Стъпки за подготовка на изпитателен баланс
Да се изброят всички профили за открита книга в сметката Ви по номер на сметка . Номерът на профила трябва да е четирицифреният номер, присвоен на профила, когато създавате сметкоплана. Посочете общия си дебит и кредити от всеки профил в главната книга. Трябва да имате маса с четири колони. Колоните трябва да са номерът на сметката, името на сметката, дебитът и кредитът.
За всяка сметка за открита книга общите дебити и кредити за отчетния период, за който провеждате пробния баланс. Запишете сумата за всеки профил в съответната графа. Ако дебитите и кредитите не са равни, тогава има грешка в сметките на главната книга. Провеждането на пробен веднъж на редовно, поне веднъж месечно, ви помага да идентифицирате всички проблеми бързо и лесно и да ги коригирате веднага щом възникнат. Подготовката на пробния баланс трябва да бъде свързана с платежния цикъл на компанията.
Все още не подготвяйте коригиращи записи . Извършва се предварителното равновесие преди да направите коригиращи записи. Първоначалното равновесие на тестовете е подготвено да открива математически грешки, преди да направите коригиращи записи или да започнете да закривате книгите си за отчетния период.
Ако установите, че имате небалансирано текущо салдо, с други думи, дебитите не са равни на кредитите, тогава имате грешка в счетоводния процес. Тази грешка трябва да бъде открита и коригирана.
Първата стъпка в намирането на грешка е просто да добавите кредитните и дебитни колони отново, за да проверите математиката си. Ако те все още не се добавят, извадете по-малката колона от по-големите и потърсете липсващата сума в по-малката колона. Ако го намерите, открихте грешката си.
Съществуват и други стандартни техники за проследяване на грешка в пробния баланс. Ако дебитите и кредитите не са равни, вижте дали числото 2 се разделя равномерно на разликата. Ако е така, потърсете сметка, потърсете неправилно сметка в колоната с по-голямата сума, която е равна на половината от разликата. Ако откриете това, открихте грешката си.
Друга техника е да използвате номер 9, за да намерите грешка при транспонирането. Ако числото 9 разделя равномерно на разликата между кредитите и дебитите, имате грешка при транспонирането. Върнете се отново във вашите кредитни и дебитни записи, за да се опитате да намерите грешката ви в транспонирането.
Примери за други грешки, които биха могли да нарушат равновесието на пробния баланс, са:
- Без да се включва отчет на счетоводната книга в изчисляването на текущото салдо
- Извършване на грешка в комбинирания запис в дневника
- Поставянето на неправилните профили на регистъра в колоните за изпитателния баланс
- Преизчисление на сумите по сметката на книгата
- Публикуване на счетоводно счетоводно записване в неправилна сметка в главната книга
Допълнителни съображения
Ако не успеете да направите запис в дневника, тя няма да се покаже като грешка в пробния баланс.
Ако запишете финансова транзакция в неправилен профил, тя няма да се покаже като грешка в пробния баланс.
Ако транспонирате номера в дебитната колона с номера в кредитната графа, той няма да се покаже в пробното салдо.
Невъзможността за публикуване на счетоводен дневник в дневника няма да се покаже в пробния баланс.