Очаква се събирачите на събития и срещи да допринесат или да напишат официални покани и материали за срещите, стимулиращите пътувания и други програми, които организират. Не е задължително да изглежда като преобладаваща задача, но е важно да следвате определени стъпки, за да следвате правилния етикет на поканите и да избегнете липсата на важни подробности за гостите си.
Ето как:
Създайте тема за събитие. Преди да напишете писма и материали за официална покана, плановиците трябва да се уверят, че имат привлекателна тема за програмата. Следващите въпроси ще помогнат за започването на процеса на мозъчна атака: дали това е образователна конференция, семинар или пътуване за стимулиране? Къде се държи? Какво е уникално за тази дестинация или място? Какъв е грубият график за събитието? Какви са някои от целите, които стоят зад програмата? Защо би могъл да присъства участник? Тези въпроси ще ви помогнат да установите страхотна тема за събитието.
Създайте електронна покана. Много официални покани и материали за големи събития вече са преместени в онлайн регистрационните системи, поради обема на важната логистика на събитията, която трябва да бъде заловен по време на процеса RSVP: изписване на имена, информация за контакти, хранителни изисквания, достъп за хора с увреждания, подробности за програмата, информация за дейностите и др. Забележка: По-малко сложните събития могат да използват само една уеб страница или графично изображение, изпратени по имейл, за да предадат подробности за събитието и контакти с RSVP.
Създайте отпечатана покана. В зависимост от характера на програмата или събитието, етикетът на поканите може да предполага, че трябва да пишете официални писма и бележки за покана, за да знаете, че вашите гости знаят, че наистина ценно присъствието им. Това е различно от материалите за събитието; вместо това, помислете за обикновена покана, която предоставя ценна информация на Вашия гост, включително на хоста и заглавието му, темата на събитието, датата и датата и времето и контакта RSVP.
Написване на официални покани за събития. Като част от електронната покана трябва да очертаете информация на високо ниво за програмата и събитието. Например, ако това е стимул или многодневна конференция, ще искате да включите следното: дестинацията, мястото на основното заведение / конференция, основната тема, говорители (включително BIOS), график, дейности, логистика и подробности за регистрация. Поканите за писма и материали трябва да предоставят на гостите причина да присъстват и винаги да включват покана за действие.
Етикетът за поканите започва с преглед на местоназначението / мястото на провеждане. Когато пишете официални писма и материали за покана, винаги е най-безопасно да се предположи, че никой не е бил на мястото, където хоствате програмата. Това означава, че трябва да напишете кратък преглед на местоназначението и / или хотела / съоръжението / мястото, където се провежда програмата. Ако планирате многодневно събитие, съхранявайте тази информация на възможно най-високо ниво, но се уверете, че има достатъчно информация, за да предостави на гостите уникални прозрения за мястото и защо те трябва да инвестират своето време там с вас.
Етикетът за поканите изисква график на събитията. Ако планирате многодневно събитие, като програма за стимулиране, материалите за поканата трябва да включват възможно най-големи подробности, така че гостите да могат да планират подходящо време с вас. Това означава, че вашата покана трябва да определи методите за пристигане и часовете, когато ще се очаква да участват, времената за провеждане на бизнес срещи и дейности (и избор на дейности), информация за хранене и информация за заминаване.
Етикетът за поканите изисква описания на дейностите. Когато пишете официални писма и материали за поканата, представете общ преглед на различните дейности, които помагат на гостите по-добре да определят какво съответства на техните интереси. Вашата програма за голф е събитие от 1/2 ден или цял ден? Какъв е "класът" на реката, който се простира? Каква е височината, в която хоствате събитието и колко висока ще ви отведе програмата за планинско колоездене? Каква е продължителността на времето за класа на живописта и какво ще научат?
Етикетът за поканите изисква информация за срещи с логистиката. Отново, ако приемете, че провеждате многодневна програма, гостите трябва да получат подробности за всеки от следните елементи:
- Резервиране на полети
- Регистрация на събитието
- Резервации в стаите
- Летищни трансфери
- Дрескод
- Метеорологично време
- Процедури за настаняване
- Невъзстановими артикули
- Поддържайте контакти с персонала
Разработване на дневния ред на събитието. Това ще изглежда по-различно от първоначалните покани, но трябва да бъде предоставено на поканените гости при пристигането или малко преди да присъстват на събитие. Тя трябва да включва час по час (добре е да комбинирате часове) общ преглед на това, което е планирано кога и къде. Ако имате едновременно насрочени няколко образователни маршрута, е полезно да очертаете тези парчета в групи, така че участниците да знаят какви теми се планират кога и къде.
Създайте писмо за добре дошли събитие. Много плановици се борят с каква информация биха могли или не трябва да включват в добре дошли писма. Най-добрият съвет е да запазите посланието за посрещане лесно и да кажете на гостите, че са добре дошли и ценени. Етикетът за поканата предполага писмото да бъде подписано от официалния домакин на събитието.
Едно от най-пренебрегваните елементи за покани за събития е известието за отпътуване. Като част от писмото за посрещане и пристигащите подаръци е важно да прикачите подробности за това, как гостите ще заминат.
Създайте карти с менюта. Независимо дали планирате закуска, обяд или вечеря, гостите винаги се радват да видят меню карти, които очертават елементи от менюто за всеки курс на хранене. Тя им дава нещо, за което да обсъждат, когато се събират с други хора на масата си и позволява на персонала на изчакване бързо да получи избор от менюто на гостите, като по този начин помага да се запази графикът. Забележка: Ако планирате специална изненада по време на храненето, като тематичен десерт за някои уникални развлечения, е полезно да пазите тези елементи от менюто, за да подобрите специалния ефект.
Създайте картички за подарък за благодарност. Независимо дали става въпрос за подарък за пристигане или подарък за възглавници, всеки подарък за благодарност трябва да има своята карта за подарък. Това е възможност да укрепвате съобщенията "благодаря" и да накарате гостите си да се почувстват още по-специални. Полезно е да се включат текстовете и съобщенията, които отразяват темата на самото събитие.
Създавайте отделни известия за отпътуване.
В деня преди отпътуването, изпратете известия до стаите за гости, които им напомнят кога ще тръгнат, включително номера на полета и часа на заминаване. Тя дава възможност да се определят последни грешки, които може да са били пренебрегвани по време на планирането на логистиката.
Съвети:
- Уверете се, че имате страхотен графичен дизайнер и онлайн регистрационен процес. Предизвикателството още днес е, че съществуват много различни системи за регистрация на онлайн събития , но те или изискват много персонализиране, или използването на системи от трети страни все още се счита за малко скъпо на база покана. Ето защо много плановици все още разчитат на своите домашни инструменти и ресурси.
- Намерете си страхотен канцеларски магазин. Въпреки че организациите се движат все повече и повече към използването на електронни форми на комуникация, това все още не заменя влиянието, което отпечатаните покани и материали на събитията предоставят. Потърсете канцеларски материали, които ще допълнят вашата тема за събитието и ще променят стиловете на хартията и размерите, за да създадат повече интерес и драма. Вашите гости ще забележат усилията.
- Създайте шаблон и копирайте от там. Плановиците трябва да създадат писмо с покана за шаблони и материали и просто да обновяват нови събития от шаблоните на предишни програми и събития. Разбира се, трябва да се избират и използват нови канцеларски материали, графики, текст и т.н., така че е необходимо определено количество персонализиране всеки път.