Въпреки това, докато планирането на събития е от решаващо значение, ако искате събитието да върви гладко, вие също искате резултати от всичките си усилия.
Ето защо вашата организация трябва да наеме "приемна комисия".
Какво представлява приемна комисия?
"Приемният комитет" се различава от традиционния комитет за планиране на събития. Вместо хора, които активно планират, планират или организират събития от деня или вечерта, домакинният комитет е екип, който използва своите мрежи, за да се увери, че събитието е хит. Някои членове на комисията могат да изберат да:
- Насърчавайте приятелите, семейството или колегите си да купуват билети
- Съберете елементи от търга от местен бизнес
- Направете връзки на доставчиците за награди за вкъщи или кетъринг за събития
Разбира се, има безброй пъти начина, по който комисията домакин може да направи вашите благотворителни събития по-добри от всякога . Помислете за приемна комисия като истински домакин на партия; някой, който кани най-добрите гости, знае кого да се обади за храна или декор и може да ви свърже с хора, които правят събитието с пълен успех.
Тъй като приемната комисия може да увеличи средствата, получени по време на събитие, или да получи повече внимание от страна на медиите, намирането и набирането на подходящите хора е жизненоважно.
Кой да избере за вашия домакин комитет
Един истински полезен домакински комитет няма да включва платени специалисти по маркетинг или планиране на събития. Вместо това те трябва да бъдат високо ангажирани членове на вашия съществуващ екип, дарителска база или доброволци с връзки и желание да се свържат.
Вашият домакин комитет може да варира от само няколко души до десетки.
Колкото повече хора във вашата комисия, толкова по-голямо въздействие могат да направят колективно върху успеха на вашето събитие.
Можете да намерите членове на комитета на хостинг почти навсякъде, включително:
- Член на борда или председател на вашата организация
- Доброволци, които са силно ангажирани в общността
- Донор, който има връзки с местния бизнес
- Донор или член на борда, който има обширни контакти в идеалния ви демографски донор
- Доброволци, които познават продавачите или собствениците на място
- Местни или национални знаменитости, които често се застъпват за вашата кауза
След като намерите отделни лица, бихте искали да се присъедините към Вашия домакин; е време да ги наемете.
Как да наемем приемна комисия
Търсете и се свържете с хора, които биха направили отлични членове на комисията. Не, обаче, не само да поискате някой да бъде на приемна комисия. Официалната покана е най-добрият начин за набиране на членове на комисията.
В поканата на приемната комисия е важно да се включат:
- Пълна информация за събитието и организацията ви (дата и място)
- Информация за целта на събитието (набиране на средства за конкретна кауза)
- Примери за начина, по който член на комисията домакин може да допринесе
- Дадена дата, за да отговорите или да се свържете с екипа си
- "Напреднал" ви благодарим, че ги оставихте да знаят, че сте развълнувани да ги поканите
- Вашето име / лице за контакт и информация за връзка
Уверете се, че потенциалните членове знаят, че участието им ще бъде признато и оценено и че те могат да окажат значително въздействие, като се присъединят.
Ако се чудите как да изготвите писмото си за покана за участие в комисията, има много примери на други неправителствени уебсайтове. Ако търсите шаблон, който лесно се използва, копирайте и поставете шаблона по-долу и поставете информацията във всяка от скобите.
[Дата]
Уважаеми [въведете име]:
Пиша, за да ви уведомя за вълнуващо събитие, което [Your Organization Name] планира за [Month] в [Insert City].
В [Месеца + Година (ако е различна от текущата)], [Организацията] въвежда [Event Name] в [City], за да повиши осведомеността за [причина / програми / инициативи / усилията].
[Добавете подходяща информация за събитието / целта / темата].
Събитието ще се проведе в [City] в [Event Venue (ако имате)] на [дата и час].
[First Name], бихме искали да ви помогнем да направите това събитие, а други просто като него, успех. Ако желаете да бъдете част от това събитие, както и бъдещи събития, бихме били най-благодарни, ако приемете тази официална покана да бъдете част от нашия приемащ комитет.
Има няколко прости начина да се включите:
- Споделяйте името си или името на организацията си като член на нашия приемащ комитет
- Поканете вашите колеги, приятели и съседи да закупят [маса / билет] за нашите събития,
- Присъединете се към нас за събитието
- [Въведете конкретно искане въз основа на качеството на връзката.]
Бихме го харесали и ако смятате, че ще бъде домакин на собствената си маса и ще поканите приятели и колеги на вечерта на забавление. Вашата щедра подкрепа ще ни помогне да разпространяваме думата за [причина] и наистина да окажем влияние.
Член на [Организацията] ще се свърже с Вас в рамките на [Вмъкни срока], за да обсъди подробностите за нашата приемна комисия и да обсъди вашето участие, ако се интересувате.
Очакваме с нетърпение да работим с Вас, за да направим [Event Name] и бъдещите събития успешни! Благодарим Ви за щедрото ви разглеждане и подкрепа.
На Ваше разположение,
[Твоето име]
[Позиция в организацията]
[Наименование на организацията]
[Номер на контакта]
След като сте назначили своя домакин
След като поканите избраните от вас членове на комисията, ще получите някои писма или обаждания. Преди да се запознаете с подробностите за събитието или какво искате да правите, насрочете кратка среща с комисията. Без да искат нищо от тях, нека:
- Опознайте се един с друг
- Обсъдете как те са въвлечени във вашата организация
- Прегледайте материали или презентации за вашата кауза / работа
- Обмислете идеи как биха искали да допринесат
Оттам можете да ги информирате за целите на набирането на средства и как бихте искали да ги видите заедно (покани контакти или се свържете с тях). Те могат да се разделят и на "подкомитети", ако имате голяма група
Разбира се, не е само задачата на приемащата комисия да планира и изпълни Вашето събитие. Приемната комисия трябва да работи с доброволците ви или с комитета по планиране на събития, за да продава билети, да гарантира, че се заявяват нови спонсорства на събития , аукционни продукти са изобилни и че нощта ще бъде хит за присъстващите.
Признаване на усилията на Вашата домакинска комисия
След като събитието приключи, членовете на Вашата домакинска комисия трябва да са едни от първите хора, на които благодарите, както на събитието, така и с писмено благодаря ви на следващия ден. Колкото повече ангажирате приемния си комитет, толкова повече ще готвят в бъдеще.
Намерете хората в организацията или общността, които биха могли да ви помогнат да бъдете домакин на следващото събитие. Те могат да направят огромна разлика в размера на парите, които вдигате, и в програмите, които можете да поддържате.