Какви са опциите за създаване на система за управление на моя бизнес?
Служителите на компанията стават все по-мобилни, като повече служители шофират за ежедневна работа.
Имате две алтернативи за бизнеса си : програма за автомобилни паркове или програма за възстановяване на служители, които карат собствени автомобили.
Програмата на флота (автомобили, собственост на компанията) е привлекателна възможност за работодатели, които трябва да осигурят транспорт за специфични функции, като например камиони за обслужване, микробуси, превозни средства за доставка или такива с други изисквания към оборудването. Програмата на флота дава вашият бизнес контрол и надзор върху неща като застраховане и поддръжка на автомобили и възможността да избирате характеристиките на автомобила, които компанията счита за важни. Те включват функции като корпоративна брандинг, елементи за безопасност и телематика, за да получат информация 24 часа в денонощието относно това, къде се намират и се управляват техните превозни средства.
Програма за възстановяване на разходи за служители, които управляват собствени автомобили, се използва от компании, които не изискват специални превозни средства или камиони за своите служители, като например продажби и услуги.
Възстановяването предоставя гъвкавост и избор на работниците, изисква по-малко вътрешна администрация и не изисква предварителни разходи или изтичане на капитал.
Какво е важно при вземането на решение коя система да използвате?
Независимо от модела - флота или възстановяването - трябва да възстановите служителите си правилно за бизнес употребата, свързана с техните превозни средства, или да се сблъскате с последствията, като скъпи IRS одити или по-лоши съдебни дела .
За програма за флота попитайте себе си за основната цел на програмата - като перкук (полза) на служителите или за осигуряване на транспортните нужди на вашия бизнес. Ако основната Ви цел е да предоставите бизнес инструмент, той трябва да ви позволи да намалите разходите за флота, като възстановите разходите, свързани с личното използване на превозни средства от служителите.
С програма за възстановяване можете да избирате еднократна надбавка за автомобили, програма за цента на миля или стандартен процент на пробега на IRS, за да възстановите на работниците си. Но и трите варианта могат да накарат компаниите да губят хиляди долари на служител всяка година, тъй като те не отчитат точно разходите за всеки отделен шофьор, като променливите цени на газа и броя на управляваните мили.
Какво е FAVR и защо е най-добрата алтернатива за възстановяване на разходите?
FAVR е процедура по приходите от IRS, която възстановява на служителите без да плащат фиксирани и променливи разходи, свързани с шофиране за бизнес. Фиксираните разходи могат да включват застрахователни, лицензионни и регистрационни такси, като променливите разходи включват гориво и поддръжка.
FAVR е най-точното решение за възстановяване на разходите, тъй като предоставя персонализирано възстановяване на разходите на всеки мобилен служител въз основа на местните разходи и бизнеса, които могат да варират от месец на месец.
Но точно отчитане на всички фиксирани и променливи разходи може да бъде сложно за администриране - поради което повечето работодатели не го използват.
Много работодатели предпочетат вместо това по-опростените квоти за автомобили като подход "еднообразен за всички" (например 500 долара на месец на служител). Но този метод не отчита факта, че няма две бизнес пътувания, така че двама служители не трябва да получават същата сума. Програмата за възстановяване на цента на километър е по-справедлива, но все още не е точна.
Защо стандартната пробега на IRS не е най-добрата алтернатива?
Повечето компании използват размера на пробега на бизнес за IRS, за да изчислят какво трябва да се изплати на всеки отделен служител. Но процентът на IRS не е изискуем, тъй като се основава на средните национални разходи за управление на превозно средство през предходната година.
Скоростта на IRS е средна стойност на разходите по данните от предишни години, а не реална ставка на възстановяване. Служителите биха могли да изразходват повече за пътуването, отколкото да им бъдат възстановени, или биха могли да бъдат възстановени, ако цените на газа паднат - и няма да се правят корекции в това, което се плаща, защото се основават на числата от миналата година.
Какво правят повечето компании погрешно, когато става дума за плоски автомобилни квоти срещу възстановяване?
Плоските квоти за автомобили просто не са справедливи, когато става въпрос за възстановяването на служителите, живеещи на различни места. Например, един служител може да живее в район, където цените на газа са с 12 цента по-евтини от цените в следващия град, където живее друг служител. Също така фиксираните разходи за бизнес пътувания , като например цената на застрахователните премии и данъците, се различават значително по местонахождение.
Други разходи за управление също се различават. Например, застрахователните премии за автомобили варират значително от държавата, от $ 825 в Шарлот, Северна Каролина до $ 3,150 в Детройт, Мичиган. Данъците за същия седан от 21 000 долара струват 249 долара в Невада, но може да струват до $ 1,689 в Роуд Айлънд. Годишните разходи за ремонт не са едни и същи във всяка държава, средно $ 393 в Ню Джърси, но само $ 270 във Върмонт. Плащането на същата фиксирана ставка на служителите, живеещи на различни места, изцяло игнорира тези разлики.
Тъй като обезщетенията за кола се третират като обезщетение, те се облагат както с работодателя, който плаща данъци на FICA ( данъци върху социалната сигурност и Medicare), така и със служителя, който плаща както FICA, така и данък върху доходите. Това означава, че компанията плаща сумата на кола, плюс асоциираната данъчна вноска на FICA, докато служителят отнема в дома си сумата за кола, намалена с данъка върху доходите и техния принос FICA. В режим на възстановяване на данъци, като FAVR, служителят "отнема у дома" точно сумата, която работодателят възстановява.
Какви са грешките, които фирмите правят при таксуването за лично ползване на автомобил от флота?
Някои работодатели разрешават на служителите си да използват автомобили, собственост на дружества, за да ги използват за лично шофиране. Но бихте се изненадали колко компании не осъзнават, че това лично ползване е облагаемо за служителя. Дружествата също така нямат добър начин да изчислят сумата, която всеки шофьор трябва да бъде начислен за тази облагаема полза.
Често пъти организациите просто начисляват фиксирана сума, за да покрият лична употреба във всичките си шофьори, независимо колко лични мили пътуват. Това може да се окаже голямо парично предимство за служителите, които използват автомобилите на флота доста за лична употреба. Но служителите, които карат автомобили на флота строго за бизнес употреба и поддържат свои собствени автомобили за лична употреба извън работните условия, могат да бъдат несправедливо надхвърлени.
Какво се случва, ако даден бизнес не възнагради точно служителите си?
Несправедливо възстановяването на работниците за шофьорски разноски, свързани с бизнес, струва на много компании хиляди долари всяка година (около 3000 долара на служител всяка година, изчислени от Motus). Това обаче не е нищо в сравнение с разходите за съдебни дела за съдебно производство. През последните години работниците успели да съдят работодателите си за 7 милиона долара, за да компенсират несправедливите практики за възстановяване. В Калифорния тези съдебни дела бързо се превръщат в правило, а не в изключението, тъй като раздел 2802 от Кодекса на труда в Калифорния е особено строг.
Кодексът на Калифорния гарантира, че "работодателят обезщетява [своя служител] за всички необходими разходи или загуби, претърпени от работника или служителя в пряка последователност от изпълнението на неговите задължения". Това често се тълкува от работодателите като ограничено на разходите за оборудване или инструменти, използвани в работното място, но в момента се използва все повече и повече в случаите на възстановяване на разходите за изминаване на километраж (Radio Shack and Toys "R" Us example).
Програмите за флота също идват със собствени предизвикателства, когато става дума за точно таксуване на служителите за лична употреба на тези превозни средства. Личното използване на фирмени превозни средства трябва да бъде подходящо документирано и служителите да бъдат таксувани обратно за лична употреба. Показаният по-малко персонален пробег поставя компаниите в риск от скъпи IRS одити и може да струва на компанията загубени плащания.
Какви са някои ресурси, които могат да помогнат на моя бизнес?
Вашият бизнес може да използва същата технология, която дава възможност на новото цифрово работно място да проследява разходите за километража им. Ето няколко примера:
- Смартфони с възможност за работа с GPS да събират и съхраняват информация за бизнес пътувания на служителите
- Мобилни приложения за автоматизиране на проследяването на пробега на служителите и точно отчитане на точния бизнес, пътуването и личните мили на всеки служител.
С правилните мобилни приложения и софтуерната платформа можете да премахнете ръчните задачи на шофьорите, за да увеличите производителността, да намалите разходите и да осигурите съответствие с IRS - всичко това, докато придобиете представа за поведението при шофиране и ефективността на мобилната работна сила.