Спестете време, пари и главоболия, като избягвате тези често срещани грешки
Макар че може да е от полза да обработвате транзакциите бързо с висококачествена счетоводна софтуерна програма, плащането за коригиране на грешките е нещо, което бихте искали да избегнете. Често е, че знаейки какви грешки да търси, това прави разликата между плащането, за да се определи грешката и да се получи правилно за първи път. Можете дори да спестите време и пари за вашия малък бизнес, като избягвате обичайните грешки, които собствениците на малкия бизнес правят, когато водят счетоводните си записи . Ето пет общи счетоводни грешки, които собствениците на фирми правят и някои предложения за това как да ги поправите:
01 - Случайно регистриране на транзакции в предходен период
Прегледайте баланса за предишни периоди за промени
Ако сте записали транзакции в предходен период, балансът ще се промени. Следователно можете да проверите баланса си за предишния период, за да сте сигурни, че не е се променил, откакто за последен път затворите книгите си. Ако се промени, ще трябва да разследвате.
02 - Неправилно салдо в баланса на активите или пасивите
Активите трябва да имат дебитни салда, а сметките за пасиви да имат кредитни салда. Най-честите причини за неправилно салдо в тези отчети за баланса са публикуването на записи в неправилен профил, неправилно класифициране на профилите и дублиране на корекциите.
Проверете баланса си за грешки
Вие проверявате баланса, за да сте сигурни, че активите и пасивите са правилно балансирани. Ако има профил с неправилно салдо, можете да изтеглите детайлите на този профил, за да намерите вписванията, които са причинили грешката. Тази проверка трябва да се извършва поне веднъж месечно.
03 - Неправилно салдо в приход или разход
Приходните сметки трябва да имат кредитни салда, а разходните сметки да имат дебитни салда. Някои причини за тази грешка са публикуването на записи в неправилен акаунт, неправилно класифициране на сметки и дублиране на коригиращите записи, което е същата причина за неправилно салдо в балансовите сметки.
Проверете декларацията си за доходите за грешки
Проверявате Вашата декларация за доходите, за да сте сигурни, че приходите и разходите са правилно балансирани. Ако има профил с неправилно салдо, можете да изтеглите детайлите на този профил, за да намерите вписванията, които са причинили грешката. Тази проверка трябва да се извършва поне веднъж месечно.
04 - Различни разходи за класификация
Счетоводните системи за малки фирми спестяват време, защото вписванията могат да се публикуват бързо и лесно. Когато се въвежда информация, лесно е да се избере погрешно разходна сметка или описание на разходите. Неправилното класифициране на разходите не само означава, че счетоводната система може да не отразява правилно какво се случва в бизнеса Ви, но може да предизвика истински главоболия, ако финансовото и данъчното отчитане не са точни.
Погледнете отчетите за разходите си периодично
Задайте на някого да сканира разходите си периодично, за да се уверите, че данните изглеждат разумни. Например, ако разходите за храна са записани в сметката за лизинг , тя обикновено се откроява поради описанието на записите. Друга индикация, че разходите могат да бъдат класифицирани погрешно, са необяснени бюджетни различия.
05 - Не търси помощ, когато е необходимо
Чували сте израза "паричен и слаб долар" по отношение на хора, които ще прекарат няколко часа от времето си, за да спестят няколко долара. Трябва да осъзнаете, че работата ви е да управлявате бизнеса си - строител е изпълнител, художник бои и продавач. Понякога просто не си струва времето да прекарвате часове в часове, които да преглеждате данните за счетоводните си записи или да проучите как да коригирате грешката, която сте направили.
Поддържайте професионален професионален счетоводител
Ако можете да направите повече, отколкото ще похарчите, като се занимавате с други въпроси, различни от счетоводните си, тогава трябва да обмислите прехвърлянето на проблема на професионален счетоводител или счетоводител.
06 - Не се записват разписки
Вие полагате грижливо всички разходи в счетоводните си записи. Декларацията си за разходи е произведение на изкуството, без никакви грешки или пропуски. След това сте попитани от IRS; без разписки, разходните си декларации са безполезни.
Съхранявайте Вашите приходи
Запишете си приходите или направете сканирани копия на всички от тях.
07 - Неизпълнение на график за архивиране
Много малки фирми разчитат на софтуер, за да извършват счетоводната си работа за тях, но не отчитат системни катастрофи или грешки. Един единствен проблем може да изтрие вашите файлове.
График за рутинни архиви
Планирайте седмичните автоматични резервни копия, използващи хранилище в облак или специален сървър, заделен за тази задача.
08 - Не е обучен персонал
Без значение колко мощен е вашият софтуер, вашият персонал се нуждае от обучение, за да бъде ефективно. Неправилно обучен член на персонала може да разбие вашите записи случайно, като отхвърли всичките ви разходи и печалби.
Извършвайте редовно обучение
По време на процеса на настаняването, провеждайте всеобхватни тренировъчни сесии и разполагайте с тримесечни освежители, за да сте сигурни, че целият персонал може да влезе и да управлява точно информацията.