Съвети за това как да поставите заедно едно печелившо предложение по време на процеса на RFP
Отговорът на искане за предложение (RFP) изисква ефективност , знания и експертиза на темата, като същевременно убеждава собственика на добродетелите и характеристиките, които те превръщат в най-подходящата компания за свързаната задача. Исканията за предложения обикновено се оценяват от група директори или бордове на комитети с такава експертиза, която бързо може да открие акредитивните писма на компаниите, отговарящи или конкуриращи се за конкретния проект. Отговорът на Искането за кандидатстване (RFP) изисква умения и искаме да получите тази работа, затова предоставяме тези прости съвети, които ще ви позволят да отговорите ефективно на RFP.
01 - Разбирате ли какви услуги се изискват?
02 - Какъв е проблемът, който се решава?
Ако се подаде заявка за предложение, възниква проблем. Трябва да оцените метода, който ще използвате за решаване или справяне с проблема. Представете наличните умения, ресурси и методологии, които ще използвате, за да решите проблема. Сглобете план, който обяснява как ще постигнете целта на клиента и ще го направите като приоритет, когато отговаряте на RFP.
03 - Създаване и признаване на приоритетите на клиента
Повечето агенции, които издават Искане за предложение, имат специфични изисквания, които трябва да бъдат изпълнени, като се започне от най-важния фактор. Оценете себе си и определете колко голяма тежест давате на този конкретен фактор в отговора си. Представете ясен и кратък начин да се справите с този важен фактор.
04 - Обхват на проекта
Разбирането на обхвата на проекта ще ви позволи да подготвите най-добрия екип, ресурсите и времевата рамка, необходими за справяне с проблема. Обхватът трябва да бъде дефиниран от клиента и в него трябва да се обърне внимание на ресурсите, логистиката, идеите и да се предостави опит в миналото относно начина, по който вашата фирма се справи с това.
05 - Очаквания на клиентите
Бъди истински. Не създавайте идеалистични сценарии с невероятни решения и методологии, подгответе реални решения, реални членове на екипа и отговорете с конкретни решения и представете, ако има такива, текущите проблеми, които се решават. Графикът трябва да е част от отговора Ви на RFP и трябва да включва очаквания кога да започнете, какво да направите, когато бъде настроен да бъде завършен, и дори как да представите временни решения, ако е необходимо.
06 - Две са по-добри от един
Опитайте се да представите алтернативни начини за решаване на проблема. Представянето на множество алтернативи за избор ще позволи на клиента да мисли, че имате прекрасен опит и че можете да се справите с неочаквани условия, произтичащи от настоящия проблем. Посочете опциите си, освен ако не е указано друго, така че клиентът може да има във вашия RFP отговор на няколко избора, от който да избирате.
07 - Човешки ресурси - уроци
Представете конкретни примери за минал опит ; идентифицирайте подобни решения и подобни проблеми, на които сте работили. Това ще увеличи вярата във вас и ще ви превърне в един от финалистите. Свържете вашата група заедно, не забравяйте, че говорим за екипа, който ще участва в проекта, и да им обясни как ще преодолеят общи проблеми.
08 - Вие не сте единственият
Освен отговора на клиента, вие също трябва да противодействате на съперническото си състезание . Не мислете, че само вие отговаряте на предложението. Представете реални идеи за ползата от избора ви срещу другите фирми. Маркирайте силните си страни и се опитайте да намалите слабостта си. Избягвайте изобщо да говорите за вашите конкуренти, помнете, че всичко е за вас.
09 - Добавена стойност
Представяйте на клиента по-широки алтернативи, които ще допълнят искането за конкретно издаване на предложения. Предложете други неща и действия, които ще представляват допълнителни спестявания за клиента. Посочете алтернативните инженерни стойности, които можете да използвате или как да спестите пари за клиентите си, но все пак да решите проблема, посочен в RFP.
10 - Екип
Включете ключови хора с опит в подобни проекти . Използвайте членовете на екипа с извънкласни дейности, обучение и други учебни изживявания. Представете организационна диаграма за ресурсите, времето, отделено на проекта, кога ще участват и кога ресурсите ще бъдат изтеглени от проекта.
11 - Времева рамка
Представете срокове и конкретни графици за това как ще бъде решен проблемът или как ще продължи процесът на внедряване. Програма P6 или MS Project ще демонстрира вашето разбиране за проекта и ако неговият ресурс е зареден, дори по-добре.
12 - Осигуряване на референции
Определете подобни агенции със сходни проблеми, на които сте работили и какъв тип решения и проблеми сте се справили. Изброявайте ключовите играчи на контактите, размера на проекта, графиците, разходите и проблемите, с които се сблъсквате, когато се занимавате със сходни проблеми с други клиенти.