Бъдете гъвкави
Не се заключвайте в определени дати. Бъдете готови да преместите пристигания и / или напускане до по-ниски дни или периоди на заетост, за да постигнете по-добра скорост.
Направете вашите изследвания
Ако се случи друго голямо събитие по време на Вашите дати, инвентарът на стаята вероятно ще бъде нисък и ще се възползва от премията.
Мисли напред
Стартирайте разговорите по договора колкото е възможно по-рано. Това е пазар на плановиците (засега), а хотелите са склонни да се намесят в бъдещия бизнес. Но наблюдавайте внимателно прогнозите на хотела. Тъй като нивата на бизнеса се стабилизират и се изкачват, така ще стават цени. Също така, уверете се, че имате гъвкавостта да коригирате дългосрочните договори, за да отчетете новите тенденции за обслужване / резервации.
Или живейте в мига
Краткосрочните резервации могат да доведат и до значителни икономии. В тази икономика някои хотели предлагат отстъпки на планиращите, които желаят да хостват събития в тесен прозорец от време.
Направи го лесно
Бъдете ясни относно стойността си и какво искате в замяна. Осигурете подробна RFP (Искане за предложение), като посочите това, от което се нуждаете (настаняване, място за срещи и ценови диапазон), какво искате (отстъпки) и каква е вашата времева линия за отговор.
Нека те знаят кой сте
Не предполагайте хотели да знаят. Предоставете подробности за вашата компания и вашите участници, за да покажете защо вие (и те) си заслужават усилията, особено разходите за помещения и разходи от предишни години.
Съвместимостта се брои
Бъдете верен клиент от години? Не се страхувайте да напомняте на хотели за вашето настоящо (и бъдещо) посвещение.
Но не оставяйте тази преданост да ви предпази от пазаруване, за да сте сигурни, че получавате най-добрата цена за парите си.
Търсете концесии
Хотелът няма да се похвали с курс? Може би те могат да помогнат по други начини. Поискайте допълнителни услуги като подобрения в стаите, намалени курортни такси, безплатна фитнес зала или WiFi достъп или дори безплатни рецепции. Няма да знаете какво може да получите, ако никога не попитате. Бъдете предпазливи, обаче, за да поискате повече от това, което има смисъл за размера на вашата група и не позволявайте на концесията да се преструва на пречат на иначе добри отношения.
Обърнете внимание на фината печат
Клаузи за нападение, наказателни такси, правила за прекратяване или анулиране - уверете се, че внимателно преглеждате малкия печат. Могат ли глобите да бъдат отменени, отложени или договорени? Могат ли помещенията да бъдат препродадени без наказание?
Бъди проактивен
Поискайте право на одит, за да можете да прегледате списъка на гостите на хотела срещу списъка ви с присъстващи. Можете ли да получите кредити за закъснели регистранти, ранни отпътувания или присъстващи, които правят резервации извън блока? Възможно е дори да е възможно да получите кредит за посетители на конвенция, които са "ходили" в други хотели (когато гостите са изпратени в други имоти поради прекомерната продажба от хост хотела) или за не-показва.