Тази работна програма за срещи поддържа срещата ви организирана
Вече сте си помислили много за това, което се надявате да спечелите от създаването на Консултативен съвет и очаквате съветите и опита, които членовете на Консултативния съвет могат да предоставят в различни аспекти на вашия бизнес като управление , маркетинг , счетоводство , персонал , обслужване на клиенти , технологии и др.
Така че вие искате да сте сигурни, че точно на тази първа среща ще позволите на вашите членове на Консултативния съвет да допринесат.
Планирайте срещата около проблем или дискусия
Следователно първата ви среща като всички ваши заседания на Консултативния съвет трябва да бъде планирана около въпрос или проблем. Може да ви бъде най-лесно да посочите проблема като цел . Например "Искаме да увеличим продажбите си с 25% през следващото тримесечие." Как можем да направим това? Или може да посочите темата за обсъждане по-общо: "Как можем да намалим нашите бизнес разходи ?" или "Как можем да увеличим производителността или как можем да подобрим обслужването на клиентите ?"
Съберете съответните материали
След като сте решили темата на дискусията, е време да съберете материалите, от които се нуждаят членовете на Консултативния съвет.
Тъй като това е първото заседание на Консултативния съвет, трябва да включите бизнес план и всякакви други документи, отнасящи се до дискусионната тема, като диаграми, графики и факти, които илюстрират фона на дискусионната тема.
Ако е възможно, трябва да изпратите копие от тези документи на всички членове на Консултативния съвет две седмици предварително заедно с копие от дневния ред.
Създайте Agenda за срещи
По-долу е даден пример за дневен ред (с коментари за ефективното провеждане на срещата), които може да искате да използвате за първата ви среща в Консултативния съвет.
Забележете, че всеки елемент от дневния ред е насрочен; изграждането на график в срещата ви и задържането му гарантира, че вашата среща не се затрупва и стимулира дискусията по темата.
Направете начини за записване на срещата в минути
Също така ще искате да направите някои мерки за записване на протоколите от срещата. Не се опитвайте сами да правите това; трябва да можете да участвате пълноценно и да слушате и да допринасяте добре е работа на пълно работно време. Ако нямате някой, който да присъства и да служи като секретар, да поиска разрешение от членовете на Вашия консултативен съвет да запишат срещата.
Направете напитки на разположение
Наличието на освежителни напитки е добра идея. Кафе, чай, вода, сокове и здравословни закуски , като плодове или кифли, са хубаво докосване и винаги са добре дошли на срещите. След първата ви среща ще имате усещане за предпочитанията на посетителите за напитки и леки закуски и ще можете да планирате съответно за следващата среща.
Отпуснете се!
Преди всичко не се притеснявайте за представянето си. Вие сте там, за да споделите вашето виждане и надежди за вашата компания и да потърсите съвет, да не впечатлите никого с мултимедийни презентационни ефекти.
Вашата дългосрочна цел е да установите работещи отношения на доверие с вашите членове на Консултативния съвет, така че вместо това да се съсредоточите върху това да гарантирате, че вашите членове на Консултативния съвет напускат чувството, че са чути и че са допринесли за управлението на вашата компания - и с нетърпение очакваме следващото заседание на Управителния съвет.
Включих коментари в тази примерна програма за заседания на Консултативния съвет, за да ви напътствам в процеса на срещата. Чувствайте се свободни да разпечатвате тази програма и да я адаптирате към вашите нужди - можете да я копирате директно в Word, Excel или подобен офисен документ, като изберете текста и използвате копиране / паста (използвайки Windows, очертайте текста, който ще бъде избран с мишката , и натиснете CTRL-C, за да копирате и CTRL-V, за да го поставите).
Вашето фирмено име - (попълнете)
дневен ред
Дата - (попълнете)
Местоположение - (попълнете)
| Начално / крайно време | Дейност |
| 10:00 - 10:05 ч | запознанства (Ако приемете, че членовете на Консултативния съвет не са се срещнали, представете си и всички членове на Борда, като представите кратко описание на техния опит.) |
| 10:05 - 10:10 сутринта | Защо един консултативен съвет? (Кратко изложение как виждате работата на Консултативния съвет и какво се надявате, че Консултативният съвет може да направи във вашата компания. Включете подробности, като например колко често ще заседава бордът.) |
| 10:10 - 10:20 ч | въпроси (Ако има такива, ако не, попитайте членовете на съвета как виждат работата на Консултативния съвет и как се надяват да допринесат.) |
| Тема на дискусията: (Въведете Вашия въпрос / Проблем тук.) | |
| 10:20 - 10:25 ч | Представяне на дискусионната тема (Очертайте историята на темата и как тя в момента засяга фирмата; не възразявайте с вашите виждания / решения на този етап.) |
| 10:25 - 11:35 ч | дискусия (Искате да запазите идеите, които текат на този етап, да не отхвърляте или да отхвърляте идеи в този момент, да допринасяте и за вашите идеи / мнения.) |
| 11:35 - 11:50 часа | Предложения / резолюции (Оценка на идеите, които групата е чувала и избора на най-добрите "решения"). |
| 11:50 - 11:55 ч | резюме (Обобщете темата, дискусията и резултатите за групата и им кажете какво планирате да направите.) |
| 11:55 ч | отсрочване |
Дата на следващата среща - (попълнете)
Ако използвате този график, това е страхотно време, за да накарате членовете на Консултативния съвет да направят добър обяд (особено ако не са сервирали закуски по време на срещата). Не забравяйте, че срещата е приключила и обядът трябва да бъде основно социален повод!
Поддържайте срещите кратки
Никога не трябва да провеждате среща на Консултативния съвет, която продължава повече от два часа. Два часа са достатъчно дълги, за да могат повечето хора да отделят цялото си внимание на задачата.
Започнете бъдещи срещи с преглед на предишните теми на дискусиите
В бъдещи срещи трябва да започнете с преглед на това, което сте направили по темата, за която беше обсъдено последната среща, и да поканите коментарите на членовете на Консултативния съвет относно действията на вашата компания.
Тъй като "срещата и посрещането" е извън пътя, може да искате да имате две дискусионни теми на бъдещи заседания на вашия консултативен съвет. Може дори да имате три, ако смятате, че ще се поберат удобно в двучасовия формат. Но никога не трябва да имате повече от три.