Организацията е ключът към успешната конференция
Планирането на конференцията е различно от другите видове планиране на събития и включва допълнителни стъпки.
Конференциите обикновено са големи събития, които обикновено отнемат около година или повече, за да планират. Вашият списък със задачи може да включва избор на място, резервиране на хотелски стаи, създаване на онлайн регистрация, осигуряване на високоговорители, организиране на апартаменти за гостоприемство, организиране на изложбена зала, насрочване на срещи, обработка на храна и напитки и др. Подготовката на добре организирано ръководство за планиране на конференции, което изчертава стъпките, е задължително условие за всеки успешен плановик на конференцията.
Следващите стъпки ще ви помогнат да подготвите ръководство за планиране на конференции, което ще служи като план за планиране на всяка конференция. Персонализирайте и модифицирайте ръководството въз основа на събитието, което планирате, и го запазете близо. Когато се подготвя и използва правилно, тя скоро ще стане вашето най-ценно средство за планиране на конференции.
Започнете с основите
Първата част от ръководството за планиране на конференцията трябва да включва основите по отношение на конференцията:
- Дата и час на събитието
- Местоположение на събитието (ако е известно)
- Цел на събитието
Включете всички други известни елементи, като алтернативни дати или брой на присъстващите.
Какъв е планът?
Преди да започнете да планирате различните елементи на конференцията, трябва да разберете какви са тези различни елементи и къде те се вписват в цялостната схема на вашето събитие.
Така че извадете писалката и тампона или седнайте пред компютъра и започнете да записвате всичко, което ви идва на ум. Не се притеснявайте да изброявате неща по ред на важност или в каквато и да е хронологична последователност. Това ще дойде по-късно. Точно сега ще създадете много дълга, но проста версия на вашия списък със задачи, който ще бъде разделен на различни самостоятелни компоненти, които да се обработват поотделно по време на процеса на планиране.
Този раздел може да съдържа следните елементи:
- Избор на място
- Избор на хотел
- Място за срещи
- Хостелски суити
- Конферентна зала и кабинки
- Церемония по откриване
- Регистрация на говорител / изложител
- Регистрация на участник
- Пътни споразумения
- Участвайте в значки
- Програма на събитията
- Храни и напитки
- Аудио-визуални
- Наемане на персонал на място
Отделете известно време в съставянето на този списък, за да не пренебрегвате нищо и да продължите да добавяте нещо, което се появява по-късно. Не се притеснявайте от многото изброени области на отговорност; целта тук е да мислите за всичко сега, за да можете да планирате и управлявате всеки елемент ефективно.
Изберете място
След като сте определили кога ще се проведе конференцията и ще разберете цялостния обхват на събитието, следващата стъпка е да изберете място.
В зависимост от размера на конференцията, може да изберете едно място за всички ваши конферентни нужди, от изложбената зала до заседателните зали, банкетните зали и хотелските стаи. Ако конференцията е твърде голяма, за да бъде настанена на едно място, потърсете място, което е в близост до външни хотели или места за обществено хранене, така че участниците в конференцията да не трябва да пътуват твърде далеч, за да се прехвърлят от едно конферентно събитие в друго.
Помислете за регистрацията на участниците
Как ще се присъединят участниците за тази конференция? Как ще получат потвърждение за регистрация? Как ще се генерират и разпространяват имената на маркерите на конференцията? Ръководството ви за планиране на конференции ще включва отговори на всички тези въпроси и трябва да бъде актуализирано след като регистрацията на конференцията е в ход.
Ако събитието се очаква да привлече големи тълпи, тогава е възможна онлайн система за регистрация на конференции.
Системата може да обработва плащанията , да проследява регистрациите и да организира друга подходяща информация и да съдейства за генерирането на отчети.
Изложители и конферентни изложбени зали
Изложбените площи са често срещана черта на конференциите, което дава възможност на спонсорите и продавачите да наемат място за популяризиране на своите продукти и услуги. Това също е възможност домакинът на конференцията да донесе приходи, ако функцията на изложбата бъде ефективно популяризирана и добре приета. В зависимост от размера на вашата конференция, управлението на изложителите и изложбената зала ще изисква допълнително време и ресурси, така че планирайте съответно.
Както е отбелязано по-горе, онлайн системите за регистрация на конференции са най-добрият начин за проследяване на регистрациите, така че ако очаквате голям брой изложители, след това помислете за включване на регистрацията на изложителите в системата за регистрация на участниците. Изложителите също ще се нуждаят от следното:
- Значки на изложителите
- Карта на конферентната изложба зала с номера на кабината изброени
- Ръководства за поставяне и разкъсване на щанд на изложбата
- Договори за щанд на изложбата
- Списък на продавачите на място, които могат да ви помогнат при отдаването под наем на изложби и услуги
Като планиращ конференцията ще бъдете отговорни за наемането на сигурност, за да се гарантира безопасността на материалите, разположени в изложбената зала.
Планирайте подробностите за конференцията
С някои от по-големите отговорности, като например избор на място за провеждане на конференции и регистрация на участниците, можете да пренасочите вниманието си към планирането на данните от конференцията. Както при планирането на събитие от всякакъв характер, организацията е от първостепенно значение, както е вниманието към детайлите.
Сега е моментът да извадите от употреба този дълъг списък с пране на задачите, които сте съставили в началото на процеса на планиране на конференцията. Разгледайте списъка и направете необходимите промени или допълнения, за да отразите последните задачи и отговорности. След това поставете тези елементи в хронологичен ред, като започнете с елементи, които могат или трябва да бъдат изпълнени много по-рано. Например:
- Резервирайте блок от хотелски стаи
- Резервен изложбено пространство
- Проучване на системи за онлайн регистрация на конференции
- Планирайте план за конферентен маркетинг
Започнете от началото и отидете оттам. За всеки детайл, който трябва да се следи, включете последващи действия, за да сте сигурни, че договорите са подписани и получени. Тъй като датата на конференцията се доближава, вашите елементи за действие ще включват краткосрочни задачи като:
- Изберете цветова схема и декор
- Направете цветни аранжименти
- Изберете меню
- Подредете летищен транспорт за високоговорители или VIP
Обмислете ръководството за планиране на конференцията като ръководство за всичко, което е включено в планирането на конференция, независимо колко малка е. Това ръководство бързо ще се превърне в безценен инструмент, който не само ще ви държи организирани и по график, но ще успокои нервите, тъй като се приближава голямата дата и се питате дали сте забравили нещо.