Как, защо и кога да се балансира чекмеджето
Когато се разследва, най-честата причина за кражбата е липсата на подходяща процедура или контрол.
Процесът на преброяване на парите, съчетаване на постъпленията и балансиране на чекмеджето създава отчетност за дневните транзакции. Тази система за управление на паричните средства може да бъде създадена в същото време, когато се създават политики за магазина . Много от съвременните POS системи предлагат стъпка по стъпка инструкции за затваряне (наричано още балансиране) на чекмеджето, което да насочва служителя.
Защо балансът?
Управлението на магазините или касиерите могат да изтеглят отчет за продажбите по всяко време на смяната. С добавянето на началната сума в чекмеджето към дневната цифра на продажбите търговецът на дребно ще знае точно колко пари трябва да бъде в касовия апарат или POS система по всяко време. Това е изключително полезно:
- За да избегнете прекалено много пари на етажа на продажбите.
- Ако магазинът е ограбен.
- Когато клиент се оплаква от твърде малка промяна.
- За откриване на чести превишения / недостиг на конкретни касиери.
- Да се премахне изкушението да се вземат пари, без документи от чекмеджето за пари.
Как да балансираме чекмедже
Балансирането на касов апарат обикновено се извършва в края на деня или в края на промяната на касата. Касовият чекмедже и съдържанието му трябва да бъдат отведени до офис или друга изолирана зона, за да се подготви докладът.
Ако балансирате чекмеджето след затваряне, уверете се, че лампата за продажби е изключена и вратата е заключена. За много търговци те бързат и започват да се затварят, преди магазинът да бъде затворен. Това не е безопасна практика. Ако обаче имате няколко служители в магазина, възможно е да затворите един от регистрите в работно време.
Трябва да се проучат всички превишения и / или недостиг. Човешките природа трябва да се вземат под внимание при малки грешки и малки количества. С това имаме предвид, че обикновените променливи на промяната са често срещани при обработката на транзакция. Честото несъответствие обаче може да е знак за кражба на служител или може да означава, че се изисква допълнително обучение за конкретен касиер. Като правило искате да сте сигурни, че не повече от $ 2 са изключени през нощта. Макар че зависи от броя на транзакциите този ден (с други думи, колкото повече транзакции толкова по-голям е шансът за отчитане на грешки) правилото $ 2 е полезно.
Началната сума за пари в брой се връща в чекмеджето и се съхранява за вечерта, а депозитът се подготвя за банката. Всички справки за кредитни карти, терминални отчети и други разписки за регистрации могат да се прикачат към дневния отчет за чекмеджетата и да се подават по дата.
Разделяне на митата
За повече отчетност, помислете за използването на двама души за балансиране на касовия апарат. Едно лице ще преброи чекмеджето и ще създаде дневния отчет за паричните потоци, докато другият ще подготви банков депозит. Двамата служители трябва да подпишат доклада, като посочат, че отговарят за показаните цифри. Въпреки че никоя система не може да предотврати измами, тази одитна пътека ще помогне да се възпират тайни споразумения между служителите.
В началото на следващата смяна всеки касиер трябва да получи свое собствено чекмедже. Кажете касиера да разкаже парите в чекмеджето, за да провери началното салдо. Ако сте малък магазин само с един регистър, паричните средства най-вероятно остават в чекмеджето за една нощ. Ако това е вашето положение, процедурата е една и съща.
Една последна забележка: тъй като човешката грешка е част от играта, уверете се, че включвате несъответствия във вашите парични средства като част от вашите отчети за печалбата и загубата.
Добавете линия към отчетите за печалбата и загубата, които бюджет и показват загуба от некомпетентност. Това е друг начин, по който можете да одитирате и управлявате загубата.