В допълнение към основните административни функции, административният асистент и изпълнителният секретар също отговарят за изготвянето на доклади, организирането и насрочването на срещи, преглеждането на входящите послания, определянето на тяхното значение, изготвянето на дневен ред за заседанията на борда, организирането на пътни споразумения, съставянето на протоколи от заседанията, проучване, подготовка на кореспонденция и надзор и обучение на младши служители на ниво нива.
Тези роли могат да изискват различни нива на опит и да имат някои от тези подобни длъжности:
- Административен асистент на начално ниво
- Административен сътрудник
- Старши административен асистент
- Изпълнителният секретар
- Старши изпълнителен секретар
- Офис мениджър
- Старши офис мениджър
Забележка: Правните и медицински асистентски длъжности са съвсем различни и изискват специално обучение, което се изисква в професията, в която работят.
Разлики между административните асистенти и изпълнителните секретари
Ролите на изпълнителните секретари и административните сътрудници имат значително припокриване, а разликите в ролите могат да варират според организацията. В някои случаи изпълнителният секретар се занимава с повече административни задължения за мениджър или ръководители, като планиране на срещи, планиране на пътувания, обработка на писмени съобщения и дори водене на счетоводство. Административният асистент може да се съсредоточи върху повече задачи на бизнес операциите и да поеме по-скоро водеща роля в някои способности, да създава дневен ред за срещи или конференции, да управлява бюджети и да борави с фактурирането на доставчиците.
Административните сътрудници може да изискват по-специализирано образование в някои случаи, когато управлението на бизнес операциите е от решаващо значение.
Основни умения за работа
И двата изпълнителни секретари и административни асистенти имат основен набор от умения за работа, които са от съществено значение за всяка от тях. Те включват изключителни организационни умения, отлични способности за писмена и устна комуникация, както и голямо внимание към детайлите и професионализма.
Те трябва да притежават технически умения с инструменти за автоматизация на офис, включително софтуерни съвети като Microsoft Word, Excel и PowerPoint, както и инструменти за водене на счетоводство като QuickBooks .
Административен асистент или изпълнителен секретар в малък офис
В малък офис отговорностите на административен асистент или изпълнителен секретар обикновено се извършват от различни служители. Някои дейности могат да се извършват от самите ръководители на компанията, а ролята на административния асистент или изпълнителен секретар може да обхване по-голямо разнообразие от отговорности, както е необходимо в по-малката организация.
Административен асистент или изпълнителен секретар в средна служба
Тъй като размерът на една компания нараства, нараства нуждата от човек, който е силно организиран и може да изпълнява голямо разнообразие от задачи. Това важи особено за ръководителите, които управляват компании, изискващи висока степен на поверителност и почтеност за бизнеса, който се провежда.
Административен асистент или изпълнителен секретар в голям офис
Обичайно е голям офис да има няколко административни асистенти и / или изпълнителни секретари. При този размер на фирмата обикновено е необходимо да имате офис мениджър, който да координира персонала, който обслужва изпълнителните директори на компанията.
В някои случаи административен асистент ще придружава изпълнителната власт в дълги командировки, за да съдейства за уреждане на срещи, график и други важни организационни задачи.