:
- Име на фирмата
- Адрес за връщане
- Телефонен номер
- Имейл адрес
Може също да искате да включите факс номер, фирмен уебсайт и всички други методи за контакт, които имате на разположение.
02 - Дата и адрес на получателя
В началото на новото писмо за добре дошли на клиентите трябва да се посочи датата на писмото и пощенския адрес на получателя, всички подравнени наляво.
Полето за адрес на получателя обикновено трябва да включва:
- Пълно име (с префикс)
- Заглавие
- Компания
- Пощенски адрес
03 - Поздрав
В този раздел на новото писмо за добре дошли на клиентите Ви обикновено ще поздравявате получателя си по име, последван от двоеточие.
Независимо дали поздравявате получателя с неговото собствено име (например Джейн) или по-официално, префикс и фамилия (т.е., Уважаеми г-жа Doe) ще зависи от вашата връзка с клиента.
04 - Добре дошли
Началното изречение на ново писмо за посрещане на клиентите идва след поздравлението и трябва да включва послание за добре дошли на клиента.
Ето един пример за начално изречение в ново писмо за посрещане на клиентите:
"От името на целия екип на Смит Консултинг, бих искал да използвам тази възможност да ви приветствам като нов клиент. Ние сме развълнувани да ви вземем с нас".
05 - Въведение в дружеството
Органът на новото писмо за добре дошли на клиентите трябва да включва въведение във вашата компания, както и повтаряне на вашите възможности.
Ето пример за въвеждане на фирма:
"В Смит Консултинг се гордеем, че предлагаме на нашите клиенти отзивчиво, компетентно и отлично обслужване.Нашите клиенти са най-важната част от нашия бизнес и ние работим неуморно, за да гарантирате пълното Ви удовлетворение сега и толкова дълго, колкото сте клиент . "
В този раздел ще искате да се представите и да знаете каква роля ще играете в отношенията си с вашата компания.
Ето един пример за лично въведение:
"Също така съм щастлив да Ви информирам, че ще бъда основната ви точка на контакт в компанията и Ви препоръчвам да се свържете с мен по всяко време с вашите въпроси, коментари и обратна връзка".
06 - Информация за връзка
Една от най-важните части на ново писмо за добре дошли на клиентите е разделът, който включва различни методи за връзка с вас, всичко това на едно място. Този раздел на писмото ви за добре дошли трябва ясно да посочва как и кога вашият клиент може да се свърже с вас, когато има въпроси или други въпроси.
07 - Осигуряване
Този последен раздел от вашето писмо за ново посрещане на клиентите трябва още веднъж да благодари на клиента за неговия бизнес, след това да потвърди, че сте щастлив да ги посрещнете като клиент и готови да направите това, което е необходимо, за да сте сигурни, че са доволни.
Идеята е да затворите писмото с положителна бележка и да оставите новия си клиент да се чувства добре дошъл, ценен и важен.
Ето един пример за последното изречение на писмото за ново посрещане на клиента:
- Джейн, благодаря още веднъж, че поверихте на Смит Консултинг най-важните ви бизнес потребности. За нас е чест да ви служим.
08 - Затваряне
Затварянето на новото писмо за посрещане на клиентите Ви включва измамничество (искрено, уважение, най-добри пожелания, истински и т.н.), писмен подпис, както и вашето име и заглавие.
Важно е винаги да включвате действителния си подпис, а не компютърно генериран подпис, за да персонализирате писмото. Подписът ви трябва да е между наслагването и вашето име, така че ще искате да оставите няколко допълнителни пространства там.