Продавачът ще изготви оферта въз основа на разбирането си за изискванията, посочени в RFP, и конкурентните оферти ще бъдат оценени, за да се получи изборът на печелившия търговец или кратък списък от доставчици, които след това ще предоставят презентации на компанията ,
Определяне на искането за документ за предложението
Документът за RFP е от решаващо значение за получаването на продавач, който може да изпълни бизнес изискванията на клиента. Ако документът е дефектен или поради двусмислени изисквания, липсващи изисквания или неразумни изисквания към продавача , тогава процесът на RFP ще доведе до непълни оферти или в някои случаи никакви оферти. От продавачите не се изисква да подават оферти за всяка получена от тях RFP и дори да могат да изпълнят изискванията на RFP, те може да не разполагат с капацитет да изпълняват изискванията своевременно. По-късните често се срещат, когато клиент изпраща RFP на по-малки продавачи, които могат да бъдат лидери в своята област, но нямат средства или капацитет да изпълнят нуждите на клиента.
Всеки RFP ще бъде различен въз основа на определените изисквания и специфичните нужди на клиента. Дори в рамките на една и съща компания документът за RFP може да се различава в зависимост от основните изисквания. За някои RFP фокусът може да е върху цената, докато други могат да се съсредоточат върху сроковете за доставка или върху изискванията за качество на необходимите елементи.
Специфични характеристики на документа за RFP
Има някои функции на RFP документа, които са необходими. Например всяка RFP трябва да има определена дата и час, на които клиентът изисква всички потенциални доставчици да са подали оферта. Ако офертите се подадат след тази дата, те трябва да бъдат отхвърлени. Ако продавачът не може да подаде оферта навреме, това би могло да означава евентуален проблем за организацията и може би за проблеми с доставката.
Въпреки това, клиентът трябва да даде на продавачите достатъчно време, за да подадат оферта. Ако изискванията са особено сложни, продавачите може да трябва да съберат екип за отговор, за да разбият изискванията в области, които могат да разберат и след това да съберат оферта. Ако определената в RFP времева линия е твърде кратка, отговорите могат да се влошат и продавачите може да се досещат за сложността на проекта, вместо да го разбират напълно. Това ще доведе до неточни оферти и пропуснат процес на RFP.
Документът за RFP трябва да посочва процеса, ако продавачите имат допълнителни въпроси относно изискванията, посочени в RFP. Доставчиците не трябва да имат право да се обаждат на клиента, тъй като това може да доведе до това, че един продавач получава допълнителна информация, която му дава конкурентно предимство.
Най-добре е да се организира конферентен разговор, така че представителите на всеки продавач да могат да задават и да изслушват въпроси, насочени към клиента. Това гарантира справедливост в процеса на наддаване.
Документът за RFP трябва също така ясно да посочва формата, в който доставчикът отговаря на RFP. Ако това не е ясно определено, ще бъдат изпратени отговори, които са в различни формати и би било невъзможно да се сравнят офертите на продавача. Форматът на отговора трябва да идентифицира какво се изисква от продавача във всеки раздел, като например справки, автобиографии на потенциални членове на екипа, документ с разбиране от страна на продавачите относно изискванията и формат за ценообразуване. Ако всеки доставчик се придържа към правилния формат на отговорите, това ще направи сравнение между офертите по-лесно.