Има няколко различни програми за издаване на карти, някои от тях включват само използването на одобрени от компанията доставчици, докато други позволяват използването на всеки продавач.
Покупките, направени от служител, използващ карти за обществени поръчки, обикновено са малки и ниски. Голяма част от отрицателните реакции, свързани с програмите с карти за обществени поръчки, са специално насочени към злоупотребата с картата на служителите. Ползите от програмите за обществени поръчки обаче са далеч по-големи от рисковете и разходите, свързани с работата на програмата.
Ползите от картите за доставка
Правителството на Съединените щати констатира, че покупки под 2500 долара се състоят само от 2% от общите държавни разходи, но съставляват 85% от всички покупки. Тъй като административните разходи за тези малки покупки често надвишават действителните разходи в долари, използването на карти за обществените поръчки се увеличава в много правителствени отдели. Една държавна агенция, Министерството на търговията, изчисли, че използването на карти за обществени поръчки ги е спестило над 22 милиона долара годишно за административни разходи и за намаляване на времето за обработка на покупки.
Използването на картите позволи на отделите за покупки да съсредоточат усилията си върху 15% от общите разходи за обществени поръчки, които представляват 98% от общите разходи.
Внедряване на вътрешни контроли
Злоупотребата с картите за поръчки е основна новина, но често тези злоупотреби, особено в правителствените отдели, обикновено показват висока стойност в долари, но често са по-малко от половината от един процент от общите разходи.
Въпреки това се случва злоупотреба, но може да бъде контролирано чрез прилагане на подходящ вътрешен контрол за намаляване на отпадъците и злоупотребите.
Силната посока на управление е от решаващо значение за успешната програма за издаване на карти. Ръководството трябва ясно да определи каква е разрешената употреба на картата, както и да определи и да наложи своите санкции за нарушаване на плащанията, измами и злоупотреби. Разбира се, процедурите и ресурсите на бек офиса трябва да са на разположение, за да изпълняват контролите. Ако няма достатъчно ресурси за следене и справяне с злоупотреби с карти за обществени поръчки, тогава злоупотребите ще продължат и ще се увеличат, тъй като липсата на ангажираност в програмата се вижда от потребителите му.
Кой получава карта?
Друга отрицателна реакция, която се наблюдава в програмите за карти за обществени поръчки, е, че компаниите смятат, че трябва да дават карти на всички свои служители, които правят покупки. Това не е така; като се издава карта за обществените поръчки, се дава доверие. Дружеството трябва да може да се довери на потребителя на картата, тъй като в действителност изразходва парите на компанията . Трябва да има процес на одобрение, при който служителите трябва да бъдат избрани, прегледани и одобрени. Ако служителят има лош кредит, трябва ли да му бъде дадена карта за обществена поръчка?
Налагане на ограничения на разходите
Както всяка кредитна карта, трябва да има кредитен лимит за потребителя.
Дружествата за кредитни карти дават на картодържателите лимит въз основа на способността им да плащат. За притежателите на карти за обществени поръчки компаниите трябва да дадат на картодържателите лимит на разходите, който е подходящ за тяхната позиция и вероятните им разходи. Например, лице, назначено като ИТ анализатор, може да бъде задължено да купува само мастило за принтера и малки компютърни периферни устройства, които могат да възлизат само на няколко стотин долара годишно. Ограничението на разходите за този служител трябва да отразява това и да не му се дава обща граница на разходите от $ 2500, която може да бъде предоставена на целия ИТ персонал. Ограниченията на разходите трябва да се преразглеждат на периодична основа, така че на служителите да се дава подходящо ниво, въз основа на действителните им разходи.