Първият организъм включва много повече, отколкото просто несвързани купища хартия и прахосване на раздробяването, което имате на бюрото си. Организацията включва създаването на системи и процедури за всички различни части на вашия бизнес; това има потенциала да ви помогне да станете по-продуктивни и печеливши. Идеите по-долу включват някои от най-добрите начини да станете по-организирани в малкия бизнес. Опитайте само един за бавно и трайно подобрение или направете план за включване на нов организационен процес всеки месец във вашия бизнес тази година.
01 - Вземете контрол върху документи и документи
Сега, когато имате по-добра представа за вида документи, с които работите, е време да създадете - или да подобрите - системата си за подаване на документи. Сюзън Уорд състави полезен наръчник за създаването на система за управление на документи, която може да ви помогне да създадете или прецизирате своя хартиен процес и да го организирате.
Ако решите, че е време да започнете да се движите към офис без хартия (първо прочетете тези плюсове и минуси ), можете да започнете, като сканирате и дигитализирате своите разписки, като използвате онлайн фактуриране и платежни услуги като FreshBooks, преминавайки към програма за цифров подпис като DocuSign , и използване на облака за архивиране и архивиране на данни. Ако събирате визитни картички по време на събитията през годината, може би е добра идея да инвестирате в скенер за визитни картички, така че да можете да дигитализирате незабавно информацията за контакт и да изрежете хартиените карти.
02 - Използвайте правилните инструменти за производителност
- Управление на контактите. От проследяването на клиентите си до запомнянето на хора, които срещате по време на работа в мрежа, всеки собственик на малка фирма се нуждае от система за управление на информацията за връзка. Можете да изберете изчерпателна система за управление на взаимоотношенията с клиенти, като Salesforce, или за по-малък мащаб, можете да настроите съществуващото приложение за контакти, за да работите за бизнеса си.
- Срещи и комуникации. Независимо дали провеждате срещи лице в лице, по телефона или чрез видео чат услуги, има начин да направите процеса по-организиран. Можете да използвате услуга като Do, за да организирате срещите си по-добре, преди, по време и след това.
- Счетоводство и счетоводство. Организирайте и опростете начина, по който фактурирате, извършвате плащания и управлявате паричните потоци с инструменти като Quickbooks Online, Xero и Wave.
- Проследяване на пътуванията и разходите. Можете да използвате приложения като Expedia и TripAdvisor, за да улесните пътуването. След това, веднъж на път, приложения като Expensify ви помагат да проследявате разходите и да правите отчитане, когато се приберете вкъщи, много по-организирано.
- Управление на социалните медии. Всички знаем колко време може да се губи в социалните медии, ако не се приближавате по систематичен и организиран начин. Ето защо инструменти като Hootsuite и Buffer могат да бъдат безценни за собствениците на малкия бизнес.
- Управление на имейли. Ако използвате Gmail в малкия бизнес, имате достъп до доста разширения на Google, които могат бързо да организират входящата ви поща. Ако използвате друго имейл приложение, опитайте SaneBox за автоматично филтриране, напомняния и др.
- Управление на проекти. Доброто приложение за управление на проекти ще ви помогне да проследявате задачите, да споделяте файлове и да си сътрудничите със съотборниците си на едно място и може да бъде един от най-добрите инструменти, които можете да използвате, за да организирате работата си. Опитайте Basecamp или Asana за решение за управление на проект "всичко в едно".
Производителността е много личен процес, а приложенията, от които се нуждаете, ще са специфични за вас, за вашата работа и за начина, по който работите. Отделете време, за да проучите какви са вашите нужди, преди да включите нов инструмент във вашия процес. Може да не се нуждаете от толкова, колкото мислите. За повече вдъхновение на инструмента за производителност, прочетете тази статия с 101 приложения за малка бизнес продуктивност и разгледайте тези 27 приложения, които пестят време .
03 - Вземи компютъра си организиран
Ето списък на нещата, които можете да направите сега, за да организирате компютъра си и обратно в работна форма:
- Почистване на работния плот. Има няколко начина, по които можете да отидете тук, и всичко зависи от вашия работен стил и начина, по който използвате компютъра си. Можете да се отървете от всичко от работния си плот, с изключение на кошчето за боклук (не забравяйте, че иконите на работния плот на приложението са само бързи клавиши - всички ваши действителни приложения обикновено живеят в папката "Приложения"). Или можете да добавите няколко преки пътища към най-често използваните ви приложения и файлове. Склонен съм да се заблуждавам към първия вариант, като става възможно най-рационален, но често използвам работния ми плот за лесен достъп до файловете, по които понастоящем работя. След това ги премествам в техния постоянен дом, след като завърша.
- Настройте система за цифрово подаване. Говорейки за това, че вашите документи са постоянен дом, тук създавате система за подаване, която ви дава пълна смисъл, за да намерите документите, от които се нуждаете, когато имате нужда от тях. Това ръководство за организиране на файлове и папки предлага редица отлични съвети, които да ви помогнат да започнете.
- Актуализиране на софтуер. Ако компютърът ви е настроен да инсталира автоматично приложенията и актуализациите на операционната система, страхотно. Ако това е ръчен процес за вас, трябва да проверите за актуализации поне двумесечно, тъй като много от тях включват корекции за сигурност. След това веднъж годишно преглеждайте текущите версии на софтуера, които използвате, и вземайте решение, ако е необходимо време за надграждане.
- Сканирайте за вируси и проблеми с производителността. Независимо от какъв тип компютър имате, всички от тях могат да получат вируси или злонамерен софтуер (да, дори Mac). Ако имате компютър с Windows, тези съвети за PC поддръжка от PCWorld ще ви помогнат да поддържате компютъра си здрав и да върви гладко.
- Проверете целостта на резервното копие на данните. Поддържате данните си, нали? Ако не, пропуснете всичко останало за момента и направете това първо. Можете да използвате услуга за архивиране на данни на Cloud, като Carbonite, Backblaze или CrashPlan, или можете да използвате външен твърд диск, който включите в компютъра си (и аз и двете). С всяка от опциите конфигурирайте услугата или устройството, за да извършвате непрекъснати автоматични резервни копия, така че не е нужно да правите нищо ръчно. След това, веднъж или два пъти в годината отидете в услугата за резервно копие или шофирайте, за да се уверите, че всичко е там и достъпно, ако трябва да изтеглите копия на вашия компютър.
- Обърнете входящата си поща. Много собственици на малки фирми имат взаимоотношения "любов-омраза" с електронната си поща. Те го обичат, защото това е високопроизводителен и ефективен комуникационен инструмент; но те го мразят, защото бързо могат да се измъкнат от контрол, причинявайки ненужен стрес . Съществуват неща, които можете да направите, за да запазите входящата си поща, като например използването на автоматизация, рационализиране на това, което получавате ежедневно, и ограничаване колко често проверявате електронната поща по време на деня си. Прочетете тази статия за съвети за управление на имейли, които ще направят вашата пощенска кутия мощен инструмент за производителност, а не време за сучене.
Съветите по-горе ще ви помогнат да направите малкия си бизнес по-организиран незабавно, но помнете колко бързо нещата могат да излязат извън контрол. Сдвояване на тези дейности с решение за бързо и лесно преглеждане на вашите документи, инструменти за производителност и компютърен статус няколко пъти в месеца, за да можете да останете организирани и да предотвратите нещата да достигнат до огромни нива на дезорганизация.