Защо да приемате срещи на борда на корпоративния съвет?
Всъщност има няколко причини за приемането и записването на протоколите от вашите корпоративни срещи.
Първата и най-важната причина да вземете протоколите от срещите е да имате отчет за това, което сте решили. Седях на заседанията на борда, където никой не можеше да си спомни решението, взето от борда преди няколко месеца. Имайки нещо в писмена форма за вашия бизнес,
Втората причина за протоколите от корпоративния съвет е за целите на доверителния и пасивния живот. Членовете на борда са в състояние на доверие. Те взимат решения за пари, инвестирани от корпоративни акционери, и те трябва да могат да докажат, че са действали мъдро, в най-добрия интерес на корпорацията и без конфликт на интереси . Състоянието на съветите на борда помага на борда да докаже, че е действал добросъвестно и е избягвал личната отговорност за действията си.
Третата причина е за данъчни цели. Дружеството е отделен субект от отделните акционери. За да сте сигурни, че сте запазили това раздяла, съвещанията за заседанията на борда предоставят рекорд.
Без тях IRS или държавните агенции могат да отхвърлят данъчния статус на бизнеса. Корпорацията, която не я показва, действа като отделно предприятие от собствениците, може да създаде трудна данъчна ситуация.
Съществува баланс, в който бизнеса да се стреми да гарантира, че членовете на борда изпълняват задълженията си и че са защитени, срещу продължителни безцелни заседания на борда, които губят време за членство.
Ще разгледаме този баланс в тази статия.
Сега, когато обсъдихме причините за приемането на заседанията на борда, има някои грешки, които фирмите правят, и някои мисли за това как да ги коригират.
Не създавате и разпространявате дневен ред преди срещата
Друга голяма грешка, допусната от корпорациите на техните заседания на борда, не е поставянето на дневен ред преди срещата, а не разпространението на дневния ред и съответните документи преди срещата. Дневният ред трябва да включва конкретни срокове за всяка точка от дневния ред. Поставянето на конкретна програма не само прави срещата по-гладко, но дава възможност на борда (и всеки, който чете минутите по-късно) да знае относителната важност на всеки елемент от дневния ред.
Това не означава, че нещо не може да влезе в дневния ред, ако е важно и спешно, но точките могат да бъдат добавени към дневния ред чрез гласуване. И много спешно трябва да бъдат управлявани от ръководните кадри, а не от борда.
Липсват важни части от заседанията на борда
Образецът на протоколите от заседанията на борда трябва да включва:
- Най- датата, часа и местонахождението на срещата
- Началото и крайното време и часовете, определени за конкретни точки от дневния ред
- Какъв тип заседание на борда - редовна, специална или годишна (всички държави изискват корпорациите да имат годишна среща)
- Кой присъстваше, отбелязвайки директорите, гостите и членовете на персонала и кои членове на борда не присъстваха. Трябва да се отбележи имената на всеки, който дойде късно или напуска рано.
- Уточняване на наличието на кворум. Кворум обикновено се изисква от корпоративните подзаконови нормативни актове за гласовете, които трябва да бъдат взети. Изискването за кворум обикновено е повече от половината от членовете. (За съвет от девет членове например, пет члена трябва да присъстват за кворум).
- Ако презентациите се дават от комисии или други, включете имената и заглавията на водещите.
Срещите минути са твърде специфични
Вероятно най-големите грешки са да се изисква подробна информация за дискусии (понякога аргументи) и процеси. Срещите трябва да отразяват резултатите от решенията, а не кой е казал какво в дискусията. Да приемем, че вашият борд гласува предложението да продаде нова линия продукти.
Протоколите от заседанията трябва да кажат: "Предложение за добавяне на нова линия от подправки. Командировано и одобрено движение, с толкова несъгласие". Ако групата имаше дискусия, трябва да запишете продължителността на дискусията и да я обобщим, но не е нужно да се занимавате подробно с дискусията.
Минути, които не са достатъчно специфични
В другия край на спектъра, някои минути не са достатъчно специфични, за да осигурят информация и да не затрудняват членовете. Ако решението не беше единодушно, запис на кои членове на борда се отказаха, които се въздържаха (и отбелязаха, ако въздържането се дължи на потенциален конфликт на интереси).
Докато не е необходимо да записвате ударите от всяка дискусия или кой е казал какво. Но в протокола трябва да има достатъчно информация, за да отразява духа на дискусията.
Борсовите срещи са твърде дълги
Никой не обича дълги срещи, но има някои начини да съкрати срещата и протокола. Може да искате да спестите времето за среща на борда, като създадете дневен ред за съгласие. По принцип тази програма е списък с въпроси, които могат да бъдат разгледани бързо без обсъждане. Списъкът може да включва минути от предишната среща, финансовите отчети и докладите от комисиите или главния изпълнителен директор.
Програмата за съгласие, както и докладите и другата информация трябва да бъдат разпространени преди срещата, така че членовете да имат възможност да ги прочетат. След това на срещата програмата за съгласие е част от процеса на срещата. Всеки член на борда може да повдигне въпрос или да се притеснява от дневния ред за съгласие, но ако няма проблеми, цялата програма за съгласие може да бъде гласувана едновременно.
Грешен тип решения
Корпоративният съвет взема решения по цялостната политика. Ежедневните решения се вземат от ръководителите на корпорацията въз основа на тази политика. Понякога таблата пресичат и се опитват да вземат решения, които най-добре остават на ръководството.
Не одобрява протокола
Примамливо е, в шума и суетата на заседанията на борда, да забравите да одобрите протокола. Но е важно да се уверите, че протоколът правилно отразява както буквата, така и духа на срещата. Протоколите се считат за "проект" до одобрение.
Не водене на протоколи от срещите
След всички неприятности, които преживявате, за да запазите добри минути за вашата корпорация, не забравяйте да запазите вашите корпоративни срещи на минути някъде безопасни и достъпни. Настройте процес за съхраняване на минутите в корпоративната книга за записи или "в облака" в защитен с парола файл.
Забравяйки да признае ролята на корпоративния секретар
Повечето от задълженията, свързани с корпоративните минути, попадат в областта на секретаря на корпорацията. Да бъдеш добър корпоративен секретар е изкуство и тези хора често не са достатъчно признати. Кажете "благодаря" на този човек редовно.
Не включвайте адвокат като съветник на вашия съвет на директорите
Информацията в тази статия не е предназначена за данъчни или правни съвети, а авторът не е адвокат. Независимо дали вашата корпорация е частна или обществена (с публично търгувани акции), трябва да имате адвокат, който да ви съветва как да правите корпоративни протоколи и да присъствате на важни заседания на борда, за да сте сигурни, че вие и вашият съвет сте защитени.