Ако искате да постигнете целите си, трябва да зададете стратегически срокове
Като предприемач сроковете са важни, за да ви помогнем да постигнете както големи, така и малки цели.
Независимо от това, няма да откриете незабавно успех в света на бизнеса, като просто зададете произволни срокове за всичките си проекти. Вашите крайни срокове трябва да ви създадат за успех - те трябва да бъдат стратегически.
Стратегическите крайни срокове са предназначени да ви помогнат да се приближите по-близо до целите си всеки ден, седмица и месец по начин, който ви предпазва от малки печалби по пътя, а не просто да рисувате огромни целеви месеца, които просто добавят към нивата на стрес.
Повярвай ми, научих това по трудния начин в течение на годините, така че сега стратегическите срокове са основна част от моята система за управление на възможностите.
Дори и за повечето хора малко неща причиняват тревога, стрес и паника, както и крайните срокове.
Спомнете си тридневния, безсънен маратон, който сте направили в училище, само за да изпратите хартия от 20 страници навреме? Или тази невероятно маниакална седмица в кабинета, когато екипът ви е трябвало да постави допълнително време, за да впечатли ценен клиент?
В тези ситуации много хора са достатъчно стресирани, че започват да проявяват признаци на съкратена тревожност, което може да доведе до лоши резултати за всички. От друга страна, някои хора просто получават видения от тунела и не правят нищо, освен да работят за постигането на целта, като същевременно пренебрегват други приоритети. Такива са ефекта, който крайните срокове могат да имат върху нашия професионален живот.
Но винаги има по-ефективен начин да се правят нещата. Крайните срокове са лесни за мразване, но ето защо трябва да ги обичате вместо тях.
За едно, крайните срокове означават, че все още сте в играта, че сте в бизнеса. По-важното е, че крайните срокове могат да бъдат източник на вдъхновение, възбуда, цел и мотивация вместо страх и - ако вашите крайни срокове са стратегически.
Забравете идеята за крайните срокове, като ви държим будни през нощта, удавяйки се в тревога.
Това е най-вече само отрицателна психология, грешка при планирането или общ случай на отлагане. Разумните стратегически срокове всъщност действат точно обратното.
Ето осем причини, поради които стратегическите срокове са важни, особено за предприемачите.
1. Задръжте отговорен за собствените си цели.
Много малко неща имат властта да се вземат предвид сроковете, когато става дума за задаване на цел и определяне на график за нещо важно, което трябва да бъде направено. Независимо дали е зададен краен срок от клиент, мениджър или сам, той поставя всички заинтересовани страни на една и съща страница, работейки за постигане на обща цел. Ако си зададете личен краен срок, създавате критичен показател, чрез който действието (или бездействието) може да се счита за неуспех или успех. В тези ситуации само вие носите пълната отговорност за резултата.
2. Дръжте инерцията да се движи в положителна посока.
Тъй като ползите от постигането на успех от вашето определение често далеч надхвърлят тази на неуспеха, хората, които определят стратегически срокове, са склонни да работят (макар и неохотно) за спазването на този срок. Колкото по-близо е краен срок, толкова по-развълнувани или мотивирани хора получават. Когато хората са развълнувани или мотивирани, те са склонни да се движат и да предприемат действия.
С течение на времето, когато станете по-комфортно работейки със срокове и придобиете увереност във вашите способности, нервността ще отстъпи на вълнение. Тъй като позитивните действия, макар и малки, те приближават до постигането на целта, колкото по-голям напредък постигате към вашите смислени етапи, толкова по-постижим е крайният резултат. След като установите правилните темпове за постепенното увеличаване, всичко, което е необходимо, за да спазите крайния срок, е да задържите инерцията.
3. Насърчавайте иновациите и творчеството.
За лицата, основаващи се на успех, крайният срок често става предизвикателство и възможност да се генерира стойност. Независимо дали вашият краен срок е за предоставяне на клиентска работа много по-рано от графика или за представяне на краен резултат, който далеч надхвърля очакванията на вашите клиенти, предприемачите, задвижвани с успех, ще използват крайните срокове като опора за високи постижения.
Добре мотивираните хора използват уменията си за творчество и висше управление, за да реинженерират своите работни потоци и ресурси, за да завършат работата по-бързо и надхвърлят очакванията. Известни лидери като Стив Джобс бяха известни с определянето на "невъзможни срокове", за да извлекат най-добрата, най-креативна енергия в своите служители. Междувременно много предприемачи се научиха да използват сроковете като стратегическо предимство при бизнес преговорите.
4. Помогнете да приоритизирате и фокусирате само върху това, което е най-важно.
Крайните срокове влияят директно на вашето време (и на всички останали). Поради това те ви принуждават да организирате задачите си по приоритет, така че да работите само върху цели, които ви приближават до вашите най-значими цели. Трябва да се научите как да се фокусирате върху ключовите си етапи и просто да кажете не на останалите. В противен случай ще бъдете затрупани, като пресявате в пощенската си кутия, преглеждате своята емисия във Facebook или се включвате в други отговорности, които ще ви накарат да предадете лошо планирани и изпълнени резултати за това, което наистина има най-голямо значение. С други думи, ако не държите безцеремонно на това, как прекарвате времето си - кои срокове да направите - ще бъдете посредствен изпълнител и вашите крайни срокове ще дойдат и вървят точно от вас.
5. Не се колебайте да правите обещания, които не можете да запазите.
Крайните срокове са в полза на всички, но не е нужно да казвате "да" на всички тях. Всъщност, ако приемете, че предложеният краен срок е твърде нереалистичен, за да можете да доставяте качествена работа, ваша отговорност е да се върнете назад и да се уверите, че няма да пожертвате крайните резултати в замяна на бързането, за да получите доставката си. От друга страна, някои крайни срокове са прекалено слаби, което ще ви позволи да отслабнете и да не се наложите да станете творчески за това как трябва да постигнете целта си. Оценявайте силните и слабите си страни във връзка с всеки краен срок, който Ви е предложен, както и в рамките на своя вътрешен процес за определяне на срокове. Винаги отивайте за сладкото място, където сроковете ви подтикват към действие, а не към летаргия; и където стимулират творчеството, а не пълзянето. Независимо дали сте солопрегнар, който работи директно с клиенти или работите с няколко свои служители, винаги се стремите да внимавате внимателно, когато става въпрос за крайни срокове. Никога не правете обещания, които не можете да спазвате.
6. Позволете ви да прегърнете малки недостатъци и да продължите да се движите напред.
Някои хора искат почти перфектни резултати, когато става дума за техния занаят, бизнес или кариера. Това не е в основата си лошо, тъй като може да ви помогне да преместите някои от настоящите ви лични и професионални ограничения. Но съвършенството може да се превърне в огромно препятствие за постигане на напредък, ако му позволите да се промъкне във всеки аспект на вашия процес на вземане на решения. За щастие, когато сте в строг краен срок, вие се принуждавате да поставите желанието за съвършенство на задната седалка, за да постигнете крайния си срок, който е по-важен, отколкото безкрайно да променяте резултатите си. Направете това достатъчно пъти и става част от вашата практика. За да постигнете крайните си срокове, може да се наложи временно да премахнете функциите, които ви харесват и да премахнете доставянето си като абсолютно минимален жизнеспособен продукт (MVP). За журналисти и писатели крайните срокове ни принуждават да спрем да полираме един параграф и вместо това да се съсредоточим върху завършването на статията възможно най-добре с ограниченията във времето, които имаме.
7. Увеличете доверието си.
Постоянното спазване на крайните срокове е от полза за вас и за вашия екип да сте по-уверени в дългосрочен план. Доверието, което можете да спечелите от продуктите за доставка и получаването на творчеството си в реалния свят, ви дава възможност не само да поемете повече клиенти или отговорности в бъдеще, но и да проучите нови подходи, техники и да продължите играта още повече.
8. Подгответе за успех.
Възможността да се спазват крайните срокове е надежден показател за оценка на ефективността - особено в света на бизнеса, ако продавате себе си като услуга. Дори и във вашия непрофесионален живот, практиката за определяне на лични срокове е също ключов индикатор за личен и бизнес успех. Според най-продавания автор и говорител Брайън Трейси, определянето на крайни срокове увеличава вероятността за успех от 11,5 пъти.
Определянето на стратегически крайни срокове и извършването им работи за вас.
Някои крайни срокове ще възпрепятстват постигането на добър резултат, вместо да улесняват получаването.
Всъщност необоснованите срокове - заедно с отлагането, лошото управление на времето, неефективността и други фактори - могат да допринесат за големия брой (52%) от фирмите, които не спазват сроковете.
За да сте сигурни, че вашите крайни срокове ви помагат да постигнете положителни резултати отново и отново, помислете за това.
1. Приемане на рамката SMART (специфична, измерима, постижима, релевантна, времева) или подобен подход към определянето на стратегическите цели. Уверете се, че сте определили конкретни и постижими цели за всеки участник в проекта, така че всеки да носи отговорност.
2. Задайте разумни етапи и съответните срокове, като ангажирате всички и получавате обратна информация за това как най-добре да планирате дадена задача или проект. Датата на крайния срок не трябва да бъде нито прекалено лесна, нито прекалено предизвикателна.
3. Прилагане на награди и наказания за неспазване или за изпълнение на крайния срок.
4. Освен ако не се занимавате директно с клиенти, включете правилните хора в процеса на определяне на сроковете, така че да можете да задържате себе си и вашия екип отговорни за спазването на сроковете, които сте задали.
Не забравяйте, че краен срок може да бъде болезнен, но е ефективен инструмент за постигане на нещата. Използвайте го, за да изясните целта, да мотивирате хората и да създадете положителни промени.