Форматирайте професионално бизнес писмо с тези съвети
Правилни формати на бизнес писмо
Бизнес букви в Съединените щати, използват четири общи формати на писмо. Вариациите се различават за други страни, като датата е съставена в друг стил.
Всички подходящи формати за бизнес букви са приемливи, но блокът е по-често срещан.
Формат на писмото на буквите: Общият формат на буквено-цифровите букви е форматиран с целия текст, който се изравнява с лявото поле. Параграфите се удвояват на две разстояния и всеки ред от текстовете е отделен. Очертанията са стандартна настройка на текстовия процесор от един инч. (вижте изображението на блок формат на писмото).
Полу-блок формат на буквите: За полу-блок, единствената разлика между полу-и алтернативния блок е в противовес на това, че текстът на тялото е оправдан наляво, първият ред на всеки абзац е врязан.
Алтернативен формат на буквено- цифровите букви: Алтернативният формат на буквено-цифровите букви премества връщащия адрес, датата, затварянето, името, заглавието и подписа в лявата част на страницата.
Опростен формат на буквите: Този формат има едни и същи свойства на буквата с едно изключение, поздравът или поздравът са елиминирани. Това е полезен формат, когато не знаете, че пол на получателя е мъж или жена, или г-жа или госпожица.
Раздели на бизнес писмо
- Адрес за връщане: Ако имате фирмена бланка, можете да пропуснете този раздел. Включете пълния си фирмен адрес и коригирайте законното фирмено име. Можете също да включите своя имейл адрес или телефонен номер, ако е необходимо от получателя.
- Дата: Следвайте формата за месеца, деня и годината. Направете своята дата актуална до действителната дата на изпращане на писмото.
- Име и адрес на получателя: Включете пълното име и адреса на контакта, до който изпращате писмото. Заглавието на човека може да бъде добавено заедно с телефонния номер, ако е необходимо.
- Поздрав: За поздравлението използвайте официалното име на човека и завършете с двоеточие за вашето бизнес писмо.
- Предмет: Очевидно посочването на предмета на писмото ви помага, получателят, бързо да разберете какво е вашето писмо.
- Тяло: тялото ви с писмо трябва да започне с общо въведение кой сте и целта на писмото. Включете конкретни параграфи, които очертават проблема или проблема. Затворете тялото с призив за действие. Всяко бизнес писмо трябва да е кратко и кратко, като се вземе предвид ограниченото време на читателя ви.
- Затваряне: Тук можете да изберете всеки формален формат като "Най-добри пожелания" или "С уважение".
- Подпис: Подпишете името си като същото като в писмото си. Име и заглавие: Включете пълното си име и длъжност.
- Encloses и CC: Ако изпращате допълнителни документи, включете линията на камерата и ако някой друг получи копие от писмото, впишете cc. или въглеродно копие на другия приемник или приемници.
Можете да опростите целия процес на създаване на правилно форматирано бизнес писмо, като използвате програмата за текстообработка.
В Microsoft Word можете да използвате съветника за писмо, като отидете на функцията "Tools", изберете "Letters & Mailings" и щракнете върху съветника за писмо. Помощникът ще ви подкани през всяко поле и ще ви позволи да изберете формат.
Използването на правилния формат на бизнес писмо е една стъпка в това, да направите бизнеса си по-професионален. Отделете време, за да направите правилното впечатление с бизнеса си.