Записи на собствениците трябва да пазят за данъци

Документи, които да се съхраняват в дългосрочен и краткосрочен план

Едно от големите предимства на това, че сте наемодател, са данъчните удръжки, на които можете да се възползвате. Тези удръжки обаче могат да бъдат сложни, затова е важно да държите подробни записи на всички важни документи, приходи и разходи през цялата година. Организирането и поддържането на подходящите документи може да ви помогне да увеличите приспаданията си и да намалите стреса.

4 причини за водене на записи

1. Това ще направи много по-лесно да подадете данъците си.
   

1. Наличието на всичко, което сте записали, ще ви помогне да не изпускате никакви удръжки, което ще ви спести пари.
   
2. Това ще ви помогне да се уверите, че подавате точни искове. Вместо да познаете: "Мисля, че платих този изпълнител $ 1,000", като бързо извадихте електронна таблица, ще знаете, че му платихте 850 долара на 17 юли.
   
3. В случай, че сте одитирани или IRS има някакви въпроси относно предметите в данъчното Ви деклариране, ще имате доказателство, за да направите резервно копие на искането си. Ако нямате тази документация, ще се окажете, че прекарвате време и пари, опитвайки се да намерите доказателството. Още по-лошо, ако не сте в състояние да извлечете разписка, вашето искане няма да бъде удовлетворено и може дори да плащате допълнителни такси и глоби.

Какви записи трябва да следя?

Краткият отговор е, че трябва да следите всичко! IRS е известна за одита на малките предприятия , особено тези, които показват загуба в последователни години. Освен това много агенти на IRS не разбират данъчните нюанси, които се отнасят до инвеститорите в недвижими имоти, което ги прави по-склонни да поставят под въпрос подаването ви.

Ще трябва да имате доказателство, ако IRS поставя под въпрос някои от вашите предмети или дори в ежедневния ход на бизнеса, ако някой се опита да оспори плащане.

Двата типа записи, които ще трябва да имате, са постоянни записи и краткосрочни записи.

1. Постоянни записи

Това са документи, които вие ще искате да поддържате за неопределено време.

Какви са някои примери за постоянни записи?

Това са документи, които ще са валидни и ценни за вас и след настоящата данъчна година, като например:

• Всички наеми на наематели.
• Всички видове правни документи - глоби, инспекционни доклади, съдебни изяви.
• Всеки вид разрешение, което сте сключили по имота.
• Всичко, което бихте обезценявали - Като собственост или подобрения.
• Ако имате фирмата си включена като LLC , LP , S Corporation или друга, вие ще искате да запазите всички записи, свързани с това.
• Застрахователни полици.
• Кредитни документи - Като ипотеки.
• Минали години данъци.
• Име на имота / акт.

2. Краткосрочни записи

В краткосрочен план не споменавам няколко месеца. Вие ще искате да съхранявате всички документи, които считате за достатъчно важни, за да претендирате за вашите данъци в продължение на минимум пет години. Колко дълго след това зависи от Вашето ниво на комфорт. Това ще ви помогне в случай, че някога сте били одитирани или са съдени.

Какви са някои примери за краткосрочни записи?

Всичко, което се счита за приход или разход за дадена данъчна година, като:

• Рекламни разходи за вашия бизнес или собственост.
• Разходи за забавление - като вечери или обеди за настоящи или потенциални клиенти.
• Платени лихви по ипотечни и кредитни карти за бизнес ползване.
• Правни / професионални такси - За счетоводители, адвокати, застрахователни агенти, брокери на недвижими имоти.

• Офис разходи - Интернет, втора телефонна линия за бизнес, офис консумативи, приспадане на офиса, ако имате домашен офис, използван единствено за бизнес.
• Наемът е получен.
• Ремонти са извършени.
• Получени гарантирани депозити. - Когато се сключи договор за наем на наемател, ако държите част от обезпечението, трябва да го регистрирате като доход. Ако пазите някои от тях, за да платите за ремонт, парите, които харчите за ремонта, се считат за разход, който можете да удържите върху данъците си.
• Пътни разходи за бизнеса - като мили, задвижвани за отдаване под наем.
• Платени комунални услуги.
• Заплатите, платени на служители или независими изпълнители.

Как да следя проследяванията си?

Трябва да съхранявате цифрово копие (компютър) и хартиено копие на всичките си записи.

1. Цифрово копиране

Вие ще искате да използвате електронна таблица или програма като Quicken Rental Property Manager, за да следите вашите приходи и разходи.

Трябва да направите това веднага щом дойде доходът или се появи разходът. Вие ще искате да включите възможно най-подробна информация:

• Дата,
• Време,
• На кого е платено или кой ви е платил,
• Естество на приходите или разходите
• Количество.
• Можете дори да включите начина, по който е било платено или направено (брой, номер на чек, кредитна карта, парична премия и т.н.).

Нивото на детайлност ще зависи от софтуера, който използвате или създавате. Някои програми ще се свързват директно с банковите Ви сметки и ще записват вашите приходи и разходи за вас.

Дори ако изберете по-евтина програма или съхранявате вашите записи в лични електронни таблици, все пак трябва да създадете отделни записи за всеки имот, за всеки вид разходи и за отделни видове доходи. Въпросът е да запишете толкова информация, колкото можете по време на сделката, за да можете лесно да създавате финансови отчети в бъдеще.

Винаги трябва да ги архивирате на CD, на външен твърд диск, в облак и дори на хартиен носител. Те трябва да бъдат отпечатани в края на всеки месец и / или в края на годината.

2. Твърдо копие

Вие ще искате да сте сигурни, че имате хартиено копие на вашите най-важни документи. Ако е възможно, вие ще искате да ги съхранявате в някаква система за задържане на огнеустойчивост или сейф. Ако не можете да намерите достатъчно голям за всичките си файлове, ще искате да запазите най-важните, като например заглавията на собствеността в тази кутия. Категоризирайте всичко по години и след това подредете файловете по азбучен ред, така че да са лесни за намиране.