В действителност може да бъдете попитани дали сте плановик на партита или планиране на срещи. В професията за планиране на събития, заглавията на длъжностите са толкова разнообразни и многобройни, колкото предлаганите услуги и често може да бъде трудно да се опишат и разграничат едно от друго.
Това може да е предизвикателство при подготовката на портфолио за планиране на събития, търсене на работа или работа с клиент, който няма правилно разбиране за вашата работа и отговорности.
Управление на събития срещу планиране на събития
Макар и много тясно свързани, управлението на събития и планирането на събития са две много различни функции. Основната разлика се крие в тези две думи: управление и планиране. С много прости думи мениджърите на събития управляват събитието и планират събитието.
Като се има предвид това, мениджърите на събития могат също така да планират аспекти на събитията, а управителите на събития могат да управляват определени компоненти на процеса на планиране на събития. Мениджърите на събития и планиращите събития работят един до друг и техните отговорности могат да се припокриват.
За да стане още по-объркващо, отделните плановици често предлагат услуги за управление на събития, а мениджърите на събития могат да предлагат и услуги за планиране на събития. Ако всичко това ти драскаш главата, нека започнем, като се вгледаме внимателно в управлението на събитията.
Управлението на събития включва управление на проекти
Управлението на събития включва създаването и развитието на мащабни събития, които могат да включват конференции, конгреси, концерти, търговски изложения, фестивали и церемонии. Управлението на събитията включва идентифициране на целевата аудитория, формулиране на концепцията за събитието, планиране на цялостната логистика на събитието и провеждане на проектно управление на събитието като цяло - включително управление на екипите от лица, отговарящи за всяка функция, бюджета и надзора на изпълнението на събитието.
Управителите на събития също така упражняват надзор върху услугите на всички външни доставчици и професионалисти, което включва планиране на събития.
Специфичните отговорности на мениджъра на събития могат да включват:
- Избиране и резервиране на местата
- Координиране на външни доставчици
- Ангажиране на високоговорители или развлечения
- Подреждане за транспортиране и паркиране
- Получаване на необходимите разрешителни и подходяща застраховка
- Отговорност за спазване на стандартите за здраве и безопасност
- Разработване на планове за извънредни ситуации
- Управление на кризи и ситуации на събитието
- Проектиране на план за сигурност
- Мониторинг на събитието
Този списък изобщо не е завършен. В зависимост от обхвата на събитието и другите наети професионалисти отговорностите за работа могат да варират.
Ролята на услугите за управление на събития
Фирмите за управление на събития често се наемат за планиране и провеждане на големи фирмени срещи и специални събития. Докато сватбите и концертите са често срещани събития за професионалисти по управление на мероприятия, спортни събития, срещи и големи партита са също така случаи, които могат да се възползват от управлението на събития.
Правителствени организации, организации с нестопанска цел, асоциации и корпорации използват всички компании за управление на събития, за да координират важни събития и срещи. Функцията за управление на събития често може да се намери в отдела за корпоративен маркетинг или връзки с обществеността или като част от персонала на специалните събития.
Умения за успех
Както при повечето функции за планиране на събития, управлението на събития изисква отлични организационни умения, за да успее. Способността за многозадачност и жонглиране на много движещи се части е от съществено значение и заедно с тази водеща организация идва необходимостта от ефикасни умения за управление на времето.
Да можеш да дадеш приоритет и да останеш на задача е това, което води до успешно събитие. Управлението на събитията започва с процеса на създаване на визия за събитието и след това да се премине към изпълнение, което изисква както креативност, така и гъвкавост.
Тъй като управлението на проекти е ключов елемент и включва управление не само на функции, но и на екипи от хора, междуличностните умения също са важни. Взаимодействието с личности на всички нива на дадена организация е част от работата и има звездни комуникативни умения и е удобно и любезно, ще измине дълъг път в развитието на тези взаимоотношения.