Бъди началник
Повечето събития са съвместно усилие между няколко различни отдела, но в края на деня трябва да има един лидер, който да контролира цялото производство. Всеки човек в екипа трябва да се съсредоточи върху тяхната специалност и да разбере значението на техните граници. Определете себе си като водещ плановик от самото начало на проекта. Обяснете на вашите колеги значението на информационния поток и илюстрирайте какво се случва, когато протоколите се игнорират. Тъй като никой не иска да бъде отговорен за създаването на проблем, обяснете правилата за вътрешен диалог на първия ден.
Организирайте комитетите
Целта тук е да се свържат работниците, чиито отговорности ще се пресичат по някакъв начин. Например маркетинговият отдел трябва да бъде на същата комисия като аудиовизуалния екип, за да се гарантира, че всички графики и лога са показани правилно. Създаването на екипи, които естествено трябва да работят заедно, ще премахне много от излишните имейли, които обикновено се губят в разбъркването.
Изберете един контакт от всяка комисия, за да докладвате на вас за последните събития.
Сроковете
Записването на крайни срокове далеч по-рано ще намали нивата на стрес за всички участници. Можете да укрепите стойността на вашите крайни срокове, като създадете диаграма, която илюстрира как ще се използва работата на всяка комисия, за да събере всичко.
Служителите обикновено отговарят по-добре, когато знаят, че друг отдел чака отговор. Споделянето на тази информация поддържа процеса прозрачен и подчертава отговорността, без да използва отрицателни действия.
Информирайте изпълнителите
Една от най-големите грешки, които можете да направите, е да работите зад кулисите, докато не сте готови да представите идеи на вашите изпълнителни лидери. Рядко, ако някога, ще влезете в кабинета си и ще напуснете, без да се налага да променяте някои аспекти на вашето събитие. Запишете си това безсилие, като активно се срещате с тях на редовни интервали по време на процеса на планиране. Много по-лесно е да направите промени в средата на проекта си, за разлика от обръщането назад в края.
Свържете се с вашите доставчици
Друга привидно невинна грешка, която може да възникне, е второстепенната комуникация с продавачите . Това се случва, когато някой от колегите поеме инициативата да се свържат директно с продавача, за да споделят подробности за планирането, за които не сте запознати. Резултатът от тези странични разговори може да има голямо влияние върху събитието. Единственият начин да предотвратите това е да ограничите продавача си да приема поръчки от други служители. Може би си мислите, че звучи грубо отначало, но ще спите много по-лесно, като знаете, че цялата информация се разпространява чрез вас.
Проактивни актуализации
Като водещ плановик за дадено събитие е необходимо да споделите толкова информация, колкото получавате. Съхранявайте документ за главен планиране, който описва подробностите за събитието и изпращайте седмични актуализации до всички членове на вашия комитет. Поддържайте комуникациите си кратки и докрай. Искате всеки да прочете бележките в седмичните ви актуализации по имейл, но ако продължите непрекъснато, бързо ще загубите вниманието си.
Управлението на информационния поток на вашите събития изисква същите процедури като междуведомствените комуникации. Уведомете всички за своите отговорности и споделете важни актуализации с всички заинтересовани страни. Критичната разлика е, че Вие сте главен изпълнителен директор на проекта. Вашата роля е да управлявате всички детайли, които идват и да ги превърнете в обща визия, която отговаря на нуждите на всяко отделение.
Основата за успех е да се гарантира, че цялата информация се движи в същата посока.