Кандидатствайте за идентификационен номер на работодателя (EIN)
Вашият EIN е уникален номер, определен специално за вашия бизнес за IRS цели. Този номер идентифицира бизнеса Ви, когато отчитате информация за служителите си на федерални и държавни правителствени агенции. Примерите за тази информация включват общите приходи и данъци, платени от тяхно име. Може да чуете EIN, наречен формуляр SS-4 или данъчен идентификационен номер - те са същите като EIN.
Кандидатствайте за вашия EIN директно чрез IRS. Най-удобният начин за завършване на тази транзакция е чрез онлайн приложение. Заявленията обаче се приемат и по факс и поща.
Проверете държавните и местните правила за допълнителни изисквания за EIN
Въпреки че много държави и общини приемат вашия федерален идентификационен номер за идентификация, някои от тях изискват отделни номера за данъчни цели. Примерите включват Ню Йорк, Масачузетс и Южна Каролина. Можете да определите вашите градски и / или държавни разпоредби, като посетите уеб сайта за малък бизнес на съответната държава.
Разберете разликата между независимия изпълнител и служителя
Независимо дали работите с независими изпълнители или служители, това оказва значително влияние върху това как се плащат доходите, данъците за Medicare, социалното осигуряване и безработицата, така че е важно да разберете разликата между двете.
Основният тест се свежда до следните три въпроса:
- Дали работодателят контролира кога, къде и как е завършена работата? Ако е така, работникът вероятно е служител.
- Дали работодателят контролира финансовите аспекти на работата? Например, разходите се възстановяват ли? Предоставя ли работодателят инструменти, свързани с работата, като например компютри? Ако е така, работникът вероятно е служител.
- Продължава ли се връзката или служителят работи за конкретен проект, без да очаква продължително наемане на работа? Предлага ли работодателят на работника обезщетения като здравно осигуряване и платен отпуск? Ако връзката продължава и / или се предлагат обезщетения, работникът вероятно е служител.
Получете задължителни формуляри за служители
След като вашите собствени документи са в ред, вие сте готови да наемете вашите служители. Не забравяйте да съберете информация за данъци и заплати в рамките на първите няколко дни от наемането на работа, за да сте сигурни, че ще получат своето първо заплащане навреме. Може да поискате да се насърчи използването на директен депозит за по-бързи плащания.
Всеки служител трябва да попълни формуляр F-4 за удържане на данък върху доходите, който Ви позволява да изчислявате правилното удържане на данъци. Служителите също трябва да попълнят формуляр I-9, за да проверят дали са законно разрешени да работят в Съединените щати.
Изберете Вашия платен период
Колкото по-малко са вашите периоди на заплащане, толкова по-лесно е да завършите Вашата работна заплата. Някои държави обаче изискват служителите да бъдат платени според определен график, например седмично или двуседмично. Ако желаете да работите с работна заплата по-рядко от веднъж седмично, свържете се с вашия държавен департамент по труда, за да определите дали предлаганият Ви период на заплащане отговаря на държавните разпоредби.
Създаване на процеси, свързани със заплати
Преди да можете да издавате точни заплати, ще ви е необходим метод за проследяване на часовете на служителите. Има много инструменти за тази цел, от основни регистрационни листове до платформи, които следят работата на служителите на телефони или компютри. Също така е важно да създадете политики за платен отпуск, ако планирате да го предложите, заплащане за извънреден труд и други ползи.
От друга страна, трябва да имате процес, който да гарантира, че приспаданията за обезщетения, данъци и други подобни се изплащат на съответните доставчици и агенции от името на вашите служители.
Изберете платформа за заплати
Ако възнамерявате да се занимавате с заплати в къщи, бъдете сигурни, че вие или вашият счетоводител се чувствате удобно с нюансите на тази задача. Има няколко висококачествени платформи за заплати, които правят нещата по-лесни. Въпреки това, повечето малки фирми предпочитат услугите на външни изпълнители, тъй като тези специалисти имат знания и опит, за да произвеждат заплати точно и навреме.
Изгответе Вашата ТРЗ
След като вие или администраторът си въведете персонална информация на служителите си във вашата система за заплати, вие сте готови да изготвите първата си работна заплата. С помощта на инструментите за отчитане на времето, които имате на разположение за почасови работници (които не са освободени), въведете или съобщете броя на часовете за всеки от тях. Заетите (освободените) работници не трябва да отчитат часовете си. Те получават една и съща сума всяка седмица.
Забележка: Ако работите в счетоводната си кариера, все пак ще искате служителите, наети да заплатят, да следят часовете си. Това няма да повлияе на седмичното им възнаграждение, но ще искате да можете точно да отделите време за работа, за да разберете разходите. Обмислете използването на програма за проследяване на времето, която се синхронизира с главния софтуер за счетоводна отчетност за генериране на тези отчети. Много от тях ще имат синхронизация с вашата работна заплата, както и за да можете да ги използвате както за заплати, така и за почасови служители.
Запазете необходимите записи
Някои регистри, свързани със заплатите, трябва да бъдат запазени за целите на IRS. Като общо правило, трябва да запазите всички записи за физически лица, които са активно наети, независимо от продължителността на мандата им. Много записи трябва да бъдат задържани за определен период от време след прекратяване на трудовото правоотношение. Например регистрите за данък заетост трябва да се съхраняват най-малко четири години. Специфични инструкции са достъпни чрез IRS.
Изчислявайте и плащайте федерални и държавни данъци върху заплатите
И накрая, Вие като работодател сте отговорни за плащането на данъци върху заплатите и изготвянето на определени отчети. Обикновено отчетите се извършват на тримесечие или на година. Използвайте наличните ресурси чрез IRS и вашата държавна данъчна служба, за да гарантирате, че всички данъци и отчети се обработват по подходящ начин.
Точната, междинна работна заплата е една от най-важните отговорности на вашия бизнес. Първо, грешките от заплатите са сигурен начин да разстроите служителите си. Второ, данъчните грешки могат да доведат до значителни глоби и санкции. Внимателно обмислете как ще се работи с вашата ведомост, за да избегнете най-често срещаните клопки.