Как да подготвим бизнес предложение за планиране на събития
В допълнение, плановиците на събития се нуждаят от определени бизнес умения, за да организират ефективно бизнес планиране на събития.
Едно от тези неща е да знаете как да подготвите бизнес предложение за планиране на събития, важна стъпка в маркетинга на вашите услуги и осигуряването на бизнес на клиента.
Защо се нуждая от бизнес предложение за планиране на събития?
Ето познат сценарий за плановик за събития: имате бизнес среща с бъдещ клиент, за да обсъдите предстоящо събитие.
Мина добре. Обяснихте своя опит, предлаганите от вас услуги за планиране на събития и обяснихте, че сте подходящ за това, което клиентът търси. Поклати ли си ръцете, благодари им за своето време и после ... какво? Следващата стъпка е да проследите и изпратите на клиента подробно предложение за бизнес планиране на събития.
Какво точно предлага бизнес предложение за планиране на събития?
Предложението за бизнес планиране на събития е изчерпателен документ, който очертава услугите, които ще предложите за събитие. Това е вашата фирмена брошура, Вашата маркетингова кампания и вашите продажби, всички терени.
Това предложение за бизнес събитие трябва да ви представи като опитен и квалифициран професионалист, който е уникално квалифициран да изпълни това събитие. Той трябва да ви отличава от други планиращи събития и да ви утвърди като човек, на когото клиентът може да се довери.
Предложението за бизнес планиране на събития трябва да бъде добре написано, да съдържа конкретни данни за това, какви услуги са включени в предложението (и кои не са) и да илюстрира как ще проведете събитието, като предоставите необходимите подробности, така че клиентът лесно да си представи какво сте предлагат.
Дайте му личното докосване
Разбира се, че е по-лесно да изтеглите шаблон за "бизнес предложение" и просто въведете липсващата информация и я изпратете с вашата визитна картичка. Но дали наистина искате да представите вашата фирма или услуги?
Ако няма да отделите време за съставяне на внимателно проучено бизнес предложение за планиране на събития за бъдещ клиент, какво казвате за усилията, които ще направите за клиент, който вече ви е дал депозит?
Вашите бизнес взаимоотношения започват с първата комуникация, която имате с всеки клиент и първите им впечатления се броят. Затова отделете време и направете го правилно. Създайте бизнес предложение за планиране на събития, което е професионално и персонализирано за събитието на клиента си - отражение на професионалните, внимателни и уникални услуги за планиране на събития, които предлагате.
7 неща, които трябва да включите в планирането на бизнес предложение
- Представяне на бизнеса - Накратко представяйте вашия бизнес за планиране на събития. Обсъдете своя фон, професионалните сертификати и продължителността на времето в бизнеса, съответния опит и вашата конкретна ниша, ако имате такава.
- Описание на събитието - Представете цялостния обхват на събитието, включително подробностите, които бяха обсъдени по време на първоначалната ви среща с клиента , като например целта на събитието, възможните дати, местата за обсъждане, броя на гостите и т.н.
- Услуги за планиране на събития, които трябва да бъдат предоставени - В този раздел е много конкретно описание на всички услуги, които ще предоставите за това събитие. Обявяването на артикули с буквени точки или подзаглавия е много ефективно, тъй като е лесен начин клиентът да види обхвата на включените услуги. Посочете всички доставчици, които ще използвате, и всички услуги, които не са задължителни за допълнителна такса. Важно е да бъдете много подробно в този раздел, така че клиентът да има ясно разбиране за това какво е включено и какво е допълнително.
- Примери за вашата работа - Ако сте планирали събитие, подобно на това, което предлагате на този клиент, тогава това е вашият шанс да покажете тези умения. Включете снимки, скици, изрезки от новини или всякакви други визуални материали, които ще помогнат да нарисувате картина в съзнанието на клиента за това, което можете да направите. Това е чудесен начин да продавате вашия бизнес за планиране на събития.
- Предложени разходи - Внимателно формулирайте всички разходи, свързани с планирането и изпълнението на това събитие. Форматирането на този раздел като поредица от стъпки ще насочи клиента Ви през всички фази на събитието, като му помогне да визуализира всеки аспект, докато се разгръща. Бъдете конкретни в рамките на обща категория разходи. Ако например имате договорена покупка за кетъринг, разбирайте отделни разходи за храна, като посочете сумата на човек, броя на изискваните сървъри и часовата ставка, разходите за наемане на маса, бельото и т.н. Вместо да подготвите предложение с един голям ценови етикет в дъното, напишете подробно предложение, така че вашият клиент да може да разбере отделните разходи. Това е от полза по две причини: той неутрализира неизбежния "стикер шок", когато всички елементи са настроени и има голяма цена в долната част и дава възможност на клиента ви да реши дали цената на допълнителния час за коктейл е на стойност разходите.
- Следващи стъпки - В долната част на Вашето предложение за бизнес събитие включете всички подробности относно времето или следващите стъпки. Ако събитието има твърда дата, уверете се, че сте посочили, че до определена дата трябва да бъде получен подписан договор, за да можете да планирате и изпълнявате събитието.
Посочете необходимия депозит и датата, на която трябва да бъде получен.
Информация за връзка - Не забравяйте да включите фирмената си информация за връзка в долната част на предложението за бизнес събитие. Посочете своя уеб сайт, имейл адрес, телефонни номера, факс номера и пощенски адрес. Прикачете визитна картичка към вашето предложение, както и за лесна справка.
Поддържайте линиите на комуникация отворени
След като изпратите на клиента предложението си за бизнес планиране на събития, се обърнете към тях, за да им кажете, че предложението е на път. Кажете им, че ще ги проследите след няколко дни, за да видите дали имат някакви въпроси. Поддържайте линиите на комуникация отворени. Бъдете отзивчиви и осигурете лично внимание. Това е показател за начина, по който правите бизнес и сключвате сделката.