Официално закриване на офис: Уведомявайте служителите, клиентите и доставчиците
Уверете се, че сте уведомили основните заинтересовани страни във вашата компания най-малко две до четири седмици преди време. Служителите могат да бъдат уведомявани / напомнящи чрез използване на вмъкване в своята заплата. Клиентите могат да бъдат уведомявани на уебсайта Ви и чрез автоматизираното ви присъствие в телефонната ви система. Доставчиците (особено тези с повторни графици за доставка) могат да бъдат уведомявани по имейл или обикновена поща.
Уведомявайте персонала / службата за сигурност
Изпратете бележка до Вашия охранителен персонал или служба за сигурност, като ги уведомите за крайните дати. Уверете се, че вашият списък за спешни контакти е актуален с ключови телефонни номера на служители.
Промяна на автоматичното поздравление на придружител
Планирайте автоматизирания си поздрав към телефонната си система, за да отразите, че офисът е затворен. Уверете се, че сте посочили също кога офисът ще се отвори отново. Ако осигурите аварийни услуги (напр. Отопление и охлаждане, водопроводни инсталации и т.н.), уверете се, че повикващите ви казват как да стигнете до службата за отговор или мобилния си телефон по време на изключването.
Уведоми услугата за отговор
Ако използвате услугата за отговарящи телефони, не забравяйте да ги уведомите за датите, на които офисът ще бъде спрян, и се уверете, че вашият списък с контакти е актуален с телефонните номера на служителите, които ще бъдат на повикване.
Променете поздравите на гласовата поща и създайте имейли с автоматичен отговор
Ако телефонната ви система позволява външните обаждания да се свързват директно с бюрата на вашите служители, трябва да сте сигурни, че те използват временно поздравително съобщение от гласовата поща "Out of Office", което позволява на повикващия да знае, че не е в офиса.
Вашите служители също трябва да уведомят повикващия кога ще се завърнат и какво да правят, ако имат нужда от незабавна помощ, докато кантората е затворена за празника. Освен това не забравяйте да създадете електронна поща извън офиса автоматично .
Намалете термостата
Спестете малко енергия и пари, като върнете (или препрограмирате) вашия офис термостат по време на изключването.
Сървъри гръб
Ако имате важни компютри и сървъри, уверете се, че цикълът на архивиране работи правилно преди и след изключването. Намалете излагането си на бедствие, като планирате резервното копие на място за по-ранно пикап, вместо да чакате, след като прекъсването на почивката приключи.
Изключете офис оборудването
- Осветление за бюро
- копирни машини
- Калкулатори
- Надветни светлини
- шредери
Изключете компютрите и периферните устройства
- компютър
- монитор
- скенер
- печатар
НЕ ИЗКЛЮЧВАЙТЕ
- Факс машини
- Телефонна система
- Сървърни компютри
- Нагреватели / светлини за резервоари за тропически риби