Направете записването на eBay еднократно, като използвате функциите на PayPal
Ако сте били продавач на иБей за определен период от време, вече знаете, че PayPal е чудесен начин да приемате плащания онлайн - това е бързо, лесно, и PayPal поддържа подробни записи на транзакции, извършени по този начин. Всъщност можете да осъществите достъп до тези транзакции в удобен формат, готов за електронни таблици, за да рационализирате счетоводните си практики - независимо дали сте купувач, продавач или и двете, не е нужно да използвате директно уебсайта на PayPal, за да получите достъп до записа всяка сделка.
В комбинация с програма за електронни таблици като Excel, тази функция PayPal може да направи счетоводство за малки и средни купувачи и продавачи парче торта, особено ако внимавате да използвате PayPal за повечето от транзакциите си.
Използване на Excel за достъп до PayPal Records
PayPal прави базата данни за транзакциите ви достъпна във формат CSV или "стойности, разделени със запетая". Повечето приложения за електронни таблици като Excel, Quattro Pro или OpenOffice.org Calc - същите, които можете да използвате, за да балансирате чековата си книга или да извършите данъците си - са в състояние да четат и импортират файлове, съхранявани в този формат.
Тъй като PayPal може да създава CSV файлове за Вас въз основа на периоди от време, можете да използвате PayPal, за да генерирате бърза, точна, пълна счетоводна информация (включително такси в PayPal , суми за доставка и обработка и други подробности) на вашия компютър и да манипулирате в приложение за електронни таблици, например, да сортирате по тип сделка или да получите бързи суми за данъчни цели.
Създаване на CSV файл с помощта на PayPal
За да създадете CSV файл на транзакциите си в PayPal, влезте в уебсайта на PayPal точно както бихте виждали профила си нормално. След като влезете в профила си и разгледате страницата "Моят профил" по подразбиране, изпълнете следните стъпки:
- Кликнете върху "История". Кликнете върху синьо-бялата връзка "История" в горния край на страницата. (Съвет: той се намира точно отдясно на връзката "Изтегляне".)
- Изберете период от време. Използвайте инструментите в горната част на страницата, за да изберете период от време за показване на транзакциите. Можете да изберете често срещани заявки като "Миналата седмица" (за всички транзакции през предходните седем дни) или "Последния месец" (за всички транзакции през последните 30 дни), или изберете да посочите конкретен период от време.
- Кликнете върху връзката "CSV". Кликнете върху връзката "CSV" вдясно от думата "Изтегляне:" в горната дясна част на областта за показване. Ще се появи изскачащ прозорец, в който се иска да изберете формат за изтегляне.
- Кликнете върху бутона "Изтегляне". Без да променяте типа на файла от "CSV", кликнете върху жълтия бутон "Изтегляне". PayPal ще спре за няколко минути, за да влезе в базата данни, преди да изпрати вашия уеб браузър файл, наречен Downoad.csv. Запазете го на работния си плот за лесен достъп.
Разширените потребители, които четат заедно с тази статия, вече могат да знаят какво точно искат да направят с данните на този етап. Ако това сте вие, можете да ги изтеглите в други формати (като Quicken или Quickbooks) или да се отклоните от следното процедура.
Импортиране на CSV файлове в Excel
След като изтеглите CSV файл, съдържащ избраните от Вас транзакции, и файлът е записан на вашия работен плот, изпълнете следните стъпки, за да заредите файла в Excel.
- Стартирайте Excel. Ако CSV файлът на работния ви плот вече изглежда като файл в Excel (т.е. иконата, която представлява файла изглежда същата като иконите, които нормално виждате за файлове в Excel), можете само да кликнете два пъти върху файла, за да го отворите и vóila- сте готови! Много потребители обаче ще открият, че CSV файлът не се отваря автоматично в Excel, когато иконата се кликне двукратно. Ако това сте вие, използвайте стартовото меню, за да стартирате приложението Excel.
- Изберете менюто "Файл", след което изберете "Отваряне". След като приложението Excel е отворено, кликнете върху менюто "Файл" в горната лява част на прозореца и изберете опцията "Отвори" от списъка с възможности за избор. Трябва да бъдете посрещнати от по-малък диалогов прозорец с надпис "Отвори", който показва файлове в компютърната ви система.
- Изберете вашия работен плот. В последните версии на Excel може да се постигне това, като се кликне върху иконата "Desktop" отляво на диалоговия прозорец "Open". В по-старите версии на Excel кликнете върху падащия списък Местоположение в горната част на прозореца и изберете "Настолен компютър" от списъка с дълги избрани места.
- Задайте типа на файла на "Всички файлове". Кликнете върху падащия списък "Файлове тип" в долната част на прозореца и променете типа на файла от "Excel файлове" на "Всички файлове". Това ще доведе до диалога "Отваряне", за да се показват CSV файлове на вашия работен плот.
- Кликнете два пъти върху файла "Изтегляне". Намерете файла CSV (наречен "Изтегляне" или "Download.csv" в зависимост от вашата версия на Windows - може да се наложи да търсите в списък с всички файлове на вашия работен плот) в списъка с файлове, показани в диалоговия прозорец "Отвори" и щракнете двукратно върху него.
Това е всичко, което има! Сега трябва да видите организиран списък с всички ваши скорошни PayPal транзакции в Excel. Ако вече сте запознати с Excel, трябва да можете да използвате тази информация във финансовите си записи незабавно, за да обработвате, филтрирате, организирате, търсите или по друг начин да манипулирате своите PayPal записи.
Забележете също така, както бе споменато в началото на тази статия, че могат да се следват подобни стъпки за импортиране на PayPal записите в OpenOffice.org или Quattro Pro. Трябва само да импортирате приложението си за електронни таблици или да отворите файл "CSV" или "стойности разделени със запетаи".
Като последна бележка, имайте предвид, че ако искате да продължите да използвате тази информация, вероятно ще я запазите отново в стандартния формат на Excel (или в стандартния формат, който използвате в електронната таблица) за удобство. За да направите това, кликнете върху менюто "Файл" в горния ляв ъгъл на прозореца на Excel и изберете опцията "Запиши като". След това изберете "Работна книга на Microsoft Excel" от падащия списък "Запиши като тип" в долната част на диалоговия прозорец "Запиши като", който се показва.
Щастлива счетоводна отчетност!