Какво е освобождаване от задържане?
Задържането е общ термин за сумите, получени от заплащането на служителите за федерален и държавен данък върху доходите, както и за данъци FICA (Социално осигуряване и Medicare).
Някои служители може да не са задължени да вземат федерални данъци върху доходите от тяхното възнаграждение, ако доходите им са под определено ниво. IRS позволява на служителите да искат освобождаване от задържане за определена година, ако и двете ситуации се прилагат:
- През предходната година те имаха право на възстановяване на всички федерални данъци върху доходите, които са удържани, защото нямат данъчна отговорност, и
- За текущата година те очакват възстановяването на всички федерални данъци върху доходите, тъй като те очакват да нямат данъчна отговорност.
Някои видове служители могат да бъдат освободени: студенти, работници на непълно работно време, над 65-годишни и слепи служители.
Както виждате, освобождаването от укриване е само добро за една година. Тя трябва да се претендира всяка година и тя трябва да бъде заявена до 15 февруари. След 15 февруари не можете да приемете претенция за отказ за отказ. Служителят ще трябва да изчака следващата година, за да иска освобождаването.
Как да разбера дали служителят е освободен от задържане?
Основното нещо, което трябва да запомните в тази ситуация е, че можете да променяте само удържане въз основа на документацията, която служителят ви дава.
Докато служителят Ви предостави правилната форма или формуляри, трябва да продължите да удържате федерални, държавни и местни данъци върху доходите въз основа на най-новите формуляри, попълнени от служителя. Не можете да вземете думата на служителя относно искането за освобождаване.
За да подаде заявление за освобождаване от удържане, служителят трябва да попълни нов формуляр W-4 до 15 февруари на всяка година, за да промени задържането.
Формулярът W-4 съдържа информация за семейното положение на служителя и броя на заявените квоти, за да изчисли удържането.
Ако служителят претендира за освобождаване, ето как трябва да изглежда формулярът W-4:
- Ред 5 - Общ брой на квотите - ще бъде празен
- Ред 6 - Допълнителната сума, която трябва да бъде удържана, ще бъде празна
- Ред 7 - Искането за освобождаване - ще се появи думата "Освободен".
Какво друго трябва да знам за твърдения за освобождаване от задържане?
Искането за освобождаване от задържане не освобождава служителя от изплащането на своя дял от данъците на FICA, включително допълнителния данък Medicare . Всички данъци на FICA трябва да се плащат от вас както от работодателя, така и от служителя. Служителят, удържан за социални осигуровки, спира на максимум за социално осигуряване , но вашият принос към социалното осигуряване като работодател продължава за всички заплати.
Твърдението за освобождаване от федерален данък върху доходите няма нищо общо с данъка върху доходите на служителя и местното данъчно удържане. Служителят ще трябва да се консултира с държавните и местните данъчни агенции, за да разбере как това освобождаване действа в тези юрисдикции. Както бе отбелязано по-горе, докато служителят Ви не даде подписаните документи за искане за освобождаване от държавни или местни данъци, трябва да продължите да удържате тези данъци.
Ако служителят иска да претендира за освобождаване от удържане, но вече е имал отказ от плащането през годината, не можете да му възстановите тези пари. В данъчното време ще уведомите служителя за удържането на данъка във формуляра W -2 за годината. След това служителят може да претендира за удържане. Например, Карлтън идва при вас през февруари и заявява, че иска да претендира за освобождаване от задържане за тази година. Той попълва нов формуляр W-4, но вече сте задържали 276 долара от заплатата му през януари. Той ще трябва да изчака да подаде данъчната си декларация и да поиска $ 276.
Не предполагайте, че студент, работник на непълно работно време или сезонен работник ще бъде освободен от задържане. Всички служители трябва да попълнят формуляр W-4 под наем и този формуляр е това, което служителят трябва да използва, за да подаде заявление за освобождаване.
Мога ли да помогна на служителите да определят дали са освободени от задържане?
Вашият адвокат ще ви каже да не помагате на служителите да попълват формуляри.
Но ако някой служител ви помоли да му дадете информация, за да му помогнете да вземе решението самостоятелно. IRS Publication 505 има график, който може да помогне на служителя да реши да претендира за освобождаване от удържане.
Какво, ако твърдението на служителя за освобождаване е грешно или не?
Ако смятате, че дадено освобождаване на W-4 на служител е неправилно, не можете да го промените, но можете да посъветвате служителя, че освобождаването може да бъде оспорено от IRS. Независимо от това, което служителят твърди, трябва да използвате само подписания формуляр W-4, за да се откажете от заплатата на служителя.
Не е нужно да попълвате формуляри W-4 в IRS, но те могат да прегледат искането на служител за освобождаване и те могат да ви помолят да изпратите формуляр W-4 на служител. В някои случаи, ако IRS смята, че искането за освобождаване не е валидно, те могат да изпратят "писмо за заключване" на вашия бизнес, заедно с копие за служителя. Заключване на писмото се заключва в удържането на служителя въз основа на прегледа на IRS.
В това писмо се уточнява максималният брой допустими отпуски за служителя. След като получите това писмо за блокиране, трябва да започнете да използвате тази информация, за да задържите федералните данъци върху доходите от заплатата на служителя, ефективна с датата, определена от IRS. Не можете да променяте сумата за удържане, докато не получите разрешение от IRS; не можете да приемете нов W-4 от служителя, за да промените сумата за удържане.
Ако не променяте удържането на служителя въз основа на задържането в писмото за заключване, фирмата ви носи отговорност за изплащането на допълнителния размер на данъка, който трябва да бъде удържан. (Вижте тази статията за спазване на IRS за повече информация.)