Препоръки за телефонни отговори, за да спечелите бизнес
1) Отговорете на всички входящи телефонни обаждания преди третото позвъняване.
2) Когато отговаряте на телефона, бъдете топло, ентусиазирани и професионални .
Гласът ви по телефона понякога е единственото впечатление от вашата компания, която ще получи обаждащия се.
3) Когато отговаряте на телефона, добре дошли викащите ви и веднага установете себе си и организацията си. Кажи например: "Добро утро, Cypress Technologies." Сюзън говореше, как мога да ти помогна? Никой никога не би трябвало да пита дали са стигнали до такава и такава дейност.
4) Издавайте ясно, поддържайте умерен обем на гласа и говорете бавно и ясно, когато отговаряте на телефона, така че вашият обаждащ да ви разбира лесно.
(Моят свободен Speak for Success онлайн ecourse ще ви научи как да говорите по-професионално.)
5) Контролирайте езика си, когато отговаряте на телефона. Не използвайте жаргон или думи . Вместо да казвате "ОК" или "Без проблем" например, кажете "Разбира се", "Много добре" или "Добре". Ако сте човек, който използва пълнители, когато говорите, като "uh huh", "um" или фрази като "like" или "you know", се обучавайте внимателно да не ги използвате, когато говорите по телефона ,
( Научете повече за речевия проблем при използването на пълнители и как да решите проблема .)
6) Обучавайте гласа и речника си, за да бъдете позитивни, когато отговаряте на телефон, дори и в "надолу" ден. Например, вместо да казвате, "Не знам", да речем: "Позволете ми да разбера за това."
7) Вземете телефонните съобщения напълно и точно.
Ако има нещо, което не разбирате или не можете да запечатате, като фамилното име на човек, помолете обаждащия се да го повтори или да го запише за вас. След това се уверете, че съобщението стига до желания получател.
8) Отговорете на всичките си телефонни обаждания в рамките на един работен ден. Не мога да подчертая достатъчно този. Помниш ли ранната птица? Ранният вик може да получи договора , продажбата , решаването на проблема ... и да подсили благоприятното впечатление за бизнеса ви, което искате да циркулирате. Малко неща ядосат обаждащите се, опитващи се да достигнат до бизнеса ви повече от невъзвратими разговори.
9) Винаги попитайте обаждащия се, ако е в състояние да го спре, когато отговаряте на телефона, и не оставяйте хората на задържане. Осигурете на обаждащите се в чакане доклади за напредъка на всеки 30 до 45 секунди. Предложете ги, ако е възможно, като "Тази линия все още е заета. Ще продължите ли да държите или трябва да ви ____________ да ви викам обратно?"
10) Не използвайте говорител, освен ако не е абсолютно необходимо. Телефоните на високоговорителите дават на обаждащия се впечатлението, че не сте напълно концентрирани върху повикването му и го карате да мисли, че повикът му не е частен. Единственият момент да използвате телефона с високоговорители е, когато имате нужда от повече от един човек, за да влезете в разговора в края си. Попитайте обаждащия се, ако можете да го поставите на телефона на високоговорителя, преди да го направите.
11) Ако използвате гласова поща или телефонен секретар, за да отговаряте на повиквания, когато не можете, уверете се, че имате записано професионално съобщение, което прави същото като върха # 3, и дава на обаждащия се друга информация, преди да запише техните послания. Актуализирайте съобщението си за гласова поща, ако е необходимо. Например, ако вашият бизнес ще бъде затворен за почивка, актуализирайте съобщението си за гласова поща, за да го кажете и да кажете кога фирмата ви ще се отвори отново.
12) Обучете всички останали, които отговарят на телефона, за да отговорят по същия начин, включително и на други членове на семейството, ако работите с домашен бизнес . Проверете как телефонът ви отговаря на телефона ви, като се обаждате и виждате дали телефонът отговаря по професионален начин. Ако те не успеят да преминат теста, преминете към списъка с "как да отговорите на телефона" с тях, за да се уверите, че всички в бизнеса ви знаят как да отговарят правилно на телефонните обаждания.
Вижте също:
Съвети за управление на времето за входящи телефонни разговори
8 Правила за добро обслужване на клиенти
10 начина да получите положителна дума за вашия бизнес
10 Евтини начини за насърчаване на бизнеса ви