P2P свързва поръчките до плащането на стоки
Процесът на покупка, който се нарича процес на P2P, свързва процедурите за възлагане на обществени поръчки и цялата верига на доставките в рамките на дадено предприятие чрез процеса на получаване на стоки и накрая на плащането, което е издадено на продавача.
През последните години компаниите внимателно проучиха покупката си, за да платят процесите, за да:
- Намаляване на общите разходи по веригата за доставки и инвентара
- Освободете необходимите пари
- Подобрете оперативната ефективност
- Извършвайте подобрени финансови решения
В допълнение към намаляването на общите разходи по веригата за доставки и инвентара, подобряването на процеса на покупка до заплащане може да добави видимост, която дава възможност на ръководството да има по-добра комуникация с продавача по отношение на това, къде се намират в процеса на доставка и заплащането на доставчика.
Елементи на процеса на покупка срещу заплащане
Има много елементи в P2P процеса, всеки от които е важен в цялостния процес. Процесът започва със снабдяването на продуктите и завършва с плащането на избрания доставчик.
Извор
Процесът на P2P започва от отдела за покупки, попитан от научноизследователската и развойната дейност или производствения отдел, за да намери продавач за специален продукт или услуга. Отделът за научноизследователска и развойна дейност може да е изготвил спецификация, в която продавачът трябва да изпълнява.
В някои случаи елементът може да бъде стандартна стокова наличност, необходима за производствения процес, и може да изисква от отдела за покупки да намери най-качествения продукт на най-добрата цена.
В зависимост от необходимия елемент или услуга отделът за покупки може да издаде заявка за оферта (RFQ) или да избере подходящи доставчици на базата на предишни взаимоотношения.
Договори
Когато отдела за покупки е избрал подходящ доставчик или доставчици, ще има процес на договаряне, при който продавачите и отдела за покупки ще договорят договор въз основа на цена, условия на плащане и графици за доставка.
Закупуване
След като договорите са сключени между компанията и продавача, поръчките за покупка могат да бъдат повишени и изпратени на продавача. За да се подобри времето за доставка на елементите, компанията може да изпрати поръчката за покупка по електронен път, вместо да изпрати или изпрати по факс.
Изпращайки електронна поръчка за покупка, информацията може да бъде въведена директно в компютърната система на продавача. За да се гарантира, че има видимост, продавачът трябва да предостави на фирмата информация за напредъка, като актуализирани дати на доставка и документи, като например разширено уведомление за доставка (ASN).
Касова бележка
След изпращането на артикулите от продавача, следващата стъпка е тези елементи да пристигнат на клиента . Елементите ще бъдат проверени, за да се гарантира, че количеството е същото като поръчката за покупка, както и проверка на артикулите за щети и качество.
Ако има някакъв проблем с получените елементи, клиентът ще информира продавача, че и двата елемента могат да бъдат върнати или да бъдат организирани отстъпки.
фактуриране
Доставчикът може да фактурира клиента по всяко време след изпращането на елементите. Чрез използването на решение за електронно фактуриране, процесът на P2P може да бъде рационализиран, така че информацията да се въвежда в системата на клиентските сметки.
Когато получените елементи са съпоставени с фактурата и поръчката за покупка, обработката на фактурите може да започне.
Обработка на фактури
В процеса на P2P обработката на фактурите трябва да се извършва така, че да се получат отстъпките, предложени от продавача. В договорения договор продавачът може да предложи отстъпки за плащане, направени от клиента, преди плащането да стане дължимо.
Например, продавачът може да предложи пет процента отстъпка за плащания, направени по-малко от десет дни след получаването на артикулите.
анализ
Като част от P2P процеса, едно дружество трябва да има пълна жизнеспособност към своите разходи за закупуване. Постоянният мониторинг на разходите ще определи областите, които биха могли да бъдат причина за загриженост, като например продавачите, които увеличават цените или ненужните разходи.
Процесът на P2P, който включва най-добрите практики, може да спести на компаниите пари.
Това трябва да включва ограничения върху това, което може да бъде закупено извън стандартния процес на P2P.
Чрез разрешаването на нестандартни покупки се увеличават случаите на ненужни разходи и полицейското управление на тези покупки може да доведе до загуба на ресурси, които биха могли да бъдат спестени, ако се използва правилният процес на P2P.
Научете повече за Zelle за P2P.
Тази статия бе актуализирана от Gary W. Marion, експерт по логистиката и веригата за доставки за баланса.