7 съвета за провеждането на среща за добре организиране
Кажете сбогом на тези скучни срещи и научете как да провеждате ефективни срещи, които оставят служителите си ангажирани и мотивирани.
7 съвета за ефективни срещи
Установяване на целта на срещата
Преди да изпратите предупреждение за срещата и да я включите в календара си, попитайте се защо искате да проведете среща и да определите целта. Това ли е среща, за да се приведат служителите в бързи темпове при промяна в управлението? Вземате ли решение по проект? Дали това е брейнсторминг сесия за нова бизнес стратегия? Бъдете сигурни, че събирането на служители в помещение за дискусия и взаимодействие "лице в лице" е необходимо за вашата цел; ако целта на срещата е актуализация на състоянието, може би изпращането на групов имейл е по-добро използване на времето на всички.
Съобщете за целта на срещата
Когато каните другите на вашата среща, бъдете ясни за целите на срещата. Това не само ще ви насочи, но ще даде възможност на служителите да присъстват на срещата, подготвени или с документи, или с мисли по този въпрос.
Съобщението е от съществено значение за ефективната среща.
Бъдете селективни за присъстващите
Никой не оценява присъствието си на среща, която няма връзка с тях или с работата им. Определете кой наистина трябва да бъде там и защо. От кой вход се нуждаете? Кои колеги трябва да участват и вероятно ще имат въпроси по този въпрос?
Ако някой е в списъка ви, който просто трябва да бъде информиран за това, което беше обсъдено, направете ги в полза и ги извадете от списъка. Те могат лесно да се актуализират с последващ имейл. Времето е ценно и никой работодател не иска да окаже отрицателно въздействие върху производителността, като служителите се настаняват на заседания, които са ненужни.
Трябва да създадете дневен ред за заседания
Провеждането на среща без определена среща е близко до катерене в платноходка и се надява, че вятърът ще ви отведе там, където искате да отидете. Вие буквално ще бъдете изгубени в морето. Вашият дневен ред за срещи ще ви води до крайната ви цел. Включете теми, които да бъдат обсъждани и кой ще се занимава с всеки елемент, ако участват други. Изпратете по електронната поща програмата на участниците преди време, така че всеки да знае какво да очаква и идва готов.
Придържайте се към плана си
Дори и най-добре планираната среща ще се изплъзне, ако дискусията се изплъзне и изчезне по тематични теми. Ето защо повечето срещи не успяват да постигнат своята цел - те не остават на път. В началото на срещата си установете основни правила и определено разпределение на времето за всяка точка от дневния ред, както и за общото събрание. Например "Благодарим ви, че дойдохте днес. Времето на всеки е ценно и моята цел е тази среща да продължи до по-малко от час.
Нека да се придържаме към предметите и да резервираме дискусии по други теми за по-късен етап. "Връщайте се на всеки, който монополизира дискусията или въвежда теми, а не в дневния ред.
Дръжте ги ангажирани
Визуалните помощни средства помагат на всички да се фокусират върху срещата, а не върху телефоните или часовника си. Публикувайте дневния ред на интелигентен съвет в предната част на стаята. Визуализиране на проект на голям екран с помощта на компютър; всичко, което да държи очи пред тях.
Обобщи срещата
Някога напускате среща и имате съвсем различен подход от колегата си? Уверете се, че това не се случи с вашата среща, като изпратите по електронна поща следното в рамките на 24 часа. Включете резюме, подчертайте ключовите теми, зададени, задайте задачите и посочете крайните срокове. Изпращането на това своевременно ще гарантира, че присъстващите не се насочват в грешната посока.