Съветите по-долу ще ви помогнат да прецизирате комуникативните си умения, за да спестите време, да намалите стреса и да станете по-продуктивни, като комуникирате ефективно във всяко взаимодействие, което имате във вашия малък бизнес.
Ограничаване на разсейването и слушане
Слушането е ключът към ефективната комуникация, но не винаги е лесно. Един от начините да станете по-добър слушател е да опитате да ограничите отвличането на вниманието по време на разговорите си, което затруднява чуването и усвояването на това, което другите казват. Това може да означава затваряне на имейл клиента, изключване на телефонния ви звънец или затваряне на вратата към вашия офис. Като правите тези малки неща, вие гарантирате, че човекът, с когото говорите, има цялото ви внимание.
Също така е важно да се ограничат вътрешните разсейвания, т.е. всичко, което се случва в ума ви. Когато имате няколко теми, които да се справите по време на среща или разговор, побързан през тях, за да получите всички ваши идеи, може да бъде изкушаващо, но това предизвиква объркване и може да накара другия човек да се чувства като неговия или нейния принос не е важно.
Забавете и запомнете, че комуникацията е двупосочна улица. Създайте подарък, който позволява на двете страни да имат своето мнение.
Бъдете отзивчиви
Едно от най-лошите неща, които можете да направите, когато възникне конфликт, или някой има оплакване относно вашия бизнес, продукти, услуги и т.н., е игнориран. В повечето случаи трябва незабавно да се даде някакъв отговор, дори ако това е просто кратко изявление, че ще разгледате проблема.
Ако изчакате, докато имате цялата необходима информация, преди да се свържете с нещастното парти, те могат да се окажат не само нещастни, но и сега ядосани. Поддържайте линиите на комуникация отворени във всички ситуации, като сте колкото е възможно по-отзивчиви и се уверете, че хората, които се обръщат към вас, се чувстват като важен за вас.
Задайте правилните въпроси
Толкова голяма част от комуникацията зависи от получаването на необходимата ви информация и много пъти това означава, че трябва да зададете правилните въпроси. Има улики за въпросите, които трябва да зададете във всяка част от разговора, който имате. Необходимо е да можете да слушате и да се впуснете в тези улики, за да разберете кои въпроси ще разкрият информацията, от която се нуждаете.
Помислете за случая на служител, който не е постигнал цели и обикновено не е щастлив на работа. Ако не зададете правилните въпроси, никога няма да стигнете до основата на проблема, който може да бъде всичко, от лични проблеми, до недостатъчно оспорване.
Направете най-много срещи
Срещите са известни като загубили време, ако не са добре планирани и добре организирани. Ако сте организатор, първото нещо, което трябва да направите, за да уважавате времето на всички и да направите срещата възможно най-ефективна, е да я планирате предварително.
След това отделете време, за да подготвите програма, която очертава фокусните точки и определя структурата на срещата.
Ето още някои интелигентни съвети за срещи, които ще ви помогнат да се уверите, че вашите срещи са продуктивни:
- Потвърдете работните часове в подходящите часови зони един до два дни преди срещата.
- Задайте модератор на срещата, който управлява срещата и гарантира, че участниците се придържат към дневния ред.
- Насърчете приноса и въпросите от всички участници в срещата.
- Вземете бележки или назначете някой друг, който да записва бележки, за да заснемете важните детайли от срещата.
Комбинирайте комуникационните методи
Лице в лице или глас-към-глас комуникация е чудесно за премахване на време предизвикателства, които често идват с имейл. Но това може да създаде още въпроси и объркване, ако всички участващи страни не са на една и съща страница.
Дори ако повечето комуникации се осъществяват по телефона или при събития в мрежа , можете да създадете обобщени имейли, които очертават какво се обсъжда, какви са следващите стъпки и кой е отговорен за това. Това може да бъде чудесен начин за комбиниране на различни комуникационни методи за по-ефективна комуникация (и по-малко объркващо).
Фокусирайте се върху Обслужване на клиенти
Доброто обслужване на клиентите зависи от двупосочната комуникация. Често, когато възникнат конфликти с клиентите, ключът към разрешаването комуникира, за да разкрие проблема, след което продължи да комуникира, докато не бъде идентифицирано решение.
Един от начините да поддържате дългосрочни взаимоотношения с клиентите си е чрез поддържане на открити линии на комуникация. Това означава да поискате информация за това как вървят нещата и как те се чувстват за продуктите и услугите, които предоставяте. То може да се осъществи в края на проекта, по време на ежедневните разговори, с фокус група или чрез официални проучвания.
Използвайте отзива, който получавате
Ако вече комуникирате с клиентите си, вероятно ще получите редовно обратна връзка, дори ако не го потърсите чрез официални методи. Тя може да бъде златна мина на полезна информация за това как вашият бизнес, продукти и услуги се възприемат от клиенти и потенциални клиенти. За да бъдете ефективни, обаче, трябва да използвате тези данни, за да промените и подобрите процесите си. Създайте процес за събиране на отзивите, които получавате на едно място, след това отделете време всеки месец или два, за да анализирате данните и да създадете план за внедряване и проследяване на подобренията.
В крайна сметка, ефективната комуникация може да бъде една от най-важните умения, които използвате във вашия бизнес. Ако вашите комуникационни умения могат да използват някаква фина настройка, отделете време да анализирате как комуникирате и резултатите от комуникацията. След това се съсредоточете върху начините, по които можете да го подобрите във времето. Може да се изненадате колко промени взаимоотношенията ви с персонала, клиентите и колегите ви към по-добро.