Бизнес етикетът на поздравителните съобщения от гласовата поща
Поздравите за гласовата поща са прости неща и в бизнеса те изглеждат незначителни. Обаче поздравът на гласовата поща получава много работа с клиенти и сътрудници - помислете колко често не можете да се обадите по телефона, защото сте на друга линия, далеч от бюрото си или извън офиса. Помислете колко често сте чули поздрав за гласова поща, когато се обаждате на колеги, колеги и други бизнес контакти.
Поздравителните съобщения с гласова поща дават тон за това, как ви зрителите ще възприемат вас и вашата компания и са леки и лесни начини за насърчаване на положителните бизнес отношения. Най-добри са оптимистичните кратки съобщения. И не бързайте с вашето послание. Бъдете ефективни, но спокойни и отделете време.
01 - Кратко, оптимистично поздравление
02 - Вашето име
Посочете ясно името си и обяснете всяка сричка, така че обаждащият се да знае, че са стигнали до човека, за когото са очаквали, и затова искат да напишат името ви, ако желаят. Ако имате дълго име, забавете го, така че вашият обаждащ се да го чуе.
03 - Вашето фирмено име и / или наименование на отдела
Посочването на името на фирмата и на вашия отдел ще позволи на обаждащия се да знае, че е достигнал правилното място - особено ако е преминал серия от автоматизирани придружаващи подсказки или директория на телефонна система на служители или отдели. Това е особено важно за външни поздрави към гласовата поща . Може да бъде пропуснат за вътрешни повиквания.
04 - Изявление, че не можете да се обадите
Кратко изявление (някои хора като извинение в изявлението), че не можете да се обадите, е стандартно и бързо пренасочва обаждащия се към информация за това кога можете да се върнете към тях, както и важното бипкане на съобщенията.
05 - Покана за оставяне на съобщение
Поканете обаждащия се да ви остави подробно съобщение.
06 - Когато ще се върнете към тях
Ако правилото ви е да връщате обажданията до края на деня, кажете на обаждащия се, че това. Ако няма политика, предлагайте на обаждащия се да прецени кога ще ви върне обаждането. Ако сте далеч от офиса в продължение на една седмица, нека ги знаят и това.
07 - Осигурете контакт за незабавна помощ
Никой не обича да е в капан в "затвора за гласова поща", чакайки отговор без други възможности. Ако има някой, на когото обаждащият се може да се обърне за незабавна помощ, дайте указания как да се свържете с него.
08 - Дължина на поздрава
Задръжте го кратко: от максимум 20 до 25 секунди. Хората са заети и не обичат да губят време.
09 - Избягвайте да издавате твърде много информация
Предоставете на вашите обаждащи се само информацията, от която се нуждаят, за да ви оставят съобщение или да се свържат с вас.