Разширете целите на събитието си
Стефани Рот, редактор на журналистическия вестник "Grassroots Fundraising Journal", пише, че тъй като специалните събития не вдигат много бързи пари, но отнемат много хора - власт и време, е от решаващо значение фондодателите да планират да изпълнят други важни задачи чрез своите събития ,
Рот предполага, че специалните събития създават други възможности за набиране на средства чрез "спомагателни" методи за набиране на средства. Сред тези методи са:
- Вноски в натура , като дарения за храна, заведение или развлечения. Защо това е полезно? Вноските в натура са по-лесни за получаване от бизнеса без предварителна връзка. Но това може да е крачка на вратата към други приноси.
- Спонсорствата обикновено се използват за увеличаване на приходите от събития. Спонсорите плащат за различни предимства като реклама чрез събитието, реклама в програмата или лого на фирмата, изложена на видно място.
- Тихите търгове ви позволяват да таксувате за събитие, което много хора могат да си позволят, но след това да донесат повече средства чрез търга.
- Рекламните книги могат да се дават на гостите на събитието. Рекламната книга се състои от платени реклами и включва информация за нестопанската организация . Перспективите за купувачите на реклами включват местен бизнес, продавачи, предприемачи и дори донори, които искат да рекламират услуга.
- Специални събития могат също така да изградят взаимоотношения, като помагат на потенциалните донори да се чувстват във връзка с вашата кауза. Едно събитие осигурява значително "време на лицето" с поддръжниците ви, понякога поставяне на сцена за големи подаръци .
- Събитията са възможност да се внедрят нови донори и да се представят във вашата организация. За да направите това, планирайте събитие, което ще има широка обществена привлекателност и ще ви таксува с разумни входни такси или ще го освободите.
- Специалните събития също могат да генерират много публичност. Вашият персонал в PR ще намери много начини да изведе думата , от флайери до интервюта с местните медии и социални медии. Изграждането на видимост в общността е от решаващо значение за успешното набиране на средства.
- Използвайте специални събития като начин да осигурите на доброволците си опит за набиране на средства, да ги свържете с донори, да продължите с тях и да си взаимодействате с тях по време на събитията. Това е особено полезно за членовете на борда, които не желаят да поискат от донорите пари. Те могат да получат опит в този по-малко стресиращ начин.
Подробности
Съществуват толкова много специални събития, колкото видовете организации с нестопанска цел и причините, но планират успех, като разберат какво е работил за други организации. Не се колебайте да помолите колеги от други организации с нестопанска цел да споделят съветите си за успех. Не забравяйте, че успехът е в подробностите. Някои от съветите, предоставени от експертите по специални събития, включват:
- Заснемайте снимки на всеки гост на събитието и по-късно изпратете снимката с благодарствена бележка или го споделете със социалните медии.
- Запитайте дали гостите имат специални нужди, като хранителни изисквания преди събитието.
- Поставете официални гости на входа на събитието (напр. Ако събитието е поставено от училище, учениците трябва да бъдат гости).
- Осигурете ефективно настаняване.
- Подарете на всеки гост карта, в която се казва: "Вие седите на Таблица # ___."
- Представете диаграма на разположенията на таблиците.
- Дайте таблици, които отразяват вашата мисия .
- Представете индивидуално отпечатани менюта, изброяващи всеки курс, който ще бъде обслужван.
- В писмената си програма подчертайте мисията си и целта на събитието.
- Включете специална благодарност от някой, който ще се възползва от събитието като хората, на които служите.
- Когато планирате събитието си, напишете своя план, създайте график и набирайте способни доброволци.
Ако продавате билети
- Независимо колко елегантно или забавно е вашето събитие, ако не привлечете вниманието на хората, усилията ви се губят. Участието не се стимулира толкова от публичността, колкото от продажбата на билети. Имате нужда от много ботуши на земята, продаващи билети. Въпреки че това е най-малко бляскавата задача, това е от съществено значение. Привличане на много доброволци, тъй като средно повечето продавачи на билети за доброволци ще продадат около пет билета всеки.
- Изпробвайте различни ценови точки за вашите билети. Ползвайте по-голямата част от билетите за всеки, но предлагайте билети с по-високи цени, които осигуряват допълнителна полза.
- Помислете за събитието си като дългосрочен ангажимент, но инвестирайте в инструменти за отчитане и анализ, които ще осигурят обратната връзка, от която се нуждаете, за да подобрите събитието всеки път или да го изхвърлите, ако не е продуктивна.
Специалните събития не са начин за набиране на много пари веднага, но те могат да бъдат част от вашата стратегия за култивация и да популяризират вашата работа. Просто планирайте да ги използвате умерено и след това да ги направите наистина "специални".