Понастоящем вероятно сте се замислили дали наистина трябва да наемете и да платите друг член на персонала, за да помагате в работата си. Преди да напишете работно описание и да започнете интервюиране, отделете време да помислите дали можете да изпълнявате някои или повечето от функциите, които административен асистент или изпълнителен секретар може да използва чрез технология.
Това, което разделя тази офисна работа от другите по-административни и рутинни работни места, е нивото на отговорност и конфиденциалност, свързани с тази позиция. В допълнение към основните административни функции административният асистент или Изпълнителният секретар също отговаря за писането / подготовката на доклади, организирането / насрочването на срещи, преглеждането на входящата кореспонденция, за да се определи нейното значение, да се подготвят дневници за важни срещи, да се организират пътувания и да се попълнят пропуските да правите каквото е необходимо, като подаване, за да ви помогне да организирате и следователно да се съсредоточите върху работата си.
Заглавието и заплащането за това лице определят колко по-високо ще бъде тяхната роля:
- Административен асистент на входно ниво
- Административен сътрудник
- Старши административен асистент
- Изпълнителният секретар
- Старши изпълнителен секретар
- Офис мениджър
- Старши офис мениджър
Тъй като размерът на една компания нараства, нараства нуждата от човек, който е силно организиран и може да изпълнява голямо разнообразие от задачи.
Това е особено необходимо за ръководителите, които ръководят компанията, за да поддържат високо ниво на поверителност и целостта на бизнеса, който се провежда. Следователно, това е критична позиция в компанията и тази, която трябва да изисква внимателно описание на работата и процес на наемане.
Първата задача е да подготвите длъжностна характеристика за новото наемане въз основа на областите на работа, които вие, управителят на наемателите смятате, че най-добре може да бъде адресиран от някой друг, за да можете да продължите с растежа и управлението на компанията , Има различни версии на описанията на длъжностите, като този, но в крайна сметка само вие знаете какво ще ви трябва и поради това ще е необходимо известно ниво на персонализиране, за да създадете описание на длъжността, с което се чувствате удобно и което отговаря на вашите лични предпочитания.
След като създадете описание на длъжността, намерете място за рекламиране на заданието, като например на Indeed.com или Monster. Това е моят опит, че кандидатите веднага ще започнат да кандидатстват за длъжността, ако сте го написали по подходящ начин и сте описали вида на работната среда, където ще работят. Така че бъдете сигурни, че описанието на длъжността, което е създадено, не прави работата незаинтересована.
Той трябва да е добре написан и привлекателен, за да привлече правилните кандидати.
След като имате водещите си кандидати, следващата стъпка е да ги интервюирате и в идеалния случай това е лице в лице интервю, защото този кандидат, ако бъде нает, ще има много време на лице с вас и най-добре е да знаете дали има възможно най-скоро. Използвайте тези интервю въпроси, за да ръководят процеса.
Намирането на подходящия административен асистент или изпълнителен секретар може да промени разликата във вашия работен ден и в голяма степен доколко ще бъдете успешни, когато имате време да се фокусирате и да управлявате бизнеса си.
Други длъжностни характеристики:
Рецепционист :
Медицински секретар или изпълнителен асистент:
Касиер :