Счетоводни грешки се случват от време на време, но много често срещани счетоводни грешки могат да бъдат избегнати при правилно планиране и подготовка. Всички знаем, че обикновено отнема повече време, за да поправи грешката, отколкото да го направим за първи път. Интересното е също, че е по-евтино да се идентифицират и коригират грешките в началото на проекта, вместо да се чака по-късно да се коригира проблемът.
Ако третирате бизнеса си като дългосрочен проект, тогава ще искате да сте проактивни, като осъзнавате често срещаните грешки, които другите правят и коригират рано, което не само ще спести време за вашата компания, пари и главоболия, но и да ви даде конкурентно предимство на пазара с по-рационални операции и по-добра удовлетвореност на клиентите. Следващите са често срещани счетоводни грешки, които всяка CPA е видяла малките бизнес собственици.
01 - Неспазване на счетоводните процедури
Полезна стъпка е разработването на стандартизирани формуляри и списъци за проверка, за да се осигури последователност и точност. Например, ще искате да документирате процес за създаване на нови доставчици.
Ще ви трябва името, адреса, телефонния номер и Идентификационния номер на работодателя (EIN), наред с други документи като застрахователни сертификати, препоръчителни писма или подписани договори. След това ще трябва да въведете тази информация в счетоводния си софтуер, за да можете да обработвате плащанията.
Вие ще искате да отделите необходимото време, за да разгледате информацията, която трябва да съберете от вашите продавачи, да разработите стандартизиран формуляр или контролен списък, за да сте сигурни, че получавате тази информация, а след това да имате писмена политика, която вашите служители могат да следват.
02 - Работа без бюджет
Създайте бюджет, така че да имате базова линия, за да прецените оперативните резултати на бизнеса си. Бюджетите са полезни не само за ограничаване на пренасочването, но могат да бъдат използвани за установяване на реалистични, писмени финансови цели. Бюджетите винаги трябва да се основават на реалността, но със сигурност може да използвате бюджета си, за да определите разумни финансови цели, независимо дали става дума за увеличаване на приходите или за намаляване на оперативните разходи.
03 - Извършване на грешки при въвеждане на данни
Грешки при въвеждане на данни възникват от време на време. Въпреки че не можете да предотвратите всички грешки при въвеждане на данни, можете да имате политика за своевременно извършване на различни помирявания, за да сте сигурни, че записите за данни се откриват бързо и могат да бъдат коригирани.
Например, ще искате да извършвате ежемесечни погасявания на банкови сметки, както и вземания и платими погасявания. Също така можете да управлявате разминавания между бюджета и фактите, за да идентифицирате евентуални грешки при класифицирането на приходите или разходите или периодично да изготвяте отчети за клиентски разписки или плащания на доставчици, за да сте сигурни, че всички разписки и плащания изглеждат разумни.
Необходимите транзакции трябва да бъдат преразгледани, за да се гарантира, че няма направени грешки при въвеждане на данни и че сделките са точни.
04 - Неуспешно архивиране на счетоводен софтуер
Трябва редовно да архивирате счетоводния софтуер на фирмата си и други данни. Много програми за софтуерни счетоводни програми за малки фирми имат функция, която ви позволява да създавате автоматично архивиране на вашата счетоводна програма.
Използваи го. Трябва също така да отделите време, за да проверите отново архивните си файлове, дори и да използвате резервния файл, за да видите дали можете да работите с него обичайно.
Понякога файловете са корумпирани; понякога не архивирате всички данни, от които се нуждаете. Бързата проверка може да идентифицира проблеми с процеса на архивиране, така че да можете да гарантирате, че разполагате с всичко необходимо, за да продължите да управлявате бизнеса си, ако възникне необходимост.
05 - Да правиш твърде много себе си
Аутсорсингът на административни задачи, които не добавят стойност към вашата компания, може да бъде предимство.
Например данъчен счетоводител вероятно е по-добре запознат с данъчното законодателство, отколкото сте, така че аутсорсингът на данъчното планиране и подготовката за вашия счетоводител ще ви позволи да намалите данъчната си отговорност, да увеличите данъчното съответствие и да ви оставят повече време, за да се посветите на генерирането на приходи дейности.
Много собственици на малки фирми не искат да делегират отговорности на други способни професионалисти, но аутсорсингът на счетоводството, правните, ИТ и други административни функции могат да намалят грешките и да увеличат рентабилността, ако използвате новосъздаденото време разумно.
06 - Неуспешно категоризиране на приходите и разходите
Методът на счетоводната отчетност на обувки не е добър избор за малкия бизнес с повече от няколко сделки годишно. Всички пари, които идват и излизат от бизнеса ви, трябва да бъдат причислени към съответната категория.
Собствениците на фирми, които остават на счетоводните си записи, не попадат в грешки. Те ще знаят кой е бил таксуван, колко и дали клиентът е платил или не.
Също така ще откриете, че данъчната Ви подготовка от края на годината ще бъде много по-гладка от това да се опитате отново да съберете отчетите, които трябва да подготвите данъчната декларация на вашия бизнес точно преди връщането да стане.