Какво да направите, преди да тръгнете за празниците
Подготовката на офиса, преди да приключите за празниците, изисква внимателна подготовка. Правилното изпращане на съобщения ще гарантира, че вашите клиенти, доставчици и служители могат да планират около изключването и това означава, че няма да се налага да се справяте с много ядосани оплаквания преди и след почивката. Това би трябвало да доведе до безгрижна ваканция и заслужена почивка.
Ето един прост списък с стъпки, от настройката на съобщенията за почивка до нулиране на термостатите, които ще направят Вашата почивка гладка и печеливша.
01 - Уведомявайте служителите, клиентите и доставчиците
Можете да уведомите клиентите си чрез уебсайта си и автоматизираното съпътстващо съобщение на вашата телефонна система.
Доставчиците (особено тези с повторни графици за доставка) трябва да бъдат уведомявани по имейл, по телефона или по обикновената поща.
02 - Уведомявайте персонала или услугите по сигурността
Уведомете вашия персонал по сигурността или службата за сигурност за предстоящите крайни дати. Уверете се, че доставчиците ви на сигурност имат актуализиран списък с контакти за спешни случаи, който съдържа информация за контакт, включително телефонни номера, за вас и вашите ключови служители. Те трябва да знаят към кого да се обърнат в случай на проблем със сигурността, дори когато офисът е затворен за бизнес и който е упълномощен да бъде в сградата по време на спирането.
03 - Промяна на автоматичното поздравление на придружител
Седмица или две преди затварянето, запишете автоматичен поздрав към вашата телефонна система, който обяснява, че офисът ще бъде затворен за продължителен период от време. Включете датата, когато ще затворите и когато очаквате да отворите отново. Непосредствено преди да си тръгнете, запишете втория автоматичен поздрав, който подчертава кога ще се върнете и, когато е подходящо, на кого трябва да отправите запитвания във ваше отсъствие.
Ако осигурите аварийни услуги като отопление и охлаждане, водопроводни инсталации или други основни услуги за клиентите, не забравяйте да съобщите на вашите повикващи как да стигнете до службата за отговор на обаждания или мобилния си телефон в случай на авария.
04 - Уведомявайте Вашата служба за отговор
Уведомявайте службата си за отговор на датите, на които офисът ще бъде затворен, и актуализирайте списъка си с телефонните номера на служителите, които ще бъдат на повикване. Уверете се, че знаят кого да се свържат в конкретни ситуации; не искате водещите мениджъри да бъдат предупредени в случай на проблем с показването, например.
05 - Промяна на поздрави по гласовата поща
Ако телефонната ви система позволява на служителите да получават външни повиквания в бюрата си, инструктирайте ги да запишат съобщение "затворено за празниците" или "извън офиса", което дава на обаждащите се съществени подробности за затварянето. Служителите трябва да позволят на обаждащите се да знаят кога ще се върнат в кабинета и какво да правят, ако имат нужда от незабавна помощ, докато офисът е затворен. В повечето случаи не искате служителите да предоставят лична информация за връзка.
06 - Намаляване на термостатите, изключване на офис оборудване
Спестете енергия и пари, като настройвате или препрограмирате термостатите на вашия офис по време на изключването. Ще се изненадате от икономиите на разходи, които можете да натрупате, и това може да бъде добра възможност за PR; показват, че вашата фирма се ангажира да запази ресурсите си.
Можете също така да пестите енергия и пари, като изключите всички несъществени офис оборудване, включително бюрократични лампи, копирни машини, принтери и компютри.
07 - резервни сървъри
Ако имате компютри и сървъри, уверете се, че цикълът на архивиране работи правилно преди и след изключването. Намалете експозицията си на бедствие, като планирате резервното копие на място за по-ранно приемане, вместо да чакате отново да отворите бизнеса. Това е област, в която искате да имате ясни указания за това, на кого да се свържете в случай на проблем, така че уверете се, че услугата ви за отговаряне е информирана правилно.
08 - НЕ ИЗКЛЮЧВАЙТЕ
Има някои офис оборудване, които не трябва да изключвате, включително:
- Факс машини
- Телефонна система
- Сървъри и системи за архивиране
- Хладилни агрегати
- Системи за сигурност