За щастие за организаторите на събития има многобройни инструменти за подпомагане при регистрацията на събития . Изборите включват прости платформи, които се занимават с основите на регистрацията на събития и тези, които са по-напреднали, предлагащи многофункционални приложения. Някои програми за регистрация на събития обработват събития. Някои също така предоставят автоматични възстановявания, ако регистрацията е отменена. Други пакети създават маркери за име на регистрант. Инструментите за регистрация на събития могат също така да позволят интеграция с конферентен или фирмен уебсайт, както и да се свържат с техните социални медийни платформи .
За съжаление, с толкова много възможности, процесът на избиране на инструмента за регистрация на събития за вашия бизнес може да бъде огромен, да кажем най-малкото. Ето едно просто ръководство за избор на инструментите за регистрация на събития, които най-добре служат на вашия бизнес за планиране на събития.
Избор на софтуер за регистрация на събития: Къде да започнете?
Когато избирате инструменти за регистрация на събития, най-добре е да започнете с определянето на вашите нужди и желания.
Помислете върху регистрационните си приоритети и бизнес планирането на събития. Запитайте се следните въпроси:
- Вашите нужди са прости и изискват само обработка на регистрации и плащания?
- Предлагате ли няколко сесии в основното събитие, които изискват допълнителни регистрации?
- Трябва ли да управлявате хотелските резервации или пътуванията?
- Подкрепяте ли уебсайт на конференцията?
- Предоставяте ли етикети с имена, координирате аудиовизуални изисквания или хоствате специални сесии за изтегляне?
- Управлявате ли едновременно повече от едно събитие?
- Ваше събитие е ежегодно събитие или еднократно събитие?
Отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да намерите софтуера за регистрация на събития, който най-добре отговаря на вашите нужди.
Инструменти за регистрация на събития
С толкова много възможности за избор на софтуер за регистрация на събития, лесно можете да се хванат с невероятни функции и най-новите инструменти, независимо дали работят за вашето събитие или дори ще бъдат използвани изобщо. Не бъдете примамвани от най-новите и най-великите. Вместо това направете списък с онези функции, които понастоящем използвате в процеса на регистрация на събитието, и добавете онези, които бихте искали да включите, за да рационализирате процеса. Някои от наличните функции включват следното:
- Регистрация на събитие онлайн
- Регистрация на събитието на място
- Регистрация на група за участници
- Самостоятелно настаняване на участник
- Плащане на събитие за събитие
- Управление и отчети на участниците
- Създаване и управление на значки
- Регистрация за индивидуални сесии
- Разработване на формуляри
- Управление на стаите в хотела
- Управление на маркетинга
- Социална медия
- Проучвания и обратна връзка за събития
Не всички инструменти за регистрация на събития са скъпи
Много инструменти за регистрация на събития предлагат стандартни функции на разумна цена, които са подходящи за управление на ясни събития.
Тези програми включват основни формуляри за регистрация, които могат да бъдат свързани с уебсайта Ви. Те могат да събират информация за регистрация, включително информация за кредитни карти, за да регистрират и обработят плащанията с кредитна карта. В допълнение, регистрационните списъци на участниците могат да бъдат съставени или експортирани. В зависимост от вида на събитията, които планирате, и от честотата на събитията, тези прости инструменти могат да бъдат добре пригодени, като осигурите точно това, от което се нуждаете, без да сте затрупани с всякакви допълнителни функции, които са безполезни за вас.
Многостранните инструменти за регистрация на събития предлагат допълнителни възможности
Ако вашата работа по планиране на събития планирате големи конференции, тогава инструментите за регистрация на събития, които предлагат допълнителна функционалност извън основите, може да са точно от това, от което се нуждаете. Решенията включват тези, които обработват регистрацията на събития и комбинират тази функция със способността да проследяват и отчитат различни подробности за по-голямо и по-сложно събитие.
Ако участниците в събитието се регистрират за конференцията и след това се регистрират за конкретни семинари в рамките на дадена сесия, има инструменти, които да позволят тази функция.
Някои софтуери ще позволят обработването на множество присъстващи от една организация с един източник на плащане, както и да предложат различни ценови структури, основани на групови отстъпки или ранни такси за регистрация. Ако имате нужда от персонализирани отчети, потърсете пакет за регистрация на събития, който автоматично ще генерира отчети, като съставя списъци за присъствие въз основа на отделни семинари или други параметри, които избирате. Конференциите обикновено изискват отпечатани имейли, така че да са в списъка ви "трябва да има", така че те да могат автоматично да се създават като част от процеса на регистрация на събитието и да търсят персонализиране, за да отразяват дали участникът е регистриран за цялата конференция, част от седмицата или само определен ден.
Инструменти за интегриране на регистрацията
За тези, които планират събития, провеждащи множество събития, интегрирането на данни за регистрация в съществуващата ви база данни може да бъде критична функция за вашата организация. Обмислете текущите методи за добавяне на регистранти към вашата база данни и да определите областите на подобрение. Важно е да се мисли по различни начини, че тази информация може да бъде интегрирана със съществуващата информация, като например лицата, които доброволно или дариха. Повечето приложения за регистрация на събития предоставят възможност за ръчно експортиране на данни. Въпреки това, този метод е отнема много време, тъй като изисква ръчно да се импортира информацията в базата данни отново. Разгледайте пакетите, които могат да задоволят не само вашите искания за регистрация на събития, но и да подкрепят вашите нужди за управление.
Вземете тест драйв, преди да купите
След като сте ограничили своя избор на софтуер за регистрация на събития, определете дали те предлагат безплатен пробен период. Това ще ви даде възможност не само да изпробвате функциите, но и да видите дали има функционалността, която търсите, и дали е подходяща за вашето събитие. Това е също така възможност да изпитате нивото на обслужване на клиентите, когато отговаряте на вашите въпроси или работите, за да решите проблема, който имате.