Решете дали наистина се нуждаете от среща
Първо, решете дали планирането на среща наистина е необходимо.
Често пъти мислим за формална среща като най-добрият начин за обмен на информация или обсъждане на тема. Но ако вашите новини могат да бъдат доставени чрез имейл или конферентен разговор, или просто чрез събиране на няколко души във вашия офис за 15 минути, след това прескочете официалната среща.
Поканете само хората, които наистина трябва да бъдат там
Някога сте поканени на среща и се чудите - в средата - защо сте там? Не губете време на хората, като ги каните на среща, на която не е нужно да присъстват. Това няма да бъде ефективна среща. Трябва ли някой от счетоводството да присъства на срещата, за да отговори на бюджетните въпроси? След това поканете един човек от счетоводството, който е подходящ за тази задача.
Ако някой колега или ръководител трябва да бъде информиран за това, което беше обсъдено на заседание, не е необходимо да го поканите на действителната среща. Просто подгответе резюме на срещата и го изпратете след това. Те ще оценят времето за спестяване и имате уверението, че - защото сте предоставили информацията в писмен вид - че те са напълно информирани за дискусиите.
Изпращане на напомняния за среща
Животът е зает и календарите бързо се резервират с планирани дейности. Изпратете си напомняне за последваща среща два дни преди срещата си. Това ще потвърди онези хора, които отговориха, че ще присъстват, а също ви уведомява предварително дали графиците са се променили и ключовите участници не могат да направят планираното време за срещи.
Имате дневен ред
За да планирате ефективни срещи, първо трябва да планирате какво ще бъде обсъдено. Каква е целта на срещата? Какво искаш да постигнеш? Разработване на програмата за срещи напред и разпространението й на присъстващите. Посочете началното време и включете кратък списък с теми, които трябва да бъдат разгледани. Не затъпквайте собствената си среща с дълъг, прекалено подробен дневен ред. Посочете по име всички лица, които ще отговарят за отчитането на дадена област.
Бъдете ясни относно очакванията
Когато за първи път изпратите уведомление за срещата, бъдете ясни относно целта и очакванията ви. Дали срещата ще се върти около една презентация и участниците трябва да бъдат подготвени да вземат бележки? Или това е сесията за мозъчна атака, от която се очаква участниците да се представят с идеи и предложения?
В някои корпоративни култури служителите се събират, за да слушат само и след това да се отправят обратно към работните си места. В други компании служителите свободно участват. В днешните съвместни работни места взаимодействието и споделянето на идеи не са само приветствани на срещите; често е целта на самата среща.
Започнете във Времето
Ако сте човекът, който обикновено се явява за срещи навреме, тогава разбирате колко е разочароващо, когато реалната среща не стига за 15 минути, тъй като хората се промъкват в стаята.
Това, което неизбежно се случва, е, че напредва, всеки знае, че тези срещи никога не започват навреме, така че всеки да започне да се появява късно. Погрижете се за вашата среща. Стартирайте незабавно в дадено време за стартиране. Затворете вратата и започнете. Тези изоставащи ще получат бързо посланието, че пристигат със закъснение и биха направили тази грешка само веднъж.
Дръжте го кратко и просто
Повечето срещи се оформят за един час, когато - в много случаи - 30 минути или дори 45 минути са достатъчни. Когато се разпределя прекалено много време, обичайният резултат е, че времето се губи. Хората се задържат след края на срещата или прекарат твърде дълго за дадена точка от дневния ред. Съхранявайте съветите накратко и докрай.
Останете на тема
Само дневният ред няма да води ефективно вашата среща. Придържайте се към дневния ред и продължете обсъжданията, като се отклонявате от тангентите.
Обръщайте се към всякакви въпроси извън темата, като заявявате, че това е тема за друга среща, ще бъде адресирана лично или подобно. Никой не харесва среща на беглец, където целта на срещата е била задната седалка на друг разговор.
Вземете по-малки срещи извън заседателната зала
Седейки в същата позната конферентна зала, събрана около същата позната маса, е само това - познато. За да насърчите служителите да си взаимодействат, да мислят творчески и да водят оживени дискусии, обмислете да вземете срещата извън стандартната конферентна зала.
Помислете за среща на маса навън, ако мястото и времето позволяват. Опитайте да се съберете в обща площ, в която има мека мебел и малки маси, вместо голяма маса за конференции и въртящи се столове.
Не се страхувайте да предприемете различен подход
Ако подходът към срещата не работи, не се страхувайте да преминете курса. Например, ако сесията за мозъчна атака дава трайна стая с много малък диалог, променете посоката. Бъдете гъвкави и обръщайте внимание на това как протича цялостната среща.
Използвайте технологията
Планирайте да използвате технология, за да запазите присъстващите. В днешния цифров свят повечето хора са свикнали да виждат графики или видеоклипове, за да подкрепят думите, които слушат. Обърнете внимание на този начин на мислене и включете аудиовизуални средства, когато планирате срещата си.
Компютрите, проектирани на големи екрани и презентации на Smart Board, които насърчават взаимодействието, са добре дошли от стандартните дълги презентации в PowerPoint.
Изпратете резюме на срещата
В рамките на един ден след срещата изпратете кратко резюме на обсъжданото. Разпространявайте това по имейл до всички присъстващи, онези, които не са могли да присъстват на срещата, и тези, които трябва да бъдат информирани. Също така да включвате всички елементи от действието, като посочите кой отговаря за всеки елемент, както и датата на падежа.