Намаляването на покупната цена може да позволи на компаниите да спечелят бизнес
Намаляването на разходите за суровини и услуги може да позволи на компаниите да продават конкурентно цената на готовите си стоки, за да спечелят бизнес. Очевидна мярка за ефективността на всеки отделен отдел за покупки е количеството пари, спестени от компанията.
Има обаче няколко измервания на ефективността, които фирмите могат да използват, когато измерват ефективността на покупките. Те включват:
- Покупателна ефективност
- Ефективност на покупките
- Функционалност на покупките
- Измерване на ефективността
Покупателна ефективност
Административните разходи са основата за измерване на ефективността на покупките. Това измерване на ефективността не е свързано с количеството закупени елементи, които отделът е закупил.
Измерването се отнася до това, колко добре изпълнява отдела за покупки в дейностите, които се очаква да изпълнят спрямо бюджета, който е в сила за отдела.
Ако разходите за закупуване са в рамките на бюджета, тогава ефективността на отдела за покупки ще надхвърли очакванията. Ако отделът използва средства над и над бюджета, тогава функцията за покупка не е ефективна.
Ефективност на покупките
Цената, която отделът за покупки плаща за даден артикул, не е непременно добро измерване на покупателната способност.
Цената на даден артикул може да варира в зависимост от пазарните условия, неговата наличност и други натиск от страна на търсенето. Поради това отделът за покупки може да не е в състояние да контролира цената. Популярен метод за оценка на ефективността на покупките е да се преразгледат съотношенията на оборота на инвентара . Съотношението измерва броя пъти, средно, че инвентара се използва или се обръща през периода.
Съотношението, използвано за измерване на ликвидността на инвентаризацията. Това обаче не винаги е голяма мярка за ефективност на покупките, тъй като сезонните изисквания за наличието на запаси могат да направят това измерване неточно.
Функционалност на покупките
Ефективността на покупките може да бъде измерена спрямо функционалните изисквания на функцията за покупка.
Основната функция на отдела е да осигури правилния елемент в необходимото време при възможно най-ниски разходи. Измерването на ефективността може да вземе предвид тези елементи, но не отчита фактори, които могат да се отнасят до стабилността на доставчика, проблеми с качеството на материалите и отстъпките на доставчиците.
Измерване на ефективността
Ефективността на функцията за закупуване може да бъде измерена с помощта на различни измервания.
Дружеството може да реши кое от тези измервания на ефективността е от значение за работата на отдела за покупки. Измерванията могат да включват:
- Намаляване на разходите. Ако отдела за покупки закупи артикул на по-ниска цена от преди, тогава това е спестяване на разходи. Това може да се случи, когато се намери нов доставчик, се използва по-евтин заместващ елемент, сключен е нов договор с продавача, е намерен по-евтин метод за транспортиране или покупката е договорила по-ниска цена със съществуващия доставчик.
- Повишено качество. Когато даден артикул има подобрено качество или чрез използване на различен доставчик, или чрез водене на преговори със съществуващия доставчик, подобрението ще се отрази в намаляването на отпадъците или производствените ресурси.
- Закупуване на подобрения. Ефективността на метода, използван в отдела за покупки, ще повиши ефективността. Те могат да включват въвеждането на EDI, системи за електронни обществени поръчки, инвентаризации, управлявани от продавачите, и плащания по процесите на получаване.
- Подобрения в транспорта. Когато отдела за покупки води преговори с превозвач или брой превозвачи, за да намали разходите за транспортиране на артикули от продавача до производствените съоръжения, единичната цена на артикула ще бъде намалена. Това спестяване на разходи може да се използва като измерване на ефективността.
Покупателна ефективност
Извършени са редица проучвания за покупателната способност и резултатите са отбелязали, че няма нито един метод, който да обхваща всеки отдел за покупки.
Съществуват обаче редица ключови мерки, за които е установено, че са често срещани при оценяването на резултатите. А именно, спестяване на разходи, качество на доставчиците, показатели за доставка, ценова ефективност и поток от рекламни места.
Макар че тези ключови мерки са общи, тежестта върху тези мерки по никакъв начин не е еднаква и ще варира между промишлеността и бизнеса. Освен това значението на тези мерки за цялостната ефективност на отдела за покупки ще се промени с течение на времето и поради това трябва да се оценява и променя периодично.
Актуализирано от Гари Марион, експерт по логистиката и веригата за доставки.