Включете всичко от предоставените услуги до плановете за плащане
Четири думи трябва да имат своето място в наръчника за планиране на събитията: Вземете го в писмен вид . Повечето от нас са чули фразата, изречена по едно или друго време. С добра причина. Обещанията, направени по време на разговора, могат лесно да се превърнат в далечна памет или напълно забравени. Постигането на договорените условия в писмен вид служи за защита на двете страни и е необходимост в бизнеса. Знаейки как да преговаряме с най-добрите договори за планиране на събития е важна стъпка по пътя към успеха.
Посочете какви услуги ще Ви предоставим
Може да мислите, че като плановик за събития е съвсем очевидно какви услуги ще предоставяте. Още повече причина да ги опиша в подробности. Организаторите на събития предлагат широк спектър от услуги; Целта тук е да установите какво ще осигурите, за да избегнете по-късно объркване. Независимо дали става дума за избор на меню, флорални уговорки или избор на място, ясно се посочват елементите, които са на ваша отговорност. След като сте подписали, вашите отговорности ще бъдат ограничени до конкретните елементи, включени в договора за планиране на събития.
Чети между редовете
Когато преглеждате договорите за събития, обръщайте внимание на подробностите. Прочетете внимателно всеки ред. И тогава прочетете между линиите . Бъдете нащрек за всеки език, който е неясен; които са адресирани в общи неща, ще бъдат обект на тълкуване и това може да предизвика хаос за Вас и вашия бизнес за планиране на събития.
Гледайте за скрити такси или клаузи, които показват, че може да има допълнителни такси. Уточнете тези добавки или преговаряйте, за да ги премахнете напълно от договора за събитие .
Въпрос, Въпрос, Въпрос
Когато сте в процес на договаряне на договори за събития, поставете под въпрос всички обвинения. Ако хотел или продавач има елемент, посочен в договора за участие, той трябва да може да обясни присъствието си и да обоснове свързаните с него разходи .
Понякога просто искането за изясняване може да доведе до отказ от такса.
Не се страхувайте. Като младежи се учим, че единственият глупав въпрос е въпросът, който не е зададен. При преговори, попитайте настрани. Ако нещо в договора не ви е ясно, попитайте. Ако забележите, че дадена договорена покупка е била пропусната, попитайте. По-добре да попитате сега, отколкото да платите цената за него по-късно.
Не приемайте това, което не искате; Поискайте това, което искате вместо това
Ако безплатните местни разговори не са важни за вашите гости поради наличието на клетъчни телефони, тогава не приемайте това като включена в цената удобства. Вместо това помолете хотела да обмени тази договорена покупка за нещо, което е важно за вашите гости. По-ниските ставки или отстъпки може да са много по-ценни за вас, затова направете списък на онези "безплатни", които не желаете, и вместо това преговаряйте за нещо по-добро, което искате. Сред удобствата, които обикновено се предлагат, са летищни трансфери, безплатни пропуски за здравния клуб, ъпгрейди в стаите, интернет услуги, безплатна доставка и получаване и др.
Схема на плащане
Уверете се, че вашият договор за планиране на събития уточнява графика за плащане. Това включва първоначалния депозит или субект, както и подробности за начина на извършване на бъдещи плащания.
Графикът за плащанията може да бъде обвързан с определени етапи в процеса на планиране на събитията или може да бъде определена дата в календара преди събитието. Разработете графика, който работи най-добре за бизнеса Ви за планиране на събития и за Вашия паричен поток. Уверете се, че сте включили всички данъци и добавени такси. Най-важното е, че не започвайте действителната работа по планирането на събитие, докато не получите първоначалния депозит. Ако депозитът никога не се появи, направихте всичко това за нищо. Буквално.
Отмяна на събитието
Докато фокусирате времето и енергията си върху планирането на събитие, последното нещо в съзнанието ви може да бъде анулиране на същото събитие. Ако обаче вашият клиент реши да отмени събитието в който и да е момент след началото на работата - по каквато и да е причина - договорът ви трябва да уточни какво ще се случи, ако събитието бъде отменено.
Това е необходима стъпка, за да се защитите, бизнес планирането на събитията и очаквания Ви доход.
Ключовият момент да включите в писмен вид е, че депозитът и всички предишни плащания, направени до момента на отмяната, не подлежат на възстановяване. При планирането на събитията по-голямата част от работата е завършена преди действителното събитие. Заслужавате да бъдете платени за вече завършена работа. В този момент, в зависимост от графика за плащане, може да искате да включите клауза, която да посочва, че клиентите ще плащат за предоставени услуги до датата, на която получите писмено уведомление, че събитието е отменено.
Клауза за прекратяване или форсмажор
Клауза за прекратяване - или непреодолима сила - е включена в договор за освобождаване на някоя или и двете страни от отговорност в случай, че не могат да изпълнят условията на договора поради причини, които не са под контрола им, като спиране на труда, война или екстремни климатични условия. Целта тук е да ви предпазим от всякакъв риск, произтичащ от неконтролируеми обстоятелства. Уверете се, че сте защитен от тази клауза и посочете сроковете и сроковете за прекратяване. Например "всяка от страните може да прекрати това споразумение, без да е отговорна поради една или повече от тези или други подобни причини, след писмено предизвестие до другата страна в срок от десет дни от такова събитие".
Обезщетение ("Не е моя грешка")
Клауза за обезщетение осигурява защита, ако другата страна извърши нещо, което ви причинява вреда или причини на трета страна да ви съди за вреди. Клаузата е обещание, което главно твърди, че другата страна не може да ви държи отговорни за искове, загуби, щети, задължения и разходи, които са резултат от тяхната небрежност, неуспех или умишлено нарушение. Уверете се, че вашият договор има тази клауза.
При преговори, бъдете подготвени
Преди да договорите договори за събития, направете си домашното. Определете какво се включва в планирането на това събитие и знаете какви термини и защити искате. Договорът ви трябва да отразява споделената отговорност, за да се избегнат всички едностранни споразумения. Това, което е добро за една партия, е добро за другото. Когато преговаряте, бъдете добър слушател. Обърнете внимание на елементите на договора, които могат да бъдат прехвърляеми и тези, които ви карат да се чувствате неудобно. Бъдете уверени и не се препъвайте под натиск. Дръж на своето, не отстъпвай. Не подписвайте нищо, докато не сте напълно доволни, че условията са справедливи и ви предлагат необходимата ви защита.