Какво представлява бюджетът, базиран на нула?
Като се започне от "нулева база" (т.е. без пренесени салда или разходи), всеки период в календара на компанията се бюджетира изцяло във връзка с нуждите и разходите за този период. Независимо дали е месец, четвърт или годишно, периодът може да бъде всяко измерване на времето, което работи най-добре за вашия бизнес.
В началото на нов период финансовите изисквания и обоснованите разходи са основните суровини за бюджета на компанията, независимо дали бюджетът е бил по-висок или по-нисък от предходния период. Когато следващият период започне, върнете се към нулевата база и повторете процеса.
Как работи?
Традиционното бюджетиране или бюджетирането, основано на разходите, включва управлението на операциите на компанията въз основа на бюджета от предходни периоди. Например, ако една компания очаква 5% увеличение на продукцията благодарение на кацането на нов клиент, те просто добавят 5% към бюджета от предишния период.
Бюджетирането въз основа на разходите предполага, че всички предишни разходи за производство и операции са необходими и се движи напред с поддържането на бюджета за тези функции без по-нататъшен анализ.
При нулирането на бюджета всеки разход трябва да бъде оправдан за всеки период, така че повтарящите се разходи се преглеждат, след това се одобряват, коригират или преустановяват въз основа на необходимостта.
И новите разходи се анализират със същото внимание, както при традиционното бюджетиране, но винаги с разбирането, че разходите трябва да бъдат оптимизирани за ефективност и стойност.
Например, ако сте солопрегнар, който управлява творческа компания за хартиени стоки извън дома ви, може да решите да приложите нулев бюджет, за да подобрите ефективността, след като сте решили да вземете предприятието си в чужбина и да отидете в чужбина. Една област, която това може да повлияе, са разходите за печат. След изчерпателен преглед сте разбрали, че можете да компенсирате допълнителните такси за доставка и да съкратите времето за обратна връзка, като закупите два нови принтера и се възползвате от насипните покупки за мастило за принтер благодарение на ново партньорство с местен доставчик. Всеки период бихте прегледали всички или вашите разходи, за да определите дали разходите са оправдани в бюджета Ви с ценна възвръщаемост на Вашата инвестиция .
Как започвате?
Стъпките за иницииране на метод за бюджетиране на нула са ясни:
- Определете целта си. Надявате се да увеличите приходите с 10%? Искате ли да намалите разходите с 2%? Целта ви трябва да бъде измерима и постижима в рамките на избрания от вас период.
- Помислете как можете да постигнете тази цел. Какво имате във вашия арсенал, който може да се използва за приспособяване на разходите, ефективността или ресурсите за постигане на вашата цел?
- Прегледайте опциите си от стъпка 2. Бихте ли изпълнявали една задача да ви помогне да постигнете целта си? Или трябва да осъществите няколко курса на действие? И ако е така, дали ги изхвърляте индивидуално във времето или всички наведнъж?
- Приоритизирайте новата си задача и документирайте необходимите разходи за внедряване.
- Оценявайте всички разходи и разходи, необходими за предстоящия период във всеки аспект на вашия бизнес (или отдела, който възнамерявате да адаптирате, за да постигнете целта си). Включете необходимите разходи за новата (ите) задача (и), която сте документирали в стъпка 4.
- Ако оценката отговаря на вашето одобрение и всички разходи са оправдани, ангажирайте се с изпълнението и следвайте бюджета си.
- В края на периода проверете измерванията си и определете дали сте постигнали целта си. Изпълнява ли се безпроблемно изпълнението? Ако са допуснати грешки, искате ли да промените и да продължите с процеса в следващия период? Или прекратете изцяло задачите?
- Започнете от стъпка 1 в началото на нов период.
Защо тя може да е точно за вас?
Поради подробната структура бюджетирането на базата на нула позволява на собствениците на предприятия да включват нови стратегии за определен период от време без страх от загуба на устойчивост. Често се създава на базата на процеса, процесът дава възможност на собствениците на предприятия да се впускат дълбоко в плановете си за внедряване и да избягват увеличения на бюджета, които може да не показват възвръщаемост на инвестициите за дълги периоди от време.
Друг плюс на този метод за управление на бизнеса е, че може ефективно да намали разходите за ежедневни операции. Ресурсите се разпределят само когато са необходими, намаляване на отпадъците и съкращения, като същевременно се увеличава комуникацията между отделите, които изискват по-добра координация, за да останат в бюджета.
Защо не е подходящо за вас?
Вярно е, че методът може да доведе до по-ниски оперативни разходи за големите предприятия, но това често означава, че отделите, които не могат да получат приходи, могат да се сменят или да получат недостатъчно финансиране. Когато някои области от вашия бюджет като производство или продажби ще оправдаят разходите си лесно, други необходими функции, като обслужване на клиенти или научноизследователска и развойна дейност, могат да имат по-трудно време, което да оправдае разходите си извън абсолютния минимум.
Друг недостатък на базираното на нула бюджетиране е, че може да отнеме време, в сравнение с бюджетирането на базата на разходите или бюджетирането, основано на дейности. Това важи особено за по-големите компании, но също така е валидно за собствениците на малки фирми. Преминаването през всяка договорена покупка всеки период, обосноваващ необходимостта от нея, може да бъде трудоемък и неефективно използване на вашето време.
Къде може да ви отведе?
Независимо от размера на фирмата Ви, нулевото бюджетиране изисква от вас да разгледате по-отблизо какво кара стойност във вашия процес. Макар и да отнема много време, методът, когато се използва правилно, може да доведе до по-голяма устойчивост и балансиран растеж.
В крайна сметка всеки предприемач, който избира да използва нулево бюджетиране за своите операции със сигурност ще научи колко е важно да се инвестира време и ресурси, за да се ръководи ефективността и стойността на бизнеса им.