Как да подобрите процеса на заявка за информация (RFI)

Получете информация за този предварителен етап в строителството

Подавате ли искане за информация? Или някой друг иска информация от вас? Терминът "искане за информация" (RFI) може да се приложи по един или друг начин, но има няколко основни разлики във всеки процес. Разберете по-долу как да подобрите процеса на RFI, независимо дали питате или се иска информация.

Част А. Вие сте запитани за информация

Исканията за информация са често предварителен етап при определянето и осъществяването на строителните работи.

Често това е въпрос на размера: по-големите проекти имат повече променливи и повече непознати, които трябва да бъдат решени или поне стеснени, преди да поискат официални предложения, така че RFI може да помогне.

1. Вашият процес трябва да бъде достатъчно бърз, за ​​да разберете и да отговорите без неоправдано забавяне. RFI от потенциален клиент е шанс за вас да влезете рано. Това, от своя страна, означава да бъдете достатъчно добре организирани, за да реагирате бързо и правилно.

2. Ако RFI посочи работа, която предпочитате да не изпълнявате или това би довело до конфликт на ресурсите с проекти на други клиенти, можете учтиво да откажете. Отрицателният, но своевременният отговор все пак може да остави добро впечатление и шанс да се свърже с други проекти по-късно.

3. Уверете се, че RFI има достатъчно подробности, за да направите добър отговор. Като минимум, проверете дали имате достатъчно информация, за да отговорите на следното:

   1. Можете ли да се състезавате? Имате ли уменията и ресурсите, за да осигурите добро решение?

   2. Можете ли да спечелите такъв проект? По-добре ли сте от конкурентите за тази строителна работа?

   3. Искате ли да спечелите такъв проект? Преди да отговорите на този въпрос, проверете историята на клиента за извършване на плащания по време.

1. Ако RFI остава твърде неясна, вашият процес може да определи следните опции.

   1. Можете да откажете и да преследвате други проекти.

   2. Можете да помогнете на клиента по-добре да определи нуждите от строителство.

   3. Можете да предлагате платени консултантски услуги, за да съберете нов RFI.

Всяка опция има своите плюсове и минуси. Вашето решение за това коя опция да изберете ще бъде според проекта и съответния клиент.

Част Б. Вие сте този, който иска информация

След като е започнал строителен проект, не е необичайно изпълнител или подизпълнител да изисква допълнителна информация, за да се увери, че работата е извършена правилно.

1. Започнете процеса на RFI, ако има нужда от:

   • Промяна на спецификацията на проекта, например, за заместване на един строителен материал с друг (може би недостижим).

   • Изясняване на задачата или начина, по който да се използва, оформя, прилага, и т.н. определен материал.

   • Решаване на "Строителен дефицит", при който част от проекта не е изпълнена съгласно спецификациите на проекта.

   • Коригиране на спецификациите, ако има основателни причини за съмнение за пропуск, неправилно прилагане или липса на качество по отношение на посочените материали или задачи.

2. Проверете дали клиентът или главният изпълнител има стандартна RFI форма, която трябва да се използва. Добрите формуляри и шаблони ви помагат да включите правилната информация, за да получите разумни и полезни отговори на вашия RFI. Запишете новооткрития RFI например в централизирано софтуерно приложение за управление на RFI.

3. Разгледайте отговора, който се връщате, за да сте сигурни, че е ясно и реалистично. Потвърдете или изяснете каквито и да е последици за бюджета и графика за проекта. Актуализирайте свое собствено планиране на проекта по подходящ начин.

1. Маркирайте RFI като затворена или решена, ако отговорът, който получите, гарантира това. Проверете списъка си с всички неразрешени RFI. Преследвайте засегнатите страни за отговорите!