В производителя на даден продукт се използва списък на материалите, които трябва да съдържат суровини, подкомплекти, подкомпоненти, части и количествата на всеки от тях. Всеки ред от документа за материали (BOM) ще включва номера на частта, описанието, количеството, единицата мярка и вид поръчка, който описва дали частта е закупена или произведена. Съществуват редица различни видове разписки за материали като инженерната сметка на материалите, производствената сметка на материалите и материалите за материали.
Различните видове разписка на материалите зависят от бизнес нуждите и предназначението, за които са предназначени.
Инженеринг сметка
Инженерното бюро за материали или инженеринговата спецификация определя крайния продукт, както е проектиран. Инженерният списък визуализира елементите, частите, компонентите, подустройствата и монтажните елементи в продукта, проектиран по инженерство. Техническият спецификационен механизъм често се организира от инженери въз основа на чертеж с помощта на компютър (CAD). За крайния продукт може да има повече от един инженеринг BOM.
Важно е да се създаде точна брошура, особено за нов продукт, тъй като е жизненоважно за правилните части да са налични при производството на артикула. За да се гарантира, че частите са на разположение, когато се изисква, отделът за покупки се нуждае от информация за това, какви доставчици трябва да бъдат използвани за закупуване на артикули и времето за доставка на всяка поръчана част.
Отделът за покупки ще преговаря за получаване на най-добрата цена за всяка част, за да се намалят общите разходи за крайния продукт.
Ако материалът не е правилен, това може да доведе до проблеми. Ако количеството на договорена покупка е неправилно, това може да доведе до спиране на производството и забавянето може да струва на компанията, тъй като или ще трябва да намери липсващите части, или да започне друга производствена поръчка.
Изготвяне на сметки за материали
Производственият списък на материалите, наричан още "производствена спецификация", съдържа всички части и сглобки, необходими за изграждането на цялостен и годен за доставка продукт. Това включва всички опаковъчни материали, необходими за изпращане на крайния продукт до клиента. В разписката ще бъдат включени и всички процеси, които трябва да се извършат върху елемента, преди да бъде завършен. В производствената сметка за материалите се съхранява цялата информация, необходима за производствените дейности. Когато се изпълнява MRP, брошурата за материалите се взривяват за готовите продукти, поръчани от клиентите. Процесът на MRP взема подробностите от производствената сметка и изчислява въз основа на предложената дата за доставка на клиента, дали трябва да бъдат закупени материали и кога трябва да започне производствената поръчка.
Съществуват редица елементи в материалната база, която трябва да бъде решена при създаването на BOM. За някои компании материалната сметка трябва да има период на валидност. За новите продукти, които се пускат на пазара, производителят може да тества продукта само на тестов пазар, за да може да ограничи използването на спецификацията до месец или два месеца.
Ако след изпитателния период продуктът изисква известна промяна, както на ключови елементи, така и на опаковка, материалната записка може да бъде променена и да бъде създадена нова дата на валидност или да бъде създадена нова BOM.
Конфигуриращ се списък с материали
Възможно е да има материална записка за крайния продукт, която може да бъде конфигурирана според конкретно изискване за клиент . Конфигуриращият се материал съдържа всички компоненти, които са необходими за производството на материала според специфичните изисквания на клиента.